ORD. N°1208

2 Trabajo Dirección del
Goblerno de Chite
Departamento Jurídico
Unidad de Dictámenes
E Informes en Derecho
E166801 (1788) 2023 1208,
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
La información que se ha tenido a la vista para la
confección del presente informe no permite emitir el
pronunciamiento solicitado.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 21.08.2023 de Jefa Unidad de
Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Presentación de 05.07.2023 de
SANTIAGO, 30 AGO 2023
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
A :
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio respecto de la posibilidad de implementar una
solución tecnológica que permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la
documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado las siguientes exigencias de operación
relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
II-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral
electrónica allí almacenada.
Precisado lo anterior, cabe indicar que, analizada la documentación
acompañada, se han formulado las siguientes observaciones:
1) Los antecedentes no dan cuenta del envío automático de la documentación una
vez suscrita o terminada al correo personal de los trabajadores, sólo hace referencia
a estos últimos. La automatización del envío de la documentación es un requisito
esencial de la normativa.

2) De los antecedentes no queda clara la función del sistema Truda en el proceso de
creación, firma y gestión de la documentación laboral, y su integración con
PandaDoc.
3) En el mismo sentido, la documentación no explica la referencia al sistema de
gestión y forma Docusign, el sí se encuentra autorizado por este Servicio.
4) Tampoco queda clara la función de los enlaces ofrecidos en la última página de la
presentación, los cuales no se refieren ni a PandaDoc, Truda o Docusign.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que la información que
se ha tenido a la vista para la confección del presente informe no permite emitir el
pronunciamiento solicitado.
Saluda a Ud.,
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
30 AGO 2023 DEL
OFICINA DE PARTES ABOGADA JEFE
JÉFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO ☆ 六
P/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;
Control;