ORD. N°10

Trabajo Dirección del
Goblemo de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E233723 (1484) 2022
ORDINARIO N°: 101
Junidico ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
No existe inconveniente para que los empleadores
utilicen el sistema de generación, gestión y firma de
documentación laboral denominado "SmartHR", en la
medida que la plataforma se implemente en los mismos
términos autorizados.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 20.12.2022 de Jefa de Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2)Presentación de 20.10.2022
en representación de empresa
Innova Digital Solutions S.A.C.
05 ENE 2023
SANTIAGO,
DE:JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SR.
INNOVA DIGITAL SOLUTIONS S.A.C.
LAS CONDES.
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado a este Servicio
un pronunciamiento respecto de la posibilidad de utilizar el sistema de generación,
gestión y firma de documentación laboral electrónica denominado "SmartHR".
Al respecto, cúmpleme informar a usted que esta Dirección, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia
administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, además, las siguientes
exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen las
plataformas:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral
electrónica allí almacenada.

Ahora bien, analizada la documentación acompañada a su presentación ha
sido posible constatar que la plataforma consultada daría cumplimiento a las
exigencias reseñadas en el cuerpo del presente informe.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que no existe
inconveniente para que los empleadores utilicen el sistema de generación, gestión
y firma de documentación laboral propuesto por la empresa Innova Digital Solutions
S.A.C., denominado "SmartHR", en la medida que la plataforma se implemente en
los mismos términos autorizados.
Saluda a Ud.,
NATALIA POZO SANHUEZA DEL
ABOGADA
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
JURÍDICO
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;