ORD. N°1262

Dirección del
Trabajo
Gobierno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales 49753.1672.2020 1262
ORDINARIO N°
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina
MATERIA:
Documentación laboral en formato digital y uso de
firma electrónica.
RESUMEN:
El sistema de digitalización de documentación
laboral y empleo de firma electrónica que propone
y describe la empresa Selyt SpA, se encuentra
conforme a la normativa vigente, sin perjuicio de la
fiscalización en terreno que practique este Servicio.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones Jefa Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios
Laborales, de 16.03.2021 y 13.04.2021.
2) Presentación de Selyt SpA, de 13.10.2020.
1 6 ABR 2021
SANTIAGO,
DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
A: SELYT SpA
camila.vargas@nred.cl
Mediante presentación del antecedente, se solicita un
pronunciamiento de esta Dirección sobre la legalidad de la plataforma electrónica
que propone y describe, destinada a guardar documentación laboral en formato
digital, incluida la suscripción de firma electrónica para contratos de trabajo, anexos
a los mismos, reglamentos internos de orden higiene y seguridad, registros de
vacaciones, liquidaciones de remuneraciones, pactos de horas extraordinarias,
certificados de antigüedad y anexos de comisiones.
Al respecto, cúmpleme manifestar lo siguiente:
Este Servicio por Dictamen Nº 0789/15, de 16.02.2015, ha
establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son
copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos
importa que el sistema completo no se ajusta a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información
vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema
de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto,
desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a
partir del RUT del empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer
conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las
labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin
impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento,
o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Esta medida debe entenderse
en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso
del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra
b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los
antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de
la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso
señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar
de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral y su
certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde,
dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba
producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la
sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales
mediante firma electrónica.
Asimismo, resulta necesario destacar que la jurisprudencia
administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890,
de 17.12.2013, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los
dependientes que utilicen la plataforma:
l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su
documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada,
firmada y remitida de manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben
consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo
electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su
documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no
acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada
en soporte de papel.

Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos - al mismo
tiempo - de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación
laboral electrónica allí almacenada.
Establecido lo anterior, debe señalarse que conforme a la
información tecnológica proporcionada en su presentación por la empresa
recurrente, la plataforma examinada da cumplimiento a las exigencias indicadas en
el cuerpo del presente informe.
Finalmente, resulta pertinente considerar lo señalado por este
Servicio mediante Ord. N°5463 de 25.11.2019, que concluyó que “El sistema de
generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, descrito en la
presentación de la empresa BUK SPA, se ajustaría a las condiciones mínimas de
funcionamiento exigidas por el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que no
existirían inconvenientes jurídicos para su utilización, sin perjuicio de las facultades
de fiscalización de este Servicio en la materia”, atendiendo que es el mismo sistema
que el recurrente implementaría en la empresa y que se encuentra autorizado
mediante el Ordinario citado precedentemente.
En consecuencia, sobre la base de la normativa y
consideraciones precedentes, cúmpleme manifestar que la plataforma electrónica
para gestionar documentación laboral e implementar firma electrónica que propone
y describe Selyt SpA, se encuentra conforme a la normativa vigente, sin perjuicio de
la fiscalización que en terreno practique este Servicio del señalado sistema.
Saluda atentamente a Ud.,
16 ABR 2021 JUAN DAVIDTERRAZAS PONCE JEFE
OFICINA DE PARTES VABOGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURIDICO Y FISCAL
BP/RGR/rgr
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