N° 1080 de 2014

DEPARTAMENTO JURIDICO 1080

K.1405 (315) 2014

ORD.:

MAT.: 1-. La Dirección del Trabajo carece de competencia para pronunciarse acerca de la forma de proceder para recuperar la documentación laboral electrónica que habría sido retenida por la empresa E-Sign S.A., correspondiendo dicha facultad privativamente a los Tribunales de Justicia. 2-. La obligación de mantener disponible la documentación que deriva de las relaciones laborales en los establecimientos y faenas, pesa sobre el empleador.

ANT.: 1) Correos electrónicos de 28.02.2014, de Departamento de Inspección.

2) Pase Nº280, de 07.02.2014, de Directora del Trabajo.

3) Presentación de 05.02.2014, de empresa

Acrotek Chile Comercial Ltda.

SANTIAGO, DE : DIRECTOR DEL TRABAJO 27 MAR 2014

A: SEÑOR

[nombre reservado]

EMPRESA ACROTEK CHILE COMERCIAL LTDA.

[domicilio reservado]

PROVIDENCIA

Mediante presentación del antecedente 3), solicita a esta

Dirección un pronunciamiento jurídico, acerca de la forma en que debe proceder para recuperar la documentación laboral electrónica que, según indica, habría sido retenida por la empresa E-Sign S.A., a consecuencia de diferencias contractuales surgidas entre ambas compañías.

Hace presente que contrataron los servicios de la citada empresa E-Sign S.A., para emitir y gestionar electrónicamente la documentación laboral de la empresa Acrotek Chile Comercial Ltda., mediante un software especialmente diseñado al efecto.

Al respecto, cabe indicar, en primer término, que de acuerdo a la información acompañada, en la especie, existiría un conflicto de naturaleza contractual entre ambas empresas, respecto del cual este Servicio no puede emitir opinión por tratarse de una materia ajena al ámbito de su competencia la que debe ser sometida al conocimiento y resolución de los Tribunales de Justicia.

Corrobora lo anterior, lo establecido por el artículo 7º de la Constitución Política de la República, de acuerdo al cual los órganos del Estado sólo pueden actuar válidamente dentro del ámbito de su competencia y en la forma que establece la ley, por lo que todo acto en contravención a esta regla es nulo y origina las responsabilidades y sanciones prescritas por la normativa vigente.

De este modo, será ante los Tribunales de Justicia que la empresa recurrente deberá ejercer las acciones legales que resulten necesarias, para recuperar el acceso a la documentación laboral de que se trata.

Aclarado lo anterior, es necesario indicar que los incisos 5º, 6º y 7º del artículo 9 del Código del Trabajo, prescriben:

“El empleador, en todo caso, estará obligado a mantener en el lugar de trabajo, o en un lugar fijado con anterioridad y que deberá haber sido autorizado previamente por la Inspección del Trabajo, un ejemplar del contrato, y, en su caso, uno del finiquito en que conste el término de la relación laboral, firmado por las partes."

“Conforme a lo señalado en el inciso anterior, cuando exista la necesidad de centralizar la documentación laboral y previsional, en razón de tener organizado su giro económico en diversos establecimientos, sucursales o lugares de trabajo o por razones de administración, control, operatividad o seguridad o que sus trabajadores presten servicios en instalaciones de terceros, o lugares de difícil ubicación específica, o carentes de condiciones materiales en las cuales mantener adecuadamente la referida documentación, como labores agrícolas, mineras o forestales y de vigilancia entre otras, las empresas podrán solicitar a la Dirección del Trabajo autorización para centralizar los documentos antes señalados y ofrecer mantener copias digitalizadas de dichos documentos laborales y previsionales. Para estos efectos, el Director del Trabajo, mediante resolución fundada, fijará las condiciones y modalidades para dicha centralización. La Dirección del Trabajo deberá resolver la solicitud de que trata este inciso en un plazo de treinta días, no siendo exigible la obligación establecida en el inciso quinto, en tanto no se notifique dicha respuesta al peticionario."

“La autorización de centralización podrá extenderse a toda la documentación laboral y previsional que se deriva de las relaciones de trabajo, salvo en lo referido al registro control de asistencia a que se refiere el inciso prímero del articulo 33 de este Código."

Por su parte, el artículo 31 del D.F.L. Nº2, de 1967, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, dispone:

“Los funcionarios del Trabajo podrán requerir de los empleadores, patrones o de sus representantes y de sus organizaciones, toda la documentación necesaria para efectuar las labores de fiscalización que les corresponda y todos los datos pertinentes para realizar las encuestas que patrocina la Dirección del Trabajo, incluso la exhibición de sus registros contables para su examen."

“Toda aquella documentación que deriva de las relaciones de trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones."

Como puede apreciarse de la interpretación armónica de las normas transcritas, la obligación de mantener disponible la documentación laboral en los establecimientos y faenas, pesa sobre el empleador, por así disponerlo expresamente el legislador, lo que no obsta, por cierto, a la posibilidad de mantener respaldos electrónicos de la información, circunstancia que resulta del todo aconsejable. Conforme con lo expuesto, el hecho de contratar una empresa prestadora de servicios de centralización de documentación laboral electrónica, no altera bajo ninguna circunstancia la obligación que pesa sobre el empleador, en orden a mantener bajo su resguardo la documentación que emana de las relaciones laborales, pues si así fuera, se impediría o entorpecería la función fiscalizadora de esta Dirección.

Por lo tanto, los empleadores que estimen que los servicios que han contratado no son satisfactorios, tienen siempre la alternativa de cambiar de prestador o gestionar su documentación que emana de las relaciones laborales en soporte de papel.

En consecuencia, sobre la base de las disposiciones legales citadas y consideraciones formuladas, cúmpleme informar a Ud., que: 1-. La Dirección del Trabajo carece de competencia para pronunciarse acerca de la forma de proceder para recuperar la documentación laboral electrónica que habría sido retenida por la empresa E-Sign S.A., correspondiendo dicha facultad privativamente a los Tribunales de Justicia. 2-. La obligación de mantener disponible la documentación que deriva de las relaciones laborales en los establecimientos y faenas, pesa sobre el empleador.

Saluda a Ud., DIRE

ARISTIAN MELIS VALENCIA

ABOGADO

DIRECTOR DEL TRABAJO

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