N° 247 de 2021

Direccion del Goblemo de Chile

Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales

E49679 (1666) 2020

ORDINARIO N°:

ACTUACIÓN:

Aplica doctrina.

MATERIA:

Sistema de registro y control de asistencia electrónico.

RESUMEN:

El sistema de registro y control de asistencia consultado por la empresa Future IT S.p.A., denominado "CTRL IT" presenta serias deficiencias, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de la relación laboral.

ANTECEDENTES:

1) Instrucciones de 23.11.2020 y 13.01.2021, de Jefa

Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios

Laborales.

2) Presentación de 30.09.2020, de en representación de empresa

Future IT S.p.A.

SANTIAGO, 21 ENE 2021

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

A EMPRESAFUTUREIT S.P.A.

LAS CONDES

Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el sistema de registro y control de asistencia que presenta, denominado "CTRL IT", y su respectivo proceso de verificación, se ajustan a las exigencias que sobre la materia establecen los Dictámenes N°1140/027, de 24.02.2016 y N°5849/133, de 04.12.2017.

Ahora bien, a fin de validar el cumplimiento de las indicadas exigencias, la empresa señalada, acompañó informe de certificación de la empresa EXE Ingeniería & Software Limitada, Rut N°78.527.970-0, sin firma del responsable del proceso.

En tal contexto, es del caso señalar que los antecedentes acompañados fueron sometidos al pertinente análisis técnico, a fin de verificar el cumplimiento de la normativa administrativa precitada.

Como resultado de dicho proceso, es dable informar a usted que se han realizado las siguientes observaciones: 1-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen Nº1140/027, cabe señalar: 1.1-. Respecto del N°1 Marcaciones: Si existiere algún inconveniente al realizar la marcación, el sistema deberá generar una alerta señalando día, hora y lugar de la operación fallida, emitiendo, además, un código de la operación y un mensaje de error, los que serán almacenados en el sistema y entregados al trabajador, sea en formato de papel o mediante su envío de manera electrónica.

Observación: No acompaña evidencia del comprobante entregado al trabajador, ni del registro almacenado en base de datos. 1.2-. Respecto del N°3.3 Contenido: Todos los comprobantes deberán indicar, a lo menos, la siguiente información: Empleador: razón social de las personas jurídicas o nombre completo si fuera persona natural.

Observación: No se visualiza el rut del empleador en los comprobantes enviados como evidencia. 1.3-. Respecto del N°5 Disponibilidad del servicio: El servicio de aplicaciones (sistema o sitio web por ejemplo) que mantiene funcionando la solución tendrá que estar distribuido en más de un servidor (equipo) y/o datacenter, de manera que el trabajador no pierda la posibilidad de registrar los eventos asociados con la jornada. Igualmente, el servicio de base de datos que mantenga almacenada la información que se genere con la utilización de la plataforma, deberá encontrarse replicado y respaldado en dispositivos de almacenamiento externos, de tal forma que, en caso de algún incidente, se pueda recuperar la información histórica. Además, las bases de datos deberán tener sistemas de seguridad que impidan el acceso a personal no autorizado y que prevengan la adulteración de información post-registro.

Los respaldos de la información indicados en el párrafo anterior deberán tener mecanismos de seguridad, por ejemplo, códigos de "Hash" o firmas electrónicas, que aseguren la integridad del contenido de dichos respaldos, es decir, que la información que se consulte no haya sufrido alteraciones o, si las hubo, que ellas sean indicadas en los reportes y/o marcaciones.

Observación: No se adjunta evidencia que acredite cumplimiento. 1.4-. Respecto del N°6.1 Seguridad: La plataforma deberá asegurar el registro de cada actividad realizada, de forma tal que puedan determinarse los riesgos o incidentes de seguridad.

Observación: No se adjunta evidencia de ningún log de actividades de la plataforma. 1.5-. Respecto del N°6.2 Confidencialidad: la plataforma deberá considerar componentes y desarrollos tecnológicos que aseguren la visualización de información de acuerdo con perfiles de seguridad pertinentes y apropiados para cada función (empleador, trabajador, fiscalizador, etc.). La definición de cada perfil, así como la respectiva asignación de personas a los mismos, deberá quedar registrada en un sistema de auditoría de la plataforma. Este registro deberá ser automático y sólo deberá ser accesible mediante perfiles de administración.

Observación: No se adjunta evidencia de auditorías de la plataforma. 1.6-. Respecto del N°6.3 Disponibilidad: la plataforma deberá considerar componentes y desarrollos tecnológicos que aseguren la permanente disponibilidad de la información que se mantenga almacenada, para su consulta vía Web.

No se puede validar el acceso sin credenciales. 2-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen N°5849/133, cabe señalar: 2.1-. Respecto del N°1.7-. 1.1-. Acceso a la plataforma: Además, cabe precisar que los funcionarios de este Servicio deben tener siempre acceso a la información, por lo que cualquier situación que entorpezca el proceso fiscalizador, tales como entrega de claves de corta duración temporal, establecimiento de procesos engorrosos para otorgar el acceso, etc., se considerarán impedimentos para el cumplimiento de la función inspectiva que corresponde a esta Dirección.

Observación: No se puede validar acceso sin credenciales. 2.2-. Respecto del N°1.3 Marcaciones automáticas. Respecto de este punto, debemos precisar que si bien todas las marcaciones deben ser registradas y transferidas en línea de manera automática y centralizada, se debe tener en consideración que en ciertas actividades productivas o áreas geográficas, puede no haber conexión permanente de datos para su transmisión, por lo que se considerará ajustado a la norma aquél sistema que permita capturar y almacenar la correspondiente marca, sin perjuicio de que su envío a la plataforma Web se realice de manera posterior, pero automáticamente al recuperar la señal. 2.3-. Respecto del N°1.7 Reportes: A efectos de permitir el adecuado desarrollo de los procesos de fiscalización de este Servicio, las plataformas deben permitir a los respectivos funcionarios obtener, como mínimo, los siguientes reportes, indicando en cada caso la jornada de los respectivos trabajadores:

Observación: No se puede validar el cumplimiento sin credenciales de acceso. 2.4-. Respecto del N°2.3 La información contenida en los comprobantes de marcaje, impresos y/o los enviados por correo electrónico, deberá ser consistente con los datos que contengan las respectivas bases de datos.

Observación: No se adjunta evidencia de los registros en base de datos. 2.5-. Respecto del N°2.5 Las soluciones deberán encontrarse alojadas en servidores con sistemas operativos en versiones vigentes (con soporte), y considerar una plataforma tecnológica que permita dar cuenta de un alto volumen de transacciones (marcajes) tanto para su procesamiento como para su almacenamiento.

Observación: No adjunta evidencia sobre la materia. 2.6-. Respecto del N°2.6 El sistema de base de datos deberá estar protegido con mecanismos que aseguren la disponibilidad del servicio de almacenamiento de información y de sus respaldos. En tal sentido, se podrán implementar, por ejemplo, procesos de replicación en línea de los registros entre dos servidores de base datos, en la medida que ellos se encuentren distantes unos de otros en, al menos, 5 kilómetros, pudiendo utilizar tecnologías basadas en nube pública privada. Por otro lado, los respaldos no podrán ser almacenamos en el mismo servidor en el que se registran los eventos del sistema. 2.7-. Respecto del N°2.7 El acceso para fiscalización remota deberá estar implementado sobre un sistema web con acceso HTTPS (TLS 1.2 o superior), el cuál debe disponer de credenciales de conexión para los funcionarios fiscalizadores. El acceso deberá ser dispuesto a través de un nombre de sitio web (en la forma https://www.nombredelsitio.cl). 2.8-. Respecto del N°2.8 Las versiones de los productos que conforman la aplicación (software de base de datos, sistemas operativos, dispositivos de marcaje, etc.), no deberán tener una antigüedad superior a 3 años, con una vigencia no inferior a 5 años. 2.9-. Respecto del N°2.10 Los empleadores serán responsables de velar porque no existan dos trabajadores con correos electrónicos idénticos para los efectos de remitir las marcaciones por esa vía.

Observación: No adjunta validación del sistema. 2.10-. Respecto del N°3.2, Tiempo a descontar: Con el objeto de precisar los eventuales descuentos por tiempo no laborado o, por el contrario, los lapsos trabajados en exceso de la jornada ordinaria, los sistemas deberán calcular los lapsos con precisión de hora, minuto y segundo, restando las cantidades exactas sin aproximación.

Observación: No adjunta evidencia. Además, al no proveer credenciales de acceso a la plataforma no se puede validar la materia en la reportería. 2.11-. Respecto del N°3.3 Descuentos por falta de marcación: Al respecto, es dable señalar que los sistemas deben emitir automáticamente un correo electrónico de alerta al dependiente, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos de atraso del trabajador, contados desde la hora de inicio pactada, lo que permite que ambas partes tomen conocimiento de la situación a fin de ser regularizada en la plataforma, mediante una acción del trabajador. 2.12-. Respecto del N°3.4.2 La modificación, eliminación o reemplazo de una marca de ingreso o salida, de una ausencia o un atraso, siempre debe quedar visible en pantalla, mediante un signo, símbolo o color que permita fácilmente al trabajador o a un fiscalizador identificar una anomalia y averiguar qué ocurrió.

Observación: No adjunta evidencia de registros modificados y destacados. 2.13-. Respecto del N°4.2.2, información del certificador: Respecto de la entidad certificadora: Nombre y firma del responsable del proceso, razón social, domicilio, RUT, fecha del informe y correo electrónico de contacto.

Observación: El informe carece de firma del responsable de la certificación. 2.14-. Respecto del N°4.6 Para obtener la autorización de este Servicio, se deberá acompañar al respectivo informe de certificación un diagrama de arquitectura, el cual deberá dar cuenta de los componentes que permiten el funcionamiento del sistema y, asimismo, permita determinar la confiabilidad de éste en términos de hardware y software, así como el esquema de respaldo o replicación.

Observación: El diagrama acompañado no corresponde al solicitado por la norma. En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que la documentación acompañada para obtener la autorización de este Servicio para la utilización del sistema de registro y control de asistencia consultado por la empresa Future IT S.p.A., denominado "CTRL IT", presenta serias deficiencias, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de la relación laboral. Lo señalado, no obsta a que, una vez corregidas las observaciones indicadas en el cuerpo del presente informe, la solicitud sea reingresada para su revisión y eventual autorización.

Saluda a Ud., DEL JUAN DANID TERRAZAS PONCE

ABOGADO JBFE

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCION DEL TRABAJO

BP/RCG

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