N° 259/18 de 2002

ORD. Nº 259/18

MATE: Documentación laboral. Lugar de mantención.

RDIC: De Acuerdo a lo dispuesto en el artículo 31, inciso 2º, del D.F.L. Nº 2, de 1967, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, procederá mantener la documentación laboral de los trabajadores para su fiscalización, en los lugares donde prestan servicios, tratándose de faenas en las cuales exista oficina o algún tipo de dependencia adecuada que permita resguardar tal documentación, y de no haberla, los empleadores o sus representantes la mantendrán en aquellos lugares donde ejerzan tuición y control de tales trabajadores, dentro de la comuna o del territorio de la Inspección del Trabajo, y a falta de ellos, deberán fijar un lugar donde se cumplirá con el requisito, dentro de los mismos ámbitos.

ANT.: 1) Pase Nº 035, de 18.01.2002, de Subdirector del Trabajo.

2) Pase Nº 231, de 31.12.2001, de Jefe Departamento de Fiscalización.

FUENTES: Código del Trabajo, art. 477, reemplazado por ley 19.759. D.F.L. Nº 2, de 1967, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, arts. 5º, letras d), f) y k), y 31, inciso 2º.

CONCORDANCIA: Dictámenes Ords. Nºs. 7492/349, de 30.12.92, y 1183, de 02.06.82.

SANTIAGO, 24.01.2002

DE : DIRECTORA DEL TRABAJO

A : SEÑOR JEFE DEPARTAMENTO DE FISCALIZACION

Mediante presentación del Ant. 2) se solicita un pronunciamiento de esta Dirección acerca del significado de los términos "lugar de trabajo", para efectos de lo dispuesto en el artículo 31 del D.F.L. Nº 2, de 1967, o del lugar donde el empleador debe mantener la documentación laboral que permita una adecuada y oportuna fiscalización, en casos tales como trabajadores de aseo; mantención de jardines; obras en carreteras, etc. y de empresas que proporcionan o suministran personal temporal a otras empresas, que son las que se benefician con sus servicios, en todos los cuales

el sitio donde se desarrolla el trabajo no permite cumplir con la exigencia, por lo que debería flexibilizarse el concepto de lugar de trabajo para estos casos, considerándose no obstante, algún lugar dentro de la comuna, o de la jurisdicción de la Inspección del Trabajo.

Sobre el particular, cúmpleme informar a Ud. lo siguiente:

En relación con la determinación del "lugar del trabajo", donde el empleador deba mantener la documentación laboral que permita su adecuada fiscalización, cuando ello resulta difícil de aplicar como en los casos ya señalados, el inciso 2º del artículo 31, del D.F.L. Nº 2, de 1967, Ley Orgánica de la Dirección del Trabajo, dispone:

"Toda aquella documentación que deriva de las relaciones de trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones".

De la disposición legal antes citada se deriva que en los establecimientos y faenas donde se desarrollen labores y funciones, deberá mantenerse la documentación de las relaciones de trabajo.

Pues bien, la doctrina de este Servicio, relativa a la disposición legal en comento, manifestada en dictamen Ord. Nº 1183, de 02.06.83, permite inferir que para hacer exigible que la documentación laboral sea mantenida en establecimientos y faenas se requiere que en ellos pueda existir algún tipo de oficina de carácter administrativo o de alguna otra naturaleza, donde sea factible conservar la documentación, de modo que si ello no ocurre deberá estarse a las oficinas centrales o sucursales de la empleadora, vinculadas a tales establecimientos o faenas.

Por su parte, el dictamen Ord. Nº 7492/349, de 30.12.92, al comentar la disposición legal en análisis, expresa: "la norma está contemplando como lugares para la disponibilidad física de esa documentación, no sólo las dependencias que se ubiquen en el entorno material en que los trabajadores realizan sus funciones, sino también aquellos lugares en que los empleadores, sus representantes y organizaciones cumplan funciones relacionadas con la tuición o administración de las labores de sus dependientes".

De este modo, de acuerdo a lo anterior, en los establecimientos o faenas donde se desarrollen labores, para que pueda exigirse en ellos mantener documentación laboral, resulta implícito que exista tanto en ellos como en el entorno material donde se cumple las funciones alguna dependencia u oficina donde sea factible mantener tal documentación, pudiendo considerarse también como lugares aptos donde los empleadores o sus representantes ejerzan funciones de tuición, control y administración de las labores de tales dependientes.

De esta suerte, aplicada la doctrina citada a los casos de la especie, de personal de aseo, de ornato vecinal, de mantención de áreas verdes, o que labora en carreteras, pudiendo agregarse también a los trabajadores agrícolas, como en todos ellos no hay oficinas, dependencias o lugares

adecuados que permitan mantener la documentación de respaldo laboral, habrá que requerir mantención de tal documentación sólo en aquellas faenas donde exista oficinas o algún tipo de dependencias para tal efecto, y de no haberlas, requerir su mantención en los lugares donde los empleadores o sus representantes cumplan funciones relacionadas con la tuición, control o administración de dichas labores o faenas de los dependientes.

Con todo, se estima que en los casos planteados y otros similares en los cuales los lugares de desempeño de labores no sean aptos para mantener documentación, o no hubiere oficinas cercanas de control y administración de ese personal, sería pertinente solicitar que los respectivos empleadores propusieren a esa Jefatura, y a las Direcciones Regionales, lugares donde cumplirán con el requisito de mantener la documentación por tales faenas, dentro de la comuna o jurisdicción de la Inspección donde ellas se realicen, utilizando un mecanismo similar al vigente para la centralización de la misma.

Lo anteriormente expuesto también sería aplicable a las empresas contratistas, si donde sus trabajadores cumplirán sus labores no fuere posible mantener y resguardar la documentación, por cuanto, en caso contrario, de poder mantenerla en tales lugares, allí deberá hacerse, a lo menos con aquella que tenga carácter básico como contratos de trabajo, asistencia y jornada, etc.

Por otra parte, al tenor de lo planteado en la presentación, no corresponde que esta Dirección entre a precisar que es "lugar de trabajo ", para los efectos de exigir en ellos la mantención de documentación laboral, si la norma legal en comento no utiliza tales expresiones, que pudieren admitir interpretación.

De esta manera, procederá requerir mantener la documentación laboral de los trabajadores en los lugares donde prestan servicios, sólo en el caso de faenas donde exista oficina o algún tipo de dependencia adecuada para tal fin, y de no haberla, se deberá mantener en aquellos lugares donde los empleadores o sus representantes tengan la tuición y control de tales trabajadores, y a falta de ello deberán fijar un lugar donde se cumplirá con el requisito, el que deberá estar dentro de la comuna o territorio de la Inspección del Trabajo.

En consecuencia, de conformidad a lo expuesto y disposición legal citada, cúmpleme informar a Ud. :

De acuerdo a lo dispuesto en el artículo 31, inciso 2º, del D.F.L. Nº 2, de 1967, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, procederá mantener la documentación laboral de los trabajadores para su fiscalización, en los lugares donde prestan servicios, tratándose de faenas en las cuales exista oficina o algún tipo de dependencia adecuada que permita resguardar tal documentación, y de no haberla, los empleadores o sus representantes la mantendrán en aquellos lugares donde ejerzan tuición y control de tales

trabajadores, dentro de la comuna o del territorio de la Inspección del Trabajo, y a falta de ellos, deberán fijar un lugar donde se cumplirá con el requisito, dentro de los mismos ámbitos.

Saluda a Ud.,

MARIA ESTER FERES NAZARALA

ABOGADA

DIRECTORA DEL TRABAJO

JDM/emoa

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Jurídico

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Dptos. D.T.

Subdirector

U. Asistencia Técnica

XIIIª Regiones,

Sr. Jefe Gabinete Ministro del Trabajo y Previsión Social

Sr. Subsecretario del Trabajo

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