ORD. N°1297

Trabajo Dirección del
Gobiemo de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E29960 (375) 2021
E41600 (509) 2021 1297
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
El sistema de gestión de documentación laboral
electrónica consultado por la empresa HMC Soluciones
Digitales S.p.A., no se ajusta a las condiciones
mínimas de funcionamiento exigidas por el Dictamen
N°0789/15, de 16.02.2015, por lo que no se autoriza su
utilización en el contexto de las relaciones laborales.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 16.04.2021 de Jefa Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2) Presentaciones de 16.03.2021 y 08.04.2021 de Sr.
Cristián Rubio Rodríguez, en representación de
empresa HMC Soluciones Digitales S.p.A.
SANTIAGO, 26 ABR 2021
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SR.
CRISTIÁN RUBIO RODRÍGUEZ
HMC SOLUCIONES DIGITALES S.P.A.
AVENIDA MANQUEHUE SUR N°520, OFICINA 205
LAS CONDES
Mediante presentaciones del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que
presenta se ajusta a la normativa vigente sobre la materia.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea debido a su fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado las siguientes exigencias de operación
relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral
electrónica allí almacenada.

Aclarado lo anterior, es del caso señalar que la documentación acompañada
no da cuenta del cumplimiento de las exigencias indicadas en los párrafos que
anteceden, condiciones requeridas por la jurisprudencia administrativa de esta
Dirección para la validez de las plataformas de que se trata.
A mayor abundamiento, por ejemplo, no se indica si la solución dispone de
un motor de correos para el envío automático de los documentos a los trabajadores,
ni se pronuncia expresamente respecto del acceso de fiscalización de la plataforma.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de gestión
de documentación laboral electrónica consultado por la empresa HMC Soluciones
Digitales S.p.A., no se ajusta a las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas
por el Dictamen N°0789/15, de 16.02.2015, por lo que no se autoriza su utilización
en el contexto de las relaciones laborales.
Saluda a Ud.,
ION DEL
JEFE BAJO
JUAN DAVID TERRAZAS PONCE
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;