N° 1080 de 2021

一

Direcciön del Gobiamo de Chile

Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales

E20444 (307) 2021 1080

ORDINARIO N°:

ACTUACIÓN:

Aplica doctrina.

MATERIA:

Sistema de registro y control de asistencia electrónico.

RESUMEN:

El sistema de registro y control de asistencia denominado “Vanellix”, presentado por la empresa

Vanellix Chile S.A., no da cumplimiento a todas las exigencias contempladas en los Dictámenes N°1140/027, de 24.02.2016 y N°5849/133, de 04.12.2017, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de la relación laboral.

ANTECEDENTES:

1) Instrucciones de 22.03.2021, de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.

2) Presentación de 26.02.2021, de Sr. [nombre reservado], en representación de empresa Vanellix Chile S.A.

SANTIAGO, 2 9 MAR 2021

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

A : SR. [nombre reservado]

EMPRESA VANELLIX CHILE S.A.

[domicilio reservado]

PROVIDENCIA

Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el sistema de registro y control de asistencia que presenta, denominado “Vanellix”, y su respectivo proceso de verificación, se ajustan a las exigencias que sobre la materia establecen los Dictámenes N°1140/027 de 24.02.2016 y N°5849/133 de 04.12.2017.

Ahora bien, a fin de validar el cumplimiento de las indicadas exigencias, la empresa señalada, acompañó informe de certificación de la empresa

Opensoftware.cl S.A., Rut N°76.095.771-2, firmado por el Sr. Carlos Moreno Hinojosa.

En tal contexto, es del caso señalar que los antecedentes acompañados fueron sometidos al pertinente análisis técnico, a fin de verificar el cumplimiento de la normativa administrativa precitada.

Como resultado de dicho proceso, es dable informar a usted que se han realizado las siguientes observaciones: 1-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen N°1140/027, cabe señalar: 1.1-. Respecto del N°1 Marcaciones: Si existiere algún inconveniente al realizar la marcación, el sistema deberá generar una alerta señalando día, hora y lugar de la operación fallida, emitiendo, además, un código de la operación y un mensaje de error, los que serán almacenados en el sistema y entregados al trabajador, sea en formato de papel o mediante su envío de manera electrónica.

Observación: Se adjunta un mensaje de error de la aplicación móvil que no cumple los requisitos señalados en la norma. Alerta no señala día, hora y lugar de la operación fallida, y no emite un código de la operación. 1.2-. Respecto del N°3.3 Contenido. Todos los comprobantes deberán indicar, a lo menos, la siguiente información: Empleador: Rut con puntos y guión; o número de la cédula nacional de identidad con puntos, guión y dígito verificador si el empleador fuera persona natural.

Observación: No se verifica el Rut del empleador en los comprobantes de marcación que se adjuntan. 1.3-. Respecto del N°5 Disponibilidad del servicio: El servicio de base de datos que mantenga almacenada la información que se genere con la utilización de la plataforma, deberá encontrarse replicado y respaldado en dispositivos de almacenamiento externos, de tal forma que, en caso de algún incidente, se pueda recuperar la información histórica. Además, las bases de datos deberán tener sistemas de seguridad que impidan el acceso a personal no autorizado y que prevengan la adulteración de información post-registro.

Los respaldos de la información indicados en el párrafo anterior deberán tener mecanismos de seguridad, por ejemplo, códigos de “Hash” o firmas electrónicas, que aseguren la integridad del contenido de dichos respaldos, es decir, que la información que se consulte no haya sufrido alteraciones o, si las hubo, que ellas sean indicadas en los reportes y/o marcaciones.

Observación: No se adjunta evidencia del método o contenedor de respaldos. 2-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen N°5849/133, cabe señalar: 2.1-. Respecto del N°1.3 Marcaciones automáticas. Si bien todas las marcaciones deben ser registradas y transferidas en línea de manera automática y centralizada, se debe tener en consideración que en ciertas actividades productivas o áreas geográficas, puede no haber conexión permanente de datos para su transmisión, por lo que se considerará ajustado a la norma aquél sistema que permita capturar y almacenar la correspondiente marca, sin perjuicio de que su envío a la plataforma Web se realice de manera posterior, pero automáticamente al recuperar la señal.

Observación: No se adjunta evidencia para el ítem. 2.2-. Respecto del N°1.4 Obligación de emitir un mensaje de alerta para las marcaciones fallidas: Las plataformas deben contar, dentro de sus funcionalidades, con un registro electrónico de incidentes que provoquen su cese operacional total o parcial, lo que permitirá lograr una trazabilidad entre el uso del mecanismo de contingencia y los incidentes registrados.

Observación: No adjunta evidencia de un registro electrónico de incidentes. 2.3-. Respecto del N°1.7 Reportes: A efectos de permitir el adecuado desarrollo de los procesos de fiscalización de este Servicio, las plataformas deben permitir a los respectivos funcionarios obtener, como mínimo, los cinco reportes señalados por la normativa vigente.

Observación: Al ingresar a la plataforma con las credenciales entregadas no se aprecian los reportes exigidos. Se realiza un segundo intento fallido cambiando el modo del perfil como indica el informe de certificación. 2.4-. Respecto del N°2.3 La información contenida en los comprobantes de marcaje, impresos y/o los enviados por correo electrónico, deberá ser consistente con los datos que contengan las respectivas bases de datos.

Observación: Se adjunta como evidencia un comprobante de marcación que no coincide con el registro en base de datos. 2.5-. Respecto del N°3.3 Descuentos por falta de marcación: Los sistemas deben emitir automáticamente un correo electrónico de alerta al dependiente, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos de atraso del trabajador, contados desde la hora de inicio pactada, lo que permite que ambas partes tomen conocimiento de la situación a fin de ser regularizada en la plataforma, mediante una acción del trabajador.

Observación: Se adjunta un correo enviado al trabajador que no es concluyente. No se aprecia la fecha ni hora del envío, ni el turno en que debió ingresar. 2.6-. Respecto del N°3.4.2 La modificación, eliminación o reemplazo de una marca de ingreso o salida, de una ausencia o un atraso, siempre debe quedar visible en pantalla, mediante un signo, símbolo o color que permita fácilmente al trabajador o a un fiscalizador identificar una anomalía y averiguar qué ocurrió.

Observación: No se aprecia el registro resaltado en la imagen enviada como evidencia.

En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de registro y control de asistencia denominado “Vanellix”, presentado por la empresa Vanellix Chile S.A., tiene serias deficiencias que impiden emitir el pronunciamiento solicitado. Lo señalado, no obsta a que, una vez corregidas las observaciones indicadas en el cuerpo del presente informe, la solicitud sea reingresada para su revisión y eventual autorización.

Saluda a Ud., DE JUAN DAVIDTERRAZAS PONCE

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURIDICOY FISCAL

DIRECCION DEL TRABAJO

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