ORD. N°1079

Trabajo Dirección del
Goblerno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E11896 (191) 2021
1079
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
El sistema de generación, gestión y firma de
documentación laboral electrónica consultado por la
empresa Asesorías y Recaudación Marquina Ltda., se
ajusta a las condiciones mínimas de funcionamiento
exigidas por el Dictamen N°0789/15, de 16.02.2015,
por lo que no existe inconveniente jurídico para su
utilización. Lo que no obsta a las facultades de
fiscalización que corresponden a este Servicio.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 22.03.2021 de Jefa Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2) Presentación de 06.02.2021 de Sr. Roberto
Montalva Rosales, en representación de empresa
Asesorías y Recaudación Marquina Ltda.
2 9 MAR 2021
SANTIAGO,
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SR. ROBERTO MONTALVA ROSALES
ASESORÍAS Y RECAUDACIÓN MARQUINA LTDA.
LUIS THAYER OJEDA N°1955
PROVIDENCIA
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, respecto de la posibilidad de utilizar una solución
tecnológica provista por la empresa BUK S.p.A., la cual permitiría generar, firmar,
gestionar y notificar la documentación derivada de las relaciones laborales a través
de medios electrónicos.

Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer juntamente con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Precisado lo anterior, resulta necesario destacar que la jurisprudencia
administrativa vigente de esta Dirección ha señalado las siguientes exigencias de
operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral
electrónica allí almacenada.
En tal contexto, es necesario hacer presente que, tal como indica el
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, si un trabajador no autoriza la utilización de
medios electrónicos para la confección, firma y notificación de su documentación
derivada de la relación laboral, respecto de él el empleador debe utilizar soporte de
papel y firmas holográficas.
Aclarado lo anterior, resulta necesario señalar que este Servicio, a través de
Ord N°5463 de 25.11.2019, se pronunció respecto de la solución de gestión y firma
de documentación electrónica de la compañía BUK S.p.A. concluyendo, en lo
pertinente, que el sistema consultado se ajusta a las exigencias contenidas en el
citado Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que no existe inconveniente para
su utilización.
Ahora bien, en cuanto a la implementación del sistema señalado, se debe
precisar que todos los documentos laborales generados por la plataforma deben ser
remitidos automáticamente al correo electrónico particular de los trabajadores, y no
sólo el contrato de trabajo como indica su presentación. Lo señalado no obsta a la
existencia de un portal web que permita facilitar la consulta y descarga de los mismos
antecedentes, pero tal medida de publicidad no reemplaza el envío automático
mediante la existencia de un motor de correos electrónicos como parte esencial del
sistema.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que no existe
inconveniente para que la empresa Asesorías y Recaudación Marquina Ltda.,
implemente el sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral
electrónica provisto por la empresa BUK S.p.A. Lo que no obsta a las infracciones
que pudieren detectarse en el ejercicio de las facultades de fiscalización que
corresponden a este Servicio.
Saluda a Ud.,
JEFE
JUAN DAVID TERRAZAS PONCE
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTOJURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIONDEL TRABAJO
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;