N° 6912/316 de 1996

ORD.: Nº6912/316

MATERIA: Registro de asistencia Fotocopia Procedencia.

RESUMEN DE DICTAMEN: Resulta jurídicamente procedente presentar y dejar ante una Inspección del Trabajo, para su revisión, cuando ésta así lo requiera, una fotocopia del libro de asistencia del personal de una empresa, cumpliéndose con la forma y condiciones previstas en el artículo único de la ley 19.088.

ANTECEDENTES DEL DICTAMEN: Presentación del abogado Sr. [nombre reservado].

FUENTES LEGALES: Ley 19.088, artículo único.

CONCORDANCIAS DEL DICTAMEN:

FECHA DE EMISION: 13/12/1996

DICTAMEN:

DE : DIRECTOR DEL TRABAJO

A : SEÑOR [nombre reservado] [domicilio reservado] SANTIAGO

Mediante presentación del antecedente solicita un pronunciamiento de esta Dirección acerca de si resulta posible presentar y dejar ante la Inspección del Trabajo, para su revisión, cuando ésta lo requiera, una fotocopia del libro de asistencia, en vez de su original, atendido el trastorno que significa dejar al resto de los trabajadores sin este control de asistencia, en una empresa de alimentos que sólo en la Región Metropolitana atiende a más de 90 casinos destinados a cumplir con las prestaciones alimenticias propias del giro de la empresa.

Sobre el particular, cumplo con informar a Ud. lo siguiente:

La ley Nº 19.088, publicada en el Diario Oficial del día 19 de octubre de 1991, que establece normas sobre cotejo de documentos con copias o fotocopias de los mismos, en actuaciones o presentaciones que indica, en su artículo único, dispone:

" En las actuaciones que se realicen y en las presentaciones que " se formulen ante los Ministerios, Intendencias, Gobernaciones, " Municipalidades, Servicios Públicos y empresas del Estado, " relacionadas con asuntos de la vivienda, la salud, la " educación, la previsión social o el trabajo, sólo será " necesario presentar los originales de los documentos que sean " requeridos, o copias o fotocopias simples de los mismos. El " funcionario administrativo receptor las cotejará y luego " devolverá los documentos a los interesados, entendiéndose que " ha efectuado tal cotejo por el sólo hecho de estampar en la " fotocopia el timbre de recepción, la fecha y su nombre y firma.

" El cotejo será gratuito.

" El funcionario que faltare maliciosamente a sus obligaciones " en relación con esta materia incurrirá en las penas del " artículo 193 del Código Penal".

De la disposición legal precedente transcrita es posible inferir que en las actuaciones que se realicen y en las presentaciones que se formulen, ante los diversos organismos que la misma señala, entre los cuales se encuentran los Servicios Públicos, en asuntos relacionados con la vivienda, la salud, la educación, previsión social o el trabajo, sólo será necesario presentar los originales de los documentos que sean requeridos, o copias o fotocopias autorizadas de ellos, y dejar fotocopias simples de los mismos. El funcionario administrativo que las reciba, las cotejará y luego devolverá los documentos a los interesados, entendiéndose que ha efectuado tal cotejo por el sólo hecho de estampar en la fotocopia respectiva el timbre de recepción, la fecha y su nombre y firma. De la misma norma se infiere que este cotejo debe ser gratuito.

Ahora bien, aplicando la norma precedentemente transcrita y comentada al caso en consulta, resulta posible afirmar que no existe inconveniente legal alguno para presentar y dejar ante una Inspección del Trabajo, cuando ésta lo requiera, una fotocopia del libro de asistencia del personal de una empresa, cumpliéndose en lo demás con los requisitos que la misma disposición contempla, es decir, exhibiendo, a la vez, el original del referido documento para que sea cotejado por el funcionario respectivo y pueda ser devuelto al interesado.

En consecuencia, sobre la base de la disposición legal citada y consideraciones expuestas, cumplo con informar a Ud. que resulta jurídicamente procedente presentar y dejar ante una Inspección del Trabajo, para su revisión, cuando ésta así lo requiera, una fotocopia del libro de asistencia del personal de una empresa, cumpliéndose con la forma y condiciones previstas en el artículo único de la ley 19.088.

Saluda a Ud.,

MARIA ESTER FERES NAZARALA

ABOGADO

DIRECTOR DEL TRABAJO

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