N° 3074 de 2015

Superintendencia AU08-2012-05269 de Seguridad

Social

Gobierno de Chile CIRCULAR N° 3074

SANTIAGO, 19 ENE 2015

MODIFICA Y COMPLEMENTA CIRCULAR N° 2.892, DEL 17 DE DICIEMBRE DE 2012, SOBRE SISTEMA DE CONTROL INTERNO

EN LAS MUTUALIDADES DE EMPLEADORES DE LA LEY Nº 16.744.

En uso de sus atribuciones legales y reglamentarias, esta Superintendencia ha estimado pertinente impartir las siguientes instrucciones que modifican y complementan la Circular Nº 2.892, de 2012, que norma sobre el sistema de control interno para las Mutualidades de Empleadores de la Ley Nº 16.744.

1. Se reemplaza el numeral 3.1.2. “Comités de Directores”, por el siguiente: “3.1.2. Conocimientos del Directorio

El Directorio, de modo de involucrarse activamente en el sistema de control interno implementado en la respectiva Mutualidad, debe contar con un grado suficiente de conocimiento respecto de su funcionamiento y de los elementos que lo componen.".

2. Se reemplaza el texto del numeral 5. “AUDITORÍA INTERNA”, por el siguiente: “La Mutualidad deberá poseer una Unidad de Auditoría Interna de naturaleza y alcance apropiado para sus operaciones. Esto incluye asegurar el cumplimiento de todas las políticas y procedimientos aplicables, así como revisar si sus políticas, prácticas y controles siguen siendo suficientes y apropiados. Los resultados obtenidos por la Unidad de Auditoría Interna deben ser reportados directamente al Directorio.

La constitución de la Unidad de Auditoría Interna es de responsabilidad del Directorio y su dependencia, evaluación de desempeño, nombramiento de profesional responsable, remuneraciones, entre otros, deben ser temas privativos del Directorio.

La Unidad de Auditoría Interna debe establecer su Plan Anual de Auditoría y ejecutarlo en forma objetiva e independiente de las funciones operacionales. Para asegurar su independencia, la Unidad de Auditoría Interna no debe realizar otras funciones operativas en la Mutualidad o con entidades que prestan servicios a ésta, evitándose, de este modo, conflictos de interés.

El Directorio deberá asegurar que la Unidad de Auditoría Interna posea: Acceso irrestricto a todos los departamentos o áreas principales, funcionales y de apoyo de la Mutualidad, incluyendo a las funciones contratadas con proveedores externos.

Independencia apropiada, incluyendo las líneas de reporte hacia el Directorio. Un nivel tal, dentro de la Mutualidad, que garantice que la alta gerencia reaccione y actúe con base en sus recomendaciones.

Recursos y personal suficiente y apropiadamente capacitado, con la experiencia necesaria para entender y evaluar el negocio que están auditando. Una metodología que identifique los principales riesgos incurridos por la institución para asignar sus recursos de conformidad con ello.

Por último, la Mutualidad debe poner los informes de auditoría interna a disposición de la Superintendencia cuando esta última así lo requiera.".

3. Se sustituye el numeral 6. "VIGENCIA", el cual pasa a ser "7.", por lo siguiente: "6. COMITÉ DE AUDITORÍA El Directorio, deberá conformar un Comité de Auditoría, el cual sesione periódicamente. Este debe estar integrado, a lo menos, por un Director representante de las entidades empleadoras adherentes y un Director representante de los trabajadores, siendo presidido por uno de ellos, quien tendrá el voto dirimente en la adopción de los acuerdos. Además, podrá contar con la participación permanente de asesores externos, el responsable de la Unidad de Auditoría Interna y el responsable del área especializada en la gestión de riesgos, los cuales tendrán sólo derecho a voz, pudiendo ser excluidos de las deliberaciones en cualquier momento a petición de un Director.

Los asesores externos deben ser elegidos por los Directores que integren el Comité, debiendo quedar constancia de la elección en el acta respectiva. Por otra parte, los asesores externos deben suscribir un contrato de prestación de servicios donde se establezca claramente el contexto en el cual se genera la contratación, el objeto o finalidad de la prestación de servicios, los derechos y obligaciones de las partes, el valor pagado por la prestación y su periodicidad, la duración de la prestación, las condiciones de término del contrato, los mecanismos de solución de controversias, entre otros.

El Comité debe contar con un estatuto, aprobado por el Directorio el que debe ser remitido a esta Superintendencia, al igual que sus modificaciones posteriores, en el mes siguiente de haber adoptado o modificado el respectivo acuerdo. El estatuto debe establecer los objetivos, funciones, responsabilidades, frecuencia de reuniones y todos aquellos aspectos necesarios para su adecuada constitución y funcionamiento.

Asimismo, todas las decisiones y aspectos relevantes que se traten en el Comité deben quedar registrados de manera formal a través de un acta, donde quede constancia de los argumentos entregados por cada uno de los participantes respecto de las materias tratadas en cada sesión.

Las funciones del Comité de Auditoría deben comprender al menos: a. Revisar la adecuación y confiabilidad de la información económica contable, así como también, la relativa a las prestaciones que otorga la Mutualidad. b. Recomendar al Directorio, la designación, evaluación de desempeño, compensación y, de ser el caso, el término de la relación profesional con el responsable de la Unidad de Auditoría Interna.

C. Monitorear la ejecución del proceso de selección y contratación de la empresa de auditoría externa. d. Evaluar y hacer seguimiento al Plan Anual de Auditoría de la Unidad de Auditoría Interna y al Programa de Trabajo de la empresa de auditoría externa. e. Recibir y revisar los informes de auditoría, además de conocer sobre las observaciones levantadas y las respectivas acciones correctivas. f. Periódicamente confirmar la debida independencia de la Unidad de Auditoría Interna y la empresa de auditoría externa. g. Revisar y analizar los estados financieros de la Mutualidad, así como también la opinión y recomendaciones de la empresa de auditoría externa. h. Revisar, en conjunto con la Unidad de Auditoría Interna y la empresa de auditoría externa, el funcionamiento y adecuación del sistema de control interno. i. Mantener canales fluidos de comunicación con la Unidad de Auditoría Interna, empresa de auditoría externa y, en general, con los trabajadores de la Mutualidad con el objeto de poder conocer de primera fuente denuncias sobre actividades sospechosas, fraudulentas o ilegales. j. Rendir cuenta al Directorio respecto al trabajo realizado en el Comité de Auditoría.".

4. Vigencia.

El cumplimiento de las exigencias contenidas en la presente Circular, será de carácter obligatorio a partir del 1º de mayo de 2015.

Saluda atentamente a Ud., "SUPERINTENDENTE"

CLAUDIOREYES BARRIENTOS

SUPERINTENDENTE DE SEGURIDAD SOCIAL

CSM/ETS/RGC

DISTRIBUCIÓN

- Mutualidades de la Ley Nº 16.744 - Departamento de Supervisión Y Control - Oficina de Partes - Archivo Central