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ORD. N°1085
Documentación laboral electrónica;
Dictámenes concordantes
- dictamen 0789/015, 16.02.2015
- ordinario 1085, 29.03.2021
- ordinario 4890, 17.12.2013
Texto
Trabajo Direcciön del
Goblerno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E 18388 (294) 2021
Juidi@ ORDINARIO N°: 1085
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
El sistema de generación, gestión y firma de
documentación laboral electrónica consultado por la
empresa Webdox Legal Informatics & Data Spa, se
ajusta a las condiciones mínimas de funcionamiento
exigidas por el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015,
por lo que no existen inconvenientes jurídicos para su
utilización. Lo que no obsta a las facultades de
fiscalización que corresponden a este Servicio.
ANTECEDENTES:
1. Instrucciones de fecha 24.03.2021 de Jefa de
Unidad de Pronunciamientos, Innovación y
Estudios Laborales.
2. Presentación de 23.02.2021, de Sr. José Jiménez
Marín, en representación de Webdox Legal
Informatics & Data Spa
SANTIAGO, 2 9 MAR 2021
DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A: SR. JOSÉ JIMENEZ MARÍN
WEBDOX LEGAL INFORMATICS & DATA SPA
LA CONCEPCIÓN N° 266, OF.503-504
PROVIDENCIA.
Mediante presentación señalada en el Ant.2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que
presenta, la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación
derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la
normativa vigente sobre la materia.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a
la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea
en cuanto a fechas, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o
limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la
letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación
sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la
conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para
el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través
de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza
jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado en Ord.N°4890 de 17.12.2013, además, las
siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la
plataforma:
l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en
tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un
requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la
relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío,
su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente
el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador
haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda
vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los
dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de
correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.
A este respecto, cabe indicar que la presentación señala que “El sistema envía
de manera individual o masiva a la casilla de correo personal de cada trabajador, los
documentos aprobados, para que éstos los firmen con su respectiva firma electrónica
simple”.
A su vez, en el punto N° 4, en lo pertinente señala que “Los sistemas de firmas
(simple o avanzada) reciben información del sistema interno, que luego se los
reenvían a cada participante del proceso de firma a su correo institucional y personal,
con las instrucciones para poder firmar los documentos electrónicamente”.
Conforme a los textos citados, es factible corroborar el cumplimiento de la
normativa vigente, toda vez que el sistema implementado por la empresa en este
punto, requiere necesariamente la validación de un correo personal proporcionado por
el trabajador.
Aclarado lo anterior, es del caso señalar que, de acuerdo con la
documentación acompañada e información proporcionada por el recurrente, la
plataforma en examen daría cumplimiento a todas las exigencias indicadas en el
cuerpo del presente informe.
En cuanto a los documentos laborales que pueden ser creados y/o suscritos
utilizando medios electrónicos, es dable indicar que el citado Dictamen N°0789/15 de
16.02.2015, el cual se encuentra disponible en el sitio web de este Servicio, aborda
latamente dicha materia.
Finalmente, acerca del procedimiento de autenticación de los trabajadores,
así como la suscripción de los documentos electrónicos, cabe señalar que éste se
estima ajustado a la doctrina administrativa de esta Dirección.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de
generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, consultado por la
empresa Webdox Legal Informatics & Data Spa, se ajusta a las condiciones mínimas
de funcionamiento exigidas por el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que no
existen inconvenientes jurídicos para su utilización. Lo que no obsta a las facultades
de fiscalización que corresponden a este Servicio.
Saluda atentamente a Ud.,
JUAN DAVIDTERRAZAS PONCE
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTOJURÍDICOYFISCAL
DIRECCIÓN-DEL TRABAJO
BP/EZD
Distribución:
-Partes
-Jurídico
Goblerno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E 18388 (294) 2021
Juidi@ ORDINARIO N°: 1085
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
El sistema de generación, gestión y firma de
documentación laboral electrónica consultado por la
empresa Webdox Legal Informatics & Data Spa, se
ajusta a las condiciones mínimas de funcionamiento
exigidas por el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015,
por lo que no existen inconvenientes jurídicos para su
utilización. Lo que no obsta a las facultades de
fiscalización que corresponden a este Servicio.
ANTECEDENTES:
1. Instrucciones de fecha 24.03.2021 de Jefa de
Unidad de Pronunciamientos, Innovación y
Estudios Laborales.
2. Presentación de 23.02.2021, de Sr. José Jiménez
Marín, en representación de Webdox Legal
Informatics & Data Spa
SANTIAGO, 2 9 MAR 2021
DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A: SR. JOSÉ JIMENEZ MARÍN
WEBDOX LEGAL INFORMATICS & DATA SPA
LA CONCEPCIÓN N° 266, OF.503-504
PROVIDENCIA.
Mediante presentación señalada en el Ant.2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que
presenta, la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación
derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la
normativa vigente sobre la materia.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a
la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea
en cuanto a fechas, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o
limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la
letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación
sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la
conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para
el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través
de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza
jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado en Ord.N°4890 de 17.12.2013, además, las
siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la
plataforma:
l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en
tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un
requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la
relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío,
su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente
el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador
haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda
vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los
dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de
correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.
A este respecto, cabe indicar que la presentación señala que “El sistema envía
de manera individual o masiva a la casilla de correo personal de cada trabajador, los
documentos aprobados, para que éstos los firmen con su respectiva firma electrónica
simple”.
A su vez, en el punto N° 4, en lo pertinente señala que “Los sistemas de firmas
(simple o avanzada) reciben información del sistema interno, que luego se los
reenvían a cada participante del proceso de firma a su correo institucional y personal,
con las instrucciones para poder firmar los documentos electrónicamente”.
Conforme a los textos citados, es factible corroborar el cumplimiento de la
normativa vigente, toda vez que el sistema implementado por la empresa en este
punto, requiere necesariamente la validación de un correo personal proporcionado por
el trabajador.
Aclarado lo anterior, es del caso señalar que, de acuerdo con la
documentación acompañada e información proporcionada por el recurrente, la
plataforma en examen daría cumplimiento a todas las exigencias indicadas en el
cuerpo del presente informe.
En cuanto a los documentos laborales que pueden ser creados y/o suscritos
utilizando medios electrónicos, es dable indicar que el citado Dictamen N°0789/15 de
16.02.2015, el cual se encuentra disponible en el sitio web de este Servicio, aborda
latamente dicha materia.
Finalmente, acerca del procedimiento de autenticación de los trabajadores,
así como la suscripción de los documentos electrónicos, cabe señalar que éste se
estima ajustado a la doctrina administrativa de esta Dirección.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de
generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, consultado por la
empresa Webdox Legal Informatics & Data Spa, se ajusta a las condiciones mínimas
de funcionamiento exigidas por el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que no
existen inconvenientes jurídicos para su utilización. Lo que no obsta a las facultades
de fiscalización que corresponden a este Servicio.
Saluda atentamente a Ud.,
JUAN DAVIDTERRAZAS PONCE
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTOJURÍDICOYFISCAL
DIRECCIÓN-DEL TRABAJO
BP/EZD
Distribución:
-Partes
-Jurídico