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ORD. N°1214
Documentación laboral Electrónica; Firma electrónica; utilización;
Normas citadas
- ley 19.799, articulo 1
- ley 19.799, articulo 2
- ley 19.799, articulo 3
Dictámenes concordantes
- dictamen 789/15, 16.02.2015
- ordinario 1214, 12.04.2021
- ordinario 4890, 17.12.2013
Texto
Trabajo Dirección del
Gobierno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E 23792 (333) 2021
1214
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Utilización de firma electrónica.
RESUMEN:
No existe inconveniente jurídico para que la empresa
Administradora de Franquicias RenacimientoS.P.A
utilice un sistema de generación, gestión y firma de
documentación laboral electrónica, en la medida que
se lleve a cabo cumpliendo las reglas señaladas en el
presente informe.
ANTECEDENTES:
1. Instrucciones de fecha 29.03.2021 de Jefa de
Unidad de Pronunciamientos, Innovación y
Estudios Laborales.
2. Ord. N°212 de fecha 01.03.2021, de Inspectora
Comunal del Trabajo Norte Chacabuco.
3. Presentación de 24.02.2021, de Sr. Andrés
Larraín, en representación de Administradora de
Franquicias Renacimiento Spa.
SANTIAGO, 12 ABR 2021
DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A: SR. ANDRÉS LARRAÍN
ADMINISTRADORA DE FRANQUICIAS
RENACIMIENTO SPA
andres.larrain.f@gmail.com
Mediante presentación señalada en el Ant.3), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, respecto de la posibilidad de utilizar una solución
tecnológica que permite generar, firmar, gestionar y notificar la documentación
derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a
la normativa vigente.
Dichas condiciones copulativas son las siguientes:
a) Permitir al Fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea
en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o
limite su práctica.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través
de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza
jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos
jurídicos que el documento deba producir.
Precisado lo anterior, resulta necesario hacer presente que, de acuerdo a la
doctrina vigente de esta Dirección, contenida en el precitado Dictamen N° 0789/15, de
16.02.2015, la emisión, gestión y firma de los documentos que emanan de la relación
laboral, a través de un sistema computacional, requieren necesariamente la
autorización previa de los respectivos dependientes, expresada en el contrato de
trabajo o en un anexo del mismo.
Cabe señalar que el artículo 1° de la Ley N° 19.799, sobre Documentos
Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma, establece
que las actividades reguladas por dicho cuerpo normativo se someterán, entre otros,
al principio general de la equivalencia del soporte electrónico y el de papel escrito en
los actos y contratos celebrados por personas naturales, jurídicas o los órganos del
Estado.
Agrega el inciso final del mismo artículo que “Toda interpretación de los
preceptos de esta ley, deberá guardar armonía con los principios señalados”.
Complementa este principio de equivalencia, el principio de eficacia a que se
refiere el inciso 1° del artículo 3° del mismo cuerpo legal, al precisar que “/os actos y
contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por
medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos
efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel. Dichos actos y contratos
se reputarán como escritos, en los casos en que la ley exija que los mismos consten
de ese modo, y en todos aquellos casos en que la ley prevea consecuencias jurídicas
cuando constan igualmente por escrito”.
A continuación, el inciso final de la misma norma, prescribe respecto de la
rúbrica de los documentos que “La firma electrónica, cualquiera sea su naturaleza, se
mirará como firma manuscrita para todos los efectos legales, sin perjuicio de lo
establecido en los artículos siguientes”.
A su vez, el inciso 2° del precepto en examen contempla excepciones a las
reglas generales descritas estableciendo que:
“Lo dispuesto en el inciso anterior no será aplicable a los actos o contratos
otorgados o celebrados en los casos siguientes:
a) Aquellos en que la ley exige una solemnidad que no sea susceptible de
cumplirse mediante documento electrónico;
b) Aquellos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las
partes,...”
En consecuencia, posible es concluir, primeramente, que no existe
impedimento para suscribir electrónicamente la documentación derivada de las
relaciones laborales, a menos que exista en un caso particular una disposición legal
expresa en contrario, o se trate de alguna de las situaciones descritas en las letras a)
y b) del precitado inciso 2° del artículo 3° de la Ley N° 19.799.
Por otra parte, en cuanto al tipo de rúbrica que puede ser utilizada, cabe señalar
que el artículo 2, letra f), de la precitada Ley N° 19.799, define la firma electrónica en
los siguientes términos:
“Para los efectos de esta ley se entenderá por:
f) Firma electrónica: cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al
receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor;”
Del precepto transcrito, cabe colegir que no ha limitado el legislador el
mecanismo mediante el cual una persona puede estampar su firma en un documento
digital. Por el contrario, el precitado concepto de firma electrónica resulta sumamente
amplio y permite concluir en él una amplia gama de opciones, tales como símbolos o
sonidos.
De este modo, es posible inferir que los parámetros biométricos, tales como la
huella digital, o las claves, entre otras, constituyen alternativas válidas para la rúbrica
de documentación electrónica.
En relación a su presentación, también resulta necesario hacer presente que
sin importar la vía mediante la cual se firmen los documentos electrónicos, será
responsabilidad del empleador velar porque los mecanismos seleccionados no
impidan ni entorpezcan la labor fiscalizadora de este Servicio.
Asimismo, cabe señalar que recae en el empleador la obligación de otorgar los
medios tecnológicos que permitan a los trabajadores acceder a su documentación
laboral, en forma permanente y sin restricciones, así como asegurar la fidelidad de los
mismos antecedentes.
Resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa de esta
Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. N° 4890, de 17.12.2013, que toda la
documentación laboral electrónica, sin distinción debe cumplir los siguientes
requisitos:
I.- Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en
tal medida, toda vez que la mantención de una casilla electrónica o mail no es un
requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la
relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío,
su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
ll.- Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente
el documento por correo electrónico a la casilla particular que previamente el
trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a casillas
institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la
empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus
cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí
almacenada.
Se debe indicar que los documentos que requieran firma se consideran
cerrados una vez que se estampa en ellos la última rúbrica. En el caso de los
instrumentos que no requieran ser suscritos, ellos se considerarán cerrados una vez
que su texto se encuentre completo.
Cabe indicar sobre este punto, que una vez que el documento se encuentre
cerrado, según lo indicado en los párrafos que anteceden, y sin mediar intervención
de terceros, el software los enviará automáticamente al trabajador y al mail o
repositorio que haya dispuesto el empleador.
Finalmente, respecto a la presentación, resulta pertinente considerar lo
señalado por este Servicio mediante Ord. N°5463 de 25.11.2019, que concluyó que
“El sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica,
descrito en la presentación de la empresa BUK SPA, se ajustaría a las condiciones
mínimas de funcionamiento exigidas por el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por
lo que no existirían inconvenientes jurídicos para su utilización, sin perjuicio de las
facultades de fiscalización de este Servicio en la materia”, atendiendo que es el mismo
sistema que el recurrente implementaría en la empresa y que se encuentra autorizado
mediante el Ordinario citado precedentemente.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada,
normas legales y administrativas citadas y consideraciones formuladas, cumplo con
informar a Ud. que no existe inconveniente jurídico para que la empresa
Administradora de Franquicias Renacimiento S.P. A, utilice un sistema de generación,
gestión y firma de documentación laboral electrónica, en la medida que se lleve a cabo
cumpliendo las reglas señaladas en el presente informe.
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
12 ABR 2021
OFICINA DE PARTES
Saluda a Ud.,
JUAN DAVIDTERRAZAS PONCE
ABOGADO JEFE
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCION DEL TRABAJO
BP/EZD
Distribución:
-Partes
-Jurídico
Gobierno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E 23792 (333) 2021
1214
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Utilización de firma electrónica.
RESUMEN:
No existe inconveniente jurídico para que la empresa
Administradora de Franquicias RenacimientoS.P.A
utilice un sistema de generación, gestión y firma de
documentación laboral electrónica, en la medida que
se lleve a cabo cumpliendo las reglas señaladas en el
presente informe.
ANTECEDENTES:
1. Instrucciones de fecha 29.03.2021 de Jefa de
Unidad de Pronunciamientos, Innovación y
Estudios Laborales.
2. Ord. N°212 de fecha 01.03.2021, de Inspectora
Comunal del Trabajo Norte Chacabuco.
3. Presentación de 24.02.2021, de Sr. Andrés
Larraín, en representación de Administradora de
Franquicias Renacimiento Spa.
SANTIAGO, 12 ABR 2021
DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A: SR. ANDRÉS LARRAÍN
ADMINISTRADORA DE FRANQUICIAS
RENACIMIENTO SPA
andres.larrain.f@gmail.com
Mediante presentación señalada en el Ant.3), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, respecto de la posibilidad de utilizar una solución
tecnológica que permite generar, firmar, gestionar y notificar la documentación
derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a
la normativa vigente.
Dichas condiciones copulativas son las siguientes:
a) Permitir al Fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea
en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o
limite su práctica.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través
de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza
jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos
jurídicos que el documento deba producir.
Precisado lo anterior, resulta necesario hacer presente que, de acuerdo a la
doctrina vigente de esta Dirección, contenida en el precitado Dictamen N° 0789/15, de
16.02.2015, la emisión, gestión y firma de los documentos que emanan de la relación
laboral, a través de un sistema computacional, requieren necesariamente la
autorización previa de los respectivos dependientes, expresada en el contrato de
trabajo o en un anexo del mismo.
Cabe señalar que el artículo 1° de la Ley N° 19.799, sobre Documentos
Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma, establece
que las actividades reguladas por dicho cuerpo normativo se someterán, entre otros,
al principio general de la equivalencia del soporte electrónico y el de papel escrito en
los actos y contratos celebrados por personas naturales, jurídicas o los órganos del
Estado.
Agrega el inciso final del mismo artículo que “Toda interpretación de los
preceptos de esta ley, deberá guardar armonía con los principios señalados”.
Complementa este principio de equivalencia, el principio de eficacia a que se
refiere el inciso 1° del artículo 3° del mismo cuerpo legal, al precisar que “/os actos y
contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por
medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos
efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel. Dichos actos y contratos
se reputarán como escritos, en los casos en que la ley exija que los mismos consten
de ese modo, y en todos aquellos casos en que la ley prevea consecuencias jurídicas
cuando constan igualmente por escrito”.
A continuación, el inciso final de la misma norma, prescribe respecto de la
rúbrica de los documentos que “La firma electrónica, cualquiera sea su naturaleza, se
mirará como firma manuscrita para todos los efectos legales, sin perjuicio de lo
establecido en los artículos siguientes”.
A su vez, el inciso 2° del precepto en examen contempla excepciones a las
reglas generales descritas estableciendo que:
“Lo dispuesto en el inciso anterior no será aplicable a los actos o contratos
otorgados o celebrados en los casos siguientes:
a) Aquellos en que la ley exige una solemnidad que no sea susceptible de
cumplirse mediante documento electrónico;
b) Aquellos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las
partes,...”
En consecuencia, posible es concluir, primeramente, que no existe
impedimento para suscribir electrónicamente la documentación derivada de las
relaciones laborales, a menos que exista en un caso particular una disposición legal
expresa en contrario, o se trate de alguna de las situaciones descritas en las letras a)
y b) del precitado inciso 2° del artículo 3° de la Ley N° 19.799.
Por otra parte, en cuanto al tipo de rúbrica que puede ser utilizada, cabe señalar
que el artículo 2, letra f), de la precitada Ley N° 19.799, define la firma electrónica en
los siguientes términos:
“Para los efectos de esta ley se entenderá por:
f) Firma electrónica: cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al
receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor;”
Del precepto transcrito, cabe colegir que no ha limitado el legislador el
mecanismo mediante el cual una persona puede estampar su firma en un documento
digital. Por el contrario, el precitado concepto de firma electrónica resulta sumamente
amplio y permite concluir en él una amplia gama de opciones, tales como símbolos o
sonidos.
De este modo, es posible inferir que los parámetros biométricos, tales como la
huella digital, o las claves, entre otras, constituyen alternativas válidas para la rúbrica
de documentación electrónica.
En relación a su presentación, también resulta necesario hacer presente que
sin importar la vía mediante la cual se firmen los documentos electrónicos, será
responsabilidad del empleador velar porque los mecanismos seleccionados no
impidan ni entorpezcan la labor fiscalizadora de este Servicio.
Asimismo, cabe señalar que recae en el empleador la obligación de otorgar los
medios tecnológicos que permitan a los trabajadores acceder a su documentación
laboral, en forma permanente y sin restricciones, así como asegurar la fidelidad de los
mismos antecedentes.
Resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa de esta
Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. N° 4890, de 17.12.2013, que toda la
documentación laboral electrónica, sin distinción debe cumplir los siguientes
requisitos:
I.- Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en
tal medida, toda vez que la mantención de una casilla electrónica o mail no es un
requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la
relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío,
su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
ll.- Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente
el documento por correo electrónico a la casilla particular que previamente el
trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a casillas
institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la
empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus
cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí
almacenada.
Se debe indicar que los documentos que requieran firma se consideran
cerrados una vez que se estampa en ellos la última rúbrica. En el caso de los
instrumentos que no requieran ser suscritos, ellos se considerarán cerrados una vez
que su texto se encuentre completo.
Cabe indicar sobre este punto, que una vez que el documento se encuentre
cerrado, según lo indicado en los párrafos que anteceden, y sin mediar intervención
de terceros, el software los enviará automáticamente al trabajador y al mail o
repositorio que haya dispuesto el empleador.
Finalmente, respecto a la presentación, resulta pertinente considerar lo
señalado por este Servicio mediante Ord. N°5463 de 25.11.2019, que concluyó que
“El sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica,
descrito en la presentación de la empresa BUK SPA, se ajustaría a las condiciones
mínimas de funcionamiento exigidas por el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por
lo que no existirían inconvenientes jurídicos para su utilización, sin perjuicio de las
facultades de fiscalización de este Servicio en la materia”, atendiendo que es el mismo
sistema que el recurrente implementaría en la empresa y que se encuentra autorizado
mediante el Ordinario citado precedentemente.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada,
normas legales y administrativas citadas y consideraciones formuladas, cumplo con
informar a Ud. que no existe inconveniente jurídico para que la empresa
Administradora de Franquicias Renacimiento S.P. A, utilice un sistema de generación,
gestión y firma de documentación laboral electrónica, en la medida que se lleve a cabo
cumpliendo las reglas señaladas en el presente informe.
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
12 ABR 2021
OFICINA DE PARTES
Saluda a Ud.,
JUAN DAVIDTERRAZAS PONCE
ABOGADO JEFE
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCION DEL TRABAJO
BP/EZD
Distribución:
-Partes
-Jurídico