ORD. N°126

Dirección del
Trabajo
Goblerno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E254399 (1620) 2022 126
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
La información acompañada por el Grupo de Empresas
ISS no acredita que el sistema de generación, gestión
y firma de documentación laboral electrónica provisto
por la Empresa Nacional de Certificación Electrónica S
A. (E-Certchile), de cuenta del cumplimiento de las
exigencias vigentes sobre la materia, por lo que no se
autoriza su utilización en el contexto de las relaciones
laborales.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 18.01.2023 de Jefa (S) de Unidad
de Pronunciamientos, Innovación y Estudios
Laborales.
2) Presentación de 15.11.2022 de
Contreras S., en representación de Grupo de
Empresas ISS.
SANTIAGO, 24 ENE 2023
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
A : SRA.
GRUPO DE EMPRESAS ISS
Mediante su presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio a fin de determinar si el sistema que presenta,
destinado a la generación, firma y gestión de la documentación derivada de las
relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la normativa vigente
sobre la materia.
A mayor abundamiento, indica que la solución sería provista por la Empresa
Nacional de Certificación Electrónica S A. (E-Certchile).

Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia
administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, además, las siguientes
exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen las
plataformas:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral
electrónica allí almacenada.
Aclarado lo anterior, cabe precisar que, analizados los antecedentes
acompañados la empresa recurrente no presenta información que permita tener por
acreditado el cumplimiento de las exigencias señaladas, tales como; el envío
automático de la documentación por un correo personal o el acceso de funcionarios
de esta Dirección, dado que la presentación se refiere sólo a la firma electrónica y
no a una solución integral como establece el citado Dictamen N°0789/15.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que la información
acompañada por el Grupo de Empresas ISS no acredita que el sistema de
generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica provisto por la
Empresa Nacional de Certificación Electrónica S A. (E-Certchile), de cuenta del
cumplimiento de las exigencias vigentes sobre la materia, por lo que no se autoriza
su utilización en el contexto de las relaciones laborales.
Saluda a Ud.,
DEL TR
2 4 ENE 2023 B
NATALIA POZOSANHUÉZA JEFE AJO
OFICINA DE PARTES ABOGADA ☆ ☆
JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
aoe
CGD/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;