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ORD. N°1080
Documentación laboral electrónica; Competencia Dirección del Trabajo; Tribunales de Justicia;
Normas citadas
- codigo del trabajo, articulo 33 ver otros del art. 33
- codigo del trabajo, articulo 9 ver otros del art. 9
- dfl 2 de 1967, articulo 31
Dictámenes concordantes
- ordinario 1080, 27.03.2014
Texto
DEPARTAMENTO JURIDICO 1080
K.1405 (315) 2014
ORD.:
MAT.: 1-. La Dirección del Trabajo carece de
competencia para pronunciarse acerca de la
forma de proceder para recuperar la
documentación laboral electrónica que habría
sido retenida por la empresa E-Sign S.A.,
correspondiendo dicha facultad privativamente a
los Tribunales de Justicia.
2-. La obligación de mantener disponible la
documentación que deriva de las relaciones
laborales en los establecimientos y faenas, pesa
sobre el empleador.
ANT.: 1) Correos electrónicos de 28.02.2014, de
Departamento de Inspección.
2) Pase Nº280, de 07.02.2014, de Directora del
Trabajo.
3) Presentación de 05.02.2014, de empresa
Acrotek Chile Comercial Ltda.
SANTIAGO,
DE : DIRECTOR DEL TRABAJO 27 MAR 2014
A: SEÑOR
PATRICIO NIADA VILLARROEL
EMPRESA ACROTEK CHILE COMERCIAL LTDA.
ELIODORO YÁÑEZ N°2416
PROVIDENCIA
Mediante presentación del antecedente 3), solicita a esta
Dirección un pronunciamiento jurídico, acerca de la forma en que debe proceder para
recuperar la documentación laboral electrónica que, según indica, habría sido retenida por
la empresa E-Sign S.A., a consecuencia de diferencias contractuales surgidas entre
ambas compañías.
Hace presente que contrataron los servicios de la citada
empresa E-Sign S.A., para emitir y gestionar electrónicamente la documentación laboral
de la empresa Acrotek Chile Comercial Ltda., mediante un software especialmente
diseñado al efecto.
Al respecto, cabe indicar, en primer término, que de
acuerdo a la información acompañada, en la especie, existiría un conflicto de naturaleza
contractual entre ambas empresas, respecto del cual este Servicio no puede emitir
opinión por tratarse de una materia ajena al ámbito de su competencia la que debe ser
sometida al conocimiento y resolución de los Tribunales de Justicia.
Corrobora lo anterior, lo establecido por el artículo 7º de la
Constitución Política de la República, de acuerdo al cual los órganos del Estado sólo
pueden actuar válidamente dentro del ámbito de su competencia y en la forma que
establece la ley, por lo que todo acto en contravención a esta regla es nulo y origina las
responsabilidades y sanciones prescritas por la normativa vigente.
De este modo, será ante los Tribunales de Justicia que la
empresa recurrente deberá ejercer las acciones legales que resulten necesarias, para
recuperar el acceso a la documentación laboral de que se trata.
Aclarado lo anterior, es necesario indicar que los incisos
5º, 6º y 7º del artículo 9 del Código del Trabajo, prescriben:
“El empleador, en todo caso, estará obligado a mantener
en el lugar de trabajo, o en un lugar fijado con anterioridad y que deberá haber sido
autorizado previamente por la Inspección del Trabajo, un ejemplar del contrato, y, en su
caso, uno del finiquito en que conste el término de la relación laboral, firmado por las
partes."
“Conforme a lo señalado en el inciso anterior, cuando
exista la necesidad de centralizar la documentación laboral y previsional, en razón de
tener organizado su giro económico en diversos establecimientos, sucursales o lugares de
trabajo o por razones de administración, control, operatividad o seguridad o que sus
trabajadores presten servicios en instalaciones de terceros, o lugares de difícil ubicación
específica, o carentes de condiciones materiales en las cuales mantener adecuadamente
la referida documentación, como labores agrícolas, mineras o forestales y de vigilancia
entre otras, las empresas podrán solicitar a la Dirección del Trabajo autorización para
centralizar los documentos antes señalados y ofrecer mantener copias digitalizadas de
dichos documentos laborales y previsionales. Para estos efectos, el Director del Trabajo,
mediante resolución fundada, fijará las condiciones y modalidades para dicha
centralización. La Dirección del Trabajo deberá resolver la solicitud de que trata este
inciso en un plazo de treinta días, no siendo exigible la obligación establecida en el inciso
quinto, en tanto no se notifique dicha respuesta al peticionario."
“La autorización de centralización podrá extenderse a
toda la documentación laboral y previsional que se deriva de las relaciones de trabajo,
salvo en lo referido al registro control de asistencia a que se refiere el inciso prímero del
articulo 33 de este Código."
Por su parte, el artículo 31 del D.F.L. Nº2, de 1967, del
Ministerio del Trabajo y Previsión Social, dispone:
“Los funcionarios del Trabajo podrán requerir de los
empleadores, patrones o de sus representantes y de sus organizaciones, toda la
documentación necesaria para efectuar las labores de fiscalización que les corresponda y
todos los datos pertinentes para realizar las encuestas que patrocina la Dirección del
Trabajo, incluso la exhibición de sus registros contables para su examen."
“Toda aquella documentación que deriva de las relaciones
de trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que se desarrollen
labores y funciones."
Como puede apreciarse de la interpretación armónica de
las normas transcritas, la obligación de mantener disponible la documentación laboral en
los establecimientos y faenas, pesa sobre el empleador, por así disponerlo expresamente
el legislador, lo que no obsta, por cierto, a la posibilidad de mantener respaldos
electrónicos de la información, circunstancia que resulta del todo aconsejable.
Conforme con lo expuesto, el hecho de contratar una
empresa prestadora de servicios de centralización de documentación laboral electrónica,
no altera bajo ninguna circunstancia la obligación que pesa sobre el empleador, en orden
a mantener bajo su resguardo la documentación que emana de las relaciones laborales,
pues si así fuera, se impediría o entorpecería la función fiscalizadora de esta Dirección.
Por lo tanto, los empleadores que estimen que los
servicios que han contratado no son satisfactorios, tienen siempre la alternativa de
cambiar de prestador o gestionar su documentación que emana de las relaciones
laborales en soporte de papel.
En consecuencia, sobre la base de las disposiciones
legales citadas y consideraciones formuladas, cúmpleme informar a Ud., que:
1-. La Dirección del Trabajo carece de competencia para
pronunciarse acerca de la forma de proceder para recuperar la documentación laboral
electrónica que habría sido retenida por la empresa E-Sign S.A., correspondiendo dicha
facultad privativamente a los Tribunales de Justicia.
2-. La obligación de mantener disponible la
documentación que deriva de las relaciones laborales en los establecimientos y faenas,
pesa sobre el empleador.
Saluda a Ud.,
DIRE
ARISTIAN MELIS VALENCIA
ABOGADO
DIRECTOR DEL TRABAJO
SMS/BDE/RCG
Distribución:
Jurídico
Partes
Control
K.1405 (315) 2014
ORD.:
MAT.: 1-. La Dirección del Trabajo carece de
competencia para pronunciarse acerca de la
forma de proceder para recuperar la
documentación laboral electrónica que habría
sido retenida por la empresa E-Sign S.A.,
correspondiendo dicha facultad privativamente a
los Tribunales de Justicia.
2-. La obligación de mantener disponible la
documentación que deriva de las relaciones
laborales en los establecimientos y faenas, pesa
sobre el empleador.
ANT.: 1) Correos electrónicos de 28.02.2014, de
Departamento de Inspección.
2) Pase Nº280, de 07.02.2014, de Directora del
Trabajo.
3) Presentación de 05.02.2014, de empresa
Acrotek Chile Comercial Ltda.
SANTIAGO,
DE : DIRECTOR DEL TRABAJO 27 MAR 2014
A: SEÑOR
PATRICIO NIADA VILLARROEL
EMPRESA ACROTEK CHILE COMERCIAL LTDA.
ELIODORO YÁÑEZ N°2416
PROVIDENCIA
Mediante presentación del antecedente 3), solicita a esta
Dirección un pronunciamiento jurídico, acerca de la forma en que debe proceder para
recuperar la documentación laboral electrónica que, según indica, habría sido retenida por
la empresa E-Sign S.A., a consecuencia de diferencias contractuales surgidas entre
ambas compañías.
Hace presente que contrataron los servicios de la citada
empresa E-Sign S.A., para emitir y gestionar electrónicamente la documentación laboral
de la empresa Acrotek Chile Comercial Ltda., mediante un software especialmente
diseñado al efecto.
Al respecto, cabe indicar, en primer término, que de
acuerdo a la información acompañada, en la especie, existiría un conflicto de naturaleza
contractual entre ambas empresas, respecto del cual este Servicio no puede emitir
opinión por tratarse de una materia ajena al ámbito de su competencia la que debe ser
sometida al conocimiento y resolución de los Tribunales de Justicia.
Corrobora lo anterior, lo establecido por el artículo 7º de la
Constitución Política de la República, de acuerdo al cual los órganos del Estado sólo
pueden actuar válidamente dentro del ámbito de su competencia y en la forma que
establece la ley, por lo que todo acto en contravención a esta regla es nulo y origina las
responsabilidades y sanciones prescritas por la normativa vigente.
De este modo, será ante los Tribunales de Justicia que la
empresa recurrente deberá ejercer las acciones legales que resulten necesarias, para
recuperar el acceso a la documentación laboral de que se trata.
Aclarado lo anterior, es necesario indicar que los incisos
5º, 6º y 7º del artículo 9 del Código del Trabajo, prescriben:
“El empleador, en todo caso, estará obligado a mantener
en el lugar de trabajo, o en un lugar fijado con anterioridad y que deberá haber sido
autorizado previamente por la Inspección del Trabajo, un ejemplar del contrato, y, en su
caso, uno del finiquito en que conste el término de la relación laboral, firmado por las
partes."
“Conforme a lo señalado en el inciso anterior, cuando
exista la necesidad de centralizar la documentación laboral y previsional, en razón de
tener organizado su giro económico en diversos establecimientos, sucursales o lugares de
trabajo o por razones de administración, control, operatividad o seguridad o que sus
trabajadores presten servicios en instalaciones de terceros, o lugares de difícil ubicación
específica, o carentes de condiciones materiales en las cuales mantener adecuadamente
la referida documentación, como labores agrícolas, mineras o forestales y de vigilancia
entre otras, las empresas podrán solicitar a la Dirección del Trabajo autorización para
centralizar los documentos antes señalados y ofrecer mantener copias digitalizadas de
dichos documentos laborales y previsionales. Para estos efectos, el Director del Trabajo,
mediante resolución fundada, fijará las condiciones y modalidades para dicha
centralización. La Dirección del Trabajo deberá resolver la solicitud de que trata este
inciso en un plazo de treinta días, no siendo exigible la obligación establecida en el inciso
quinto, en tanto no se notifique dicha respuesta al peticionario."
“La autorización de centralización podrá extenderse a
toda la documentación laboral y previsional que se deriva de las relaciones de trabajo,
salvo en lo referido al registro control de asistencia a que se refiere el inciso prímero del
articulo 33 de este Código."
Por su parte, el artículo 31 del D.F.L. Nº2, de 1967, del
Ministerio del Trabajo y Previsión Social, dispone:
“Los funcionarios del Trabajo podrán requerir de los
empleadores, patrones o de sus representantes y de sus organizaciones, toda la
documentación necesaria para efectuar las labores de fiscalización que les corresponda y
todos los datos pertinentes para realizar las encuestas que patrocina la Dirección del
Trabajo, incluso la exhibición de sus registros contables para su examen."
“Toda aquella documentación que deriva de las relaciones
de trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que se desarrollen
labores y funciones."
Como puede apreciarse de la interpretación armónica de
las normas transcritas, la obligación de mantener disponible la documentación laboral en
los establecimientos y faenas, pesa sobre el empleador, por así disponerlo expresamente
el legislador, lo que no obsta, por cierto, a la posibilidad de mantener respaldos
electrónicos de la información, circunstancia que resulta del todo aconsejable.
Conforme con lo expuesto, el hecho de contratar una
empresa prestadora de servicios de centralización de documentación laboral electrónica,
no altera bajo ninguna circunstancia la obligación que pesa sobre el empleador, en orden
a mantener bajo su resguardo la documentación que emana de las relaciones laborales,
pues si así fuera, se impediría o entorpecería la función fiscalizadora de esta Dirección.
Por lo tanto, los empleadores que estimen que los
servicios que han contratado no son satisfactorios, tienen siempre la alternativa de
cambiar de prestador o gestionar su documentación que emana de las relaciones
laborales en soporte de papel.
En consecuencia, sobre la base de las disposiciones
legales citadas y consideraciones formuladas, cúmpleme informar a Ud., que:
1-. La Dirección del Trabajo carece de competencia para
pronunciarse acerca de la forma de proceder para recuperar la documentación laboral
electrónica que habría sido retenida por la empresa E-Sign S.A., correspondiendo dicha
facultad privativamente a los Tribunales de Justicia.
2-. La obligación de mantener disponible la
documentación que deriva de las relaciones laborales en los establecimientos y faenas,
pesa sobre el empleador.
Saluda a Ud.,
DIRE
ARISTIAN MELIS VALENCIA
ABOGADO
DIRECTOR DEL TRABAJO
SMS/BDE/RCG
Distribución:
Jurídico
Partes
Control