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ORD. N°1230
Sistema de registro y control de asistencia digital;
Dictámenes concordantes
- dictamen 2927/58, 28.12.2021
- ordinario 1230, 20.07.2022
Texto
Dirección del
Trabajo
Gobierno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía 1230
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E57337 (384) 2022
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Reitera doctrina.
MATERIA:
Sistema de registro y control de asistencia electrónico.
RESUMEN:
sistema informático denominado “SAP
Suceccesses Factors", consultado por la empresa
Lotería de Concepción S.A., no se ajusta a lo
dispuesto en el Dictamen N°2927/58 de 28.12.2021,
por lo que no se autoriza su utilización en el ámbito de
la relación laboral.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 30.06.2022 de Jefa Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2) Presentación de 22.03.2022
de la empresa
Lotería de Concepción S.A.
SANTIAGO, 20 JUL 2022
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A :
LOTERÍA DE CONCEPCIÓN S.A.
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha informado a este
Servicio que su representada ha implementado el sistema informático denominado
SAP Suceccesses Factors desde el mes de enero del presente año.
Añade que el señalado sistema tendría por finalidad que los trabajadores
puedan solicitar días de vacaciones y, a su vez, que el requerimiento pueda ser
autorizado o rechazado en línea por las respectivas jefaturas, información que el
dependiente recibiría en su correo.
Finalmente, requiere que se le indique si se estima ajustado a Derecho
“...el registro de las vacaciones que hace el trabajador desde un equipo asignado
con una dirección y clave personal y la autorización respectiva que hace la jefatura
también con un equipo asignado y clave personal'.
Aclarado lo anterior, es necesario indicar que los procedimientos relativos
a la solicitud y otorgamiento de feriado pueden plasmarse en documentación de
papel o electrónica.
Ahora bien, si un empleador opta por utilizar medios electrónicos debe
estarse a lo señalado en el Dictamen N°2927/58 de 28.12.2021, el cual en su
N°3.5, señala:
"Firmas electrónicas. Cuando los trabajadores deban firmar
electrónicamente algún documento o solicitud creado por el mismo sistema de
registro y control de asistencia, por ejemplo, una solicitud de feriado o permiso,
podrán hacerlo a través de firma electrónica simple, es decir, claves o password,
biometría, etc."
Luego, el N°3.7 del mismo informe, dispone:
"Reglamento interno. Todas las reglas, procedimientos, plazos, y normas
relativas a la utilización y cuidado de los sistemas y sus componentes, entre otras
regulaciones, a que se encuentren afectos los trabajadores deberán ser
incorporadas en los respectivos reglamentos internos de orden, higiene y
seguridad de las empresas. En el caso de aquellas empleadoras que no están
afectas a dicha obligación, las normas señaladas deberán constar en los contratos
individuales de trabajo o sus anexos.
Esta obligación rige, en iguales términos, para los procedimientos de
cambios de clave, modificaciones de correos electrónicos, solicitudes de feriado,
cuidado y uso de dispositivos, etc."
De este modo, los procedimientos o procesos internos relativos a la
solicitud y otorgamiento de feriado deben ser abordados de acuerdo con la
normativa contenida en el citado Dictamen N°2927/58 de 28.12.2021 que regula
los sistemas de registro y control de asistencia informáticos, el cual en su N°4
establece las condiciones de certificación por parte de un tercero independiente y
luego su autorización de uso.
Finalmente, en el N°5 del pronunciamiento de marras, se indican las
formalidades de presentación de antecedentes ante este Servicio.
Ahora bien, precisado lo anterior, es dable indicar que el procedimiento
consultado por la recurrente no se ajusta a Derecho en cuanto se trata de un
conjunto de pasos aislados, los cuales no se encuentran insertos en un sistema de
registro y control de asistencia debidamente certificado y, posteriormente,
autorizado por esta Dirección.
En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la
jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con
informar a usted que el sistema informático denominado “SAP Suceccesses
Factors”, consultado por la empresa Lotería de Concepción S.A., no se ajusta a lo
dispuesto en el Dictamen N°2927/58 de 28.12.2021, por lo que no se autoriza su
utilización en el ámbito de la relación laboral.
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
Saluda a Ud.,
20 JUL 2022
OFICINA DE PARTES
NATALIA POZO SANHUEZA
JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico
Partes
Trabajo
Gobierno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía 1230
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E57337 (384) 2022
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Reitera doctrina.
MATERIA:
Sistema de registro y control de asistencia electrónico.
RESUMEN:
sistema informático denominado “SAP
Suceccesses Factors", consultado por la empresa
Lotería de Concepción S.A., no se ajusta a lo
dispuesto en el Dictamen N°2927/58 de 28.12.2021,
por lo que no se autoriza su utilización en el ámbito de
la relación laboral.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 30.06.2022 de Jefa Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2) Presentación de 22.03.2022
de la empresa
Lotería de Concepción S.A.
SANTIAGO, 20 JUL 2022
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A :
LOTERÍA DE CONCEPCIÓN S.A.
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha informado a este
Servicio que su representada ha implementado el sistema informático denominado
SAP Suceccesses Factors desde el mes de enero del presente año.
Añade que el señalado sistema tendría por finalidad que los trabajadores
puedan solicitar días de vacaciones y, a su vez, que el requerimiento pueda ser
autorizado o rechazado en línea por las respectivas jefaturas, información que el
dependiente recibiría en su correo.
Finalmente, requiere que se le indique si se estima ajustado a Derecho
“...el registro de las vacaciones que hace el trabajador desde un equipo asignado
con una dirección y clave personal y la autorización respectiva que hace la jefatura
también con un equipo asignado y clave personal'.
Aclarado lo anterior, es necesario indicar que los procedimientos relativos
a la solicitud y otorgamiento de feriado pueden plasmarse en documentación de
papel o electrónica.
Ahora bien, si un empleador opta por utilizar medios electrónicos debe
estarse a lo señalado en el Dictamen N°2927/58 de 28.12.2021, el cual en su
N°3.5, señala:
"Firmas electrónicas. Cuando los trabajadores deban firmar
electrónicamente algún documento o solicitud creado por el mismo sistema de
registro y control de asistencia, por ejemplo, una solicitud de feriado o permiso,
podrán hacerlo a través de firma electrónica simple, es decir, claves o password,
biometría, etc."
Luego, el N°3.7 del mismo informe, dispone:
"Reglamento interno. Todas las reglas, procedimientos, plazos, y normas
relativas a la utilización y cuidado de los sistemas y sus componentes, entre otras
regulaciones, a que se encuentren afectos los trabajadores deberán ser
incorporadas en los respectivos reglamentos internos de orden, higiene y
seguridad de las empresas. En el caso de aquellas empleadoras que no están
afectas a dicha obligación, las normas señaladas deberán constar en los contratos
individuales de trabajo o sus anexos.
Esta obligación rige, en iguales términos, para los procedimientos de
cambios de clave, modificaciones de correos electrónicos, solicitudes de feriado,
cuidado y uso de dispositivos, etc."
De este modo, los procedimientos o procesos internos relativos a la
solicitud y otorgamiento de feriado deben ser abordados de acuerdo con la
normativa contenida en el citado Dictamen N°2927/58 de 28.12.2021 que regula
los sistemas de registro y control de asistencia informáticos, el cual en su N°4
establece las condiciones de certificación por parte de un tercero independiente y
luego su autorización de uso.
Finalmente, en el N°5 del pronunciamiento de marras, se indican las
formalidades de presentación de antecedentes ante este Servicio.
Ahora bien, precisado lo anterior, es dable indicar que el procedimiento
consultado por la recurrente no se ajusta a Derecho en cuanto se trata de un
conjunto de pasos aislados, los cuales no se encuentran insertos en un sistema de
registro y control de asistencia debidamente certificado y, posteriormente,
autorizado por esta Dirección.
En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la
jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con
informar a usted que el sistema informático denominado “SAP Suceccesses
Factors”, consultado por la empresa Lotería de Concepción S.A., no se ajusta a lo
dispuesto en el Dictamen N°2927/58 de 28.12.2021, por lo que no se autoriza su
utilización en el ámbito de la relación laboral.
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
Saluda a Ud.,
20 JUL 2022
OFICINA DE PARTES
NATALIA POZO SANHUEZA
JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico
Partes