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ORD. N°908
Documentación laboral electrónica;
Dictámenes concordantes
- dictamen 2927/58, 28.12.2021
- dictamen 789/15, 16.02.2015
- ordinario 908, 04.07.2023
Texto
Trabajo Dirección del
Gobierno de Chi
Departamento Jurídico
Unidad de Dictámenes
e Informes en Derecho
E130444 (1428) 2023 908
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
1) No existe inconveniente para que los empleadores
utilicen el sistema de generación, gestión y firma de
documentación laboral denominado "TAZKI".
2) El proceso de suscripción de documentación
electrónica planteado en la presentación se ajusta a la
normativa legal y administrativa vigente.
3) No existen inconvenientes jurídicos para rubricar
electrónicamente los documentos asociados al área de
salud y seguridad ocupacional, en la medida que se
utilice una solución que cumpla con lo dispuesto en el
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015.
4) No existen inconvenientes jurídicos para que la
solución consultada permita que los trabajadores
firmen electrónicamente un documento que acredite su
comparecencia física o remota a actividades laborales,
siempre y cuando dicha información no sea
considerada dentro del respectivo sistema de registro
y control de asistencia.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 15.06.2023 de Jefa de Unidad de
Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Presentación de 26.05.2023 de Sr. Gonzalo Toledo
Brito, en representación de empresa Tazki S.p.A.
SANTIAGO, 04 JUL 2023
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
A : SR.
GONZALO TOLEDO BRITO
TAZKI S.P.A.
gonzalo.toledo.8@sansano.usm.cl
Mediante presentación del antecedente 2), la empresa Tazki S.p.A., Rut
N°77.677.509-6, ha solicitado a este Servicio un pronunciamiento jurídico respecto
de las siguientes consultas:
a) Posibilidad de utilizar el sistema de generación, gestión y firma de documentación
laboral electrónica denominado "TAZKI".
b) Proceso de firma utilizando firma electrónica simple (FES) y/o lector de huellas
dactilares.
c) Posibilidad de suscribir digitalmente documentos asociados al área de salud y
seguridad ocupacional.
d) Posibilidad de rubricar electrónicamente un registro de asistencia a charlas
relacionadas con la relación laboral.
Aclarado lo anterior, cúmpleme informar a usted lo siguiente:
a) Acerca de su primera consulta, es del caso señalar que esta Dirección, a través
del Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación
de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualguier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia
administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, además, las siguientes
exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen las
plataformas:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral
electrónica allí almacenada.
Ahora bien, analizada la documentación acompañada a su presentación ha
sido posible constatar que la plataforma consultada daría cumplimiento a las
exigencias reseñadas en el cuerpo del presente informe.
b) En cuanto a su segunda consulta cabe indicar que, analizada la documentación
acompañada, es posible establecer que el proceso o flujo de firma electrónica
planteado (A través de PIN o huella dactilar), se ajusta a la normativa legal y
administrativa vigente.
c) Respecto de la suscripción por medios electrónicos de documentos asociados al
área de salud y seguridad ocupacional, la doctrina de esta Dirección ha señalado
que no existen inconvenientes jurídicos para ello.
d) Posibilidad de rubricar electrónicamente un registro de asistencia a charlas
relacionadas con la relación laboral. Del contexto de la presentación se desprende
que se trataría de controlar la concurrencia de los trabajadores a actividades de
capacitación, charlas de prevención de riesgos, etc.
Así las cosas, es necesario aclarar que, si bien la plataforma puede permitir
la firma de un trabajador en un documento destinado a corroborar su comparecencia
a una actividad laboral, la solución de que se trata no constituye un sistema de
registro y control de asistencia, toda vez que no se ha acreditado que ella de
cumplimiento a las condiciones técnicas que al respecto establece el Dictamen
N°2927/58 de 28.12.2021.
De modo que no existirá inconvenientes en utilizarlo de la manera descrita,
es decir, como una referencia a la comparecencia, pero no como un sistema de
registro y control de asistencia.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted lo siguiente:
a) No existe inconveniente para que los empleadores utilicen el sistema de
generación, gestión y firma de documentación laboral denominado “TAZKI”.
b) El proceso de suscripción de documentación electrónica planteado en la
presentación se ajusta a la normativa legal y administrativa vigente.
c) No existen inconvenientes jurídicos para rubricar electrónicamente los
documentos asociados al área de salud y seguridad ocupacional, en la medida que
se utilice una solución que cumpla con lo dispuesto en el Dictamen N°0789/15 de
16.02.2015.
d) No existen inconvenientes jurídicos para que la solución consultada permita que
los trabajadores firmen electrónicamente un documento que acredite su
comparecencia física o remota a actividades laborales, siempre y cuando dicha
información no sea considerada dentro del respectivo sistema de registro y control
de asistencia.
Saluda a Ud.,
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
DE
0 4 JUL 2023
OFICINA DE PARTES ABOGADA
JEFA (S) DEPARTAMENTO JURIDICRO
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;
Control
Gobierno de Chi
Departamento Jurídico
Unidad de Dictámenes
e Informes en Derecho
E130444 (1428) 2023 908
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
1) No existe inconveniente para que los empleadores
utilicen el sistema de generación, gestión y firma de
documentación laboral denominado "TAZKI".
2) El proceso de suscripción de documentación
electrónica planteado en la presentación se ajusta a la
normativa legal y administrativa vigente.
3) No existen inconvenientes jurídicos para rubricar
electrónicamente los documentos asociados al área de
salud y seguridad ocupacional, en la medida que se
utilice una solución que cumpla con lo dispuesto en el
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015.
4) No existen inconvenientes jurídicos para que la
solución consultada permita que los trabajadores
firmen electrónicamente un documento que acredite su
comparecencia física o remota a actividades laborales,
siempre y cuando dicha información no sea
considerada dentro del respectivo sistema de registro
y control de asistencia.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 15.06.2023 de Jefa de Unidad de
Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Presentación de 26.05.2023 de Sr. Gonzalo Toledo
Brito, en representación de empresa Tazki S.p.A.
SANTIAGO, 04 JUL 2023
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
A : SR.
GONZALO TOLEDO BRITO
TAZKI S.P.A.
gonzalo.toledo.8@sansano.usm.cl
Mediante presentación del antecedente 2), la empresa Tazki S.p.A., Rut
N°77.677.509-6, ha solicitado a este Servicio un pronunciamiento jurídico respecto
de las siguientes consultas:
a) Posibilidad de utilizar el sistema de generación, gestión y firma de documentación
laboral electrónica denominado "TAZKI".
b) Proceso de firma utilizando firma electrónica simple (FES) y/o lector de huellas
dactilares.
c) Posibilidad de suscribir digitalmente documentos asociados al área de salud y
seguridad ocupacional.
d) Posibilidad de rubricar electrónicamente un registro de asistencia a charlas
relacionadas con la relación laboral.
Aclarado lo anterior, cúmpleme informar a usted lo siguiente:
a) Acerca de su primera consulta, es del caso señalar que esta Dirección, a través
del Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación
de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualguier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia
administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, además, las siguientes
exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen las
plataformas:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral
electrónica allí almacenada.
Ahora bien, analizada la documentación acompañada a su presentación ha
sido posible constatar que la plataforma consultada daría cumplimiento a las
exigencias reseñadas en el cuerpo del presente informe.
b) En cuanto a su segunda consulta cabe indicar que, analizada la documentación
acompañada, es posible establecer que el proceso o flujo de firma electrónica
planteado (A través de PIN o huella dactilar), se ajusta a la normativa legal y
administrativa vigente.
c) Respecto de la suscripción por medios electrónicos de documentos asociados al
área de salud y seguridad ocupacional, la doctrina de esta Dirección ha señalado
que no existen inconvenientes jurídicos para ello.
d) Posibilidad de rubricar electrónicamente un registro de asistencia a charlas
relacionadas con la relación laboral. Del contexto de la presentación se desprende
que se trataría de controlar la concurrencia de los trabajadores a actividades de
capacitación, charlas de prevención de riesgos, etc.
Así las cosas, es necesario aclarar que, si bien la plataforma puede permitir
la firma de un trabajador en un documento destinado a corroborar su comparecencia
a una actividad laboral, la solución de que se trata no constituye un sistema de
registro y control de asistencia, toda vez que no se ha acreditado que ella de
cumplimiento a las condiciones técnicas que al respecto establece el Dictamen
N°2927/58 de 28.12.2021.
De modo que no existirá inconvenientes en utilizarlo de la manera descrita,
es decir, como una referencia a la comparecencia, pero no como un sistema de
registro y control de asistencia.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted lo siguiente:
a) No existe inconveniente para que los empleadores utilicen el sistema de
generación, gestión y firma de documentación laboral denominado “TAZKI”.
b) El proceso de suscripción de documentación electrónica planteado en la
presentación se ajusta a la normativa legal y administrativa vigente.
c) No existen inconvenientes jurídicos para rubricar electrónicamente los
documentos asociados al área de salud y seguridad ocupacional, en la medida que
se utilice una solución que cumpla con lo dispuesto en el Dictamen N°0789/15 de
16.02.2015.
d) No existen inconvenientes jurídicos para que la solución consultada permita que
los trabajadores firmen electrónicamente un documento que acredite su
comparecencia física o remota a actividades laborales, siempre y cuando dicha
información no sea considerada dentro del respectivo sistema de registro y control
de asistencia.
Saluda a Ud.,
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
DE
0 4 JUL 2023
OFICINA DE PARTES ABOGADA
JEFA (S) DEPARTAMENTO JURIDICRO
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;
Control