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ORD. N°111
Documentación laboral electrónica;
Dictámenes concordantes
- dictamen 789/15, 16.02.2015
- ordinario 111, 19.01.2023
Texto
Direcciôn del Trabajo
Goblerno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales E257834 (1664) 2022 111
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
La aplicación denominada "Prevn", destinada a la
generación, firma y gestión de documentación laboral
electrónica, no se ajusta a las exigencias vigentes
contenidas en el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015,
por lo que no se autoriza su utilización en el contexto
de las relaciones laborales.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 03.01.2023, de Jefa (S) Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2) Presentación de 18.11.2022 de
en representación de empresa Azsoft
S.p.A.
19 ENE 2023
SANTIAGO,
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SR.
AZSOFT S.P.A.
VALDIVIA
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que
presenta, denominada "Prevn", la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar
la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios
electrónicos, se ajusta a la normativa vigente sobre la materia.
A mayor abundamiento, indica su presentación que la solución consistiría en
un portal web y aplicaciones para sistemas operativos Android, iOS y Huawei,
destinada a confeccionar y suscribir documentos relacionados con la seguridad y
salud en el trabajo.
Aclarado lo anterior, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través
del Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación
de las plataformas de creación, firma, gestión y notificación de la documentación
laboral electrónica, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.
A
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado las siguientes exigencias de operación
relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.
Ahora bien, analizada la documentación acompañada a su presentación es
dable señalar que, si bien el recurrente ha explicitado el cumplimiento de la mayoría
de los requisitos indicados en el cuerpo del presente informe, la plataforma no se
ajusta totalmente a la normativa.
En efecto, la página cuatro del documento denominado "Consulta sistema
AZSOFT SPA", expresamente indica:
“Posteriormente se seleccionan el o los receptores del documento y se pulsa
el botón “Enviar documento" (cada usuario receptor es creado en un menú especial
para dicho fin, donde se registra el correo electrónico personal de cada usuario)."
Como es dable apreciar del texto transcrito, el envío de los documentos
generados por el sistema no es automático como exige la normativa, sino que la
entrega de cada copia queda entregada al mero arbitrio del empleador lo cual,
evidentemente, vulnera la esencia del requerimiento consistente en garantizar la
simetría en el acceso a la información por parte de los trabajadores.
En el mismo sentido cabe recordar que la entrega automática de los
documentos aplica para todo tipo de instrumentos generados por el sistema, no sólo
aquellos que requieran firma del trabajador.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que la aplicación
denominada "Prevn", destinada a la generación, firma y gestión de documentación
laboral electrónica, no se ajusta a las exigencias vigentes contenidas en el Dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales.
Saluda a Ud.,
DEL
A
ABOGADA JEFE
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
Distribución: CGD/RCG
Jurídico; Partes;
Goblerno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales E257834 (1664) 2022 111
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
La aplicación denominada "Prevn", destinada a la
generación, firma y gestión de documentación laboral
electrónica, no se ajusta a las exigencias vigentes
contenidas en el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015,
por lo que no se autoriza su utilización en el contexto
de las relaciones laborales.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 03.01.2023, de Jefa (S) Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2) Presentación de 18.11.2022 de
en representación de empresa Azsoft
S.p.A.
19 ENE 2023
SANTIAGO,
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SR.
AZSOFT S.P.A.
VALDIVIA
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que
presenta, denominada "Prevn", la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar
la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios
electrónicos, se ajusta a la normativa vigente sobre la materia.
A mayor abundamiento, indica su presentación que la solución consistiría en
un portal web y aplicaciones para sistemas operativos Android, iOS y Huawei,
destinada a confeccionar y suscribir documentos relacionados con la seguridad y
salud en el trabajo.
Aclarado lo anterior, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través
del Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación
de las plataformas de creación, firma, gestión y notificación de la documentación
laboral electrónica, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.
A
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado las siguientes exigencias de operación
relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.
Ahora bien, analizada la documentación acompañada a su presentación es
dable señalar que, si bien el recurrente ha explicitado el cumplimiento de la mayoría
de los requisitos indicados en el cuerpo del presente informe, la plataforma no se
ajusta totalmente a la normativa.
En efecto, la página cuatro del documento denominado "Consulta sistema
AZSOFT SPA", expresamente indica:
“Posteriormente se seleccionan el o los receptores del documento y se pulsa
el botón “Enviar documento" (cada usuario receptor es creado en un menú especial
para dicho fin, donde se registra el correo electrónico personal de cada usuario)."
Como es dable apreciar del texto transcrito, el envío de los documentos
generados por el sistema no es automático como exige la normativa, sino que la
entrega de cada copia queda entregada al mero arbitrio del empleador lo cual,
evidentemente, vulnera la esencia del requerimiento consistente en garantizar la
simetría en el acceso a la información por parte de los trabajadores.
En el mismo sentido cabe recordar que la entrega automática de los
documentos aplica para todo tipo de instrumentos generados por el sistema, no sólo
aquellos que requieran firma del trabajador.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que la aplicación
denominada "Prevn", destinada a la generación, firma y gestión de documentación
laboral electrónica, no se ajusta a las exigencias vigentes contenidas en el Dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales.
Saluda a Ud.,
DEL
A
ABOGADA JEFE
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
Distribución: CGD/RCG
Jurídico; Partes;