ORD. N°1084

Direcciön del
Unidad de Dictámenes e Departamento Jurídico
Informes en Derecho 1084
E145844 (1679) 2023
ORDINARIO N°:
Juidico ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
No existe inconveniente para que los empleadores
utilicen el sistema de generación, gestión y firma de
documentación laboral denominado "DataScope",
propuesto por la empresa Datascope S.p.A., en la
medida que la plataforma se implemente en los mismos
términos autorizados.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 25.07.2023, de Jefa Unidad de
Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Presentación de 14.06.2023 de
empresa Datascope S.p.A.
SANTIAGO,
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO 03 AGO 2023
A :
EMPRESA DATASCOPE S.P.A.
AVENIDA PROVIDENCIA N°1208, OFICINA 207
PROVIDENCIA
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que
presenta, denominada “DataScope”, la cual permitiría generar, firmar, gestionar y
notificar la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios
electrónicos, se ajusta a la normativa vigente sobre la materia.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que esta Dirección, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la
página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo
empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la
documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea
en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida
o limite su práctica.
Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a)
precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea
permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión
que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el
empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente
desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de
firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza
jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del
fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.
Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia
administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, además, las siguientes
exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen las
plataformas:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada
de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera
electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el
documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador
haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda
vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los
dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de
correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Ahora bien, analizada la documentación acompañada a su presentación ha
sido posible colegir que la plataforma consultada, así como el procedimiento de firma
de los antecedentes darían cumplimiento a las exigencias reseñadas en el cuerpo
del presente informe.
Finalmente, en cuanto a la documentación que puede ser creada, suscrita y
gestionada por medios electrónicos, debemos indicar que no hay más limitaciones
que las que el legislador expresamente ha señalado, dentro de las cuales se cuentan
las excepciones contempladas en el inciso 2° del artículo 3° de la Ley N°19.799, de
documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma,
el cual prescribe:
“Lo dispuesto en el inciso anterior no será aplicable a los actos o contratos
otorgados o celebrados en los casos siguientes:
a) Aquellos en que la ley exige una solemnidad que no sea susceptible de cumplirse
mediante documento electrónico;
b) Aquellos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las partes,
y
c) Aquellos relativos al derecho de familia."
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que no existe
inconveniente para que los empleadores utilicen el sistema de generación, gestión y
firma de documentación laboral denominado “DataScope”, propuesto por la empresa
Datascope S.p.A., en la medida que la plataforma se implemente en los mismos
términos autorizados.
Saluda a Ud.,
JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;
Control;