N° 1341 de 2016

DEPARTAMENTO JURIDICO

K1251 (359) 2016

ORD.: 1341 /

MAT.: Documentación laboral; Gestión y firma por medios electrónicos; Suscripción electrónica de finiquitos;

RORD.:Atiende presentación de Sr. [nombre reservado], en representación de Banco Scotiabank S.A., sobre documentación laboral electrónica.

ANT.:Presentación de 03.02.2016, de Sr. [nombre reservado], en representación de Banco Scotiabank S.A.

SANTIAGO, 08.03.2016

DE:JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A:SR. [nombre reservado]

BANCO SCOTIABANK S.A.

[domicilio reservado]

SANTIAGO/

Mediante su presentación del antecedente, solicita un pronunciamiento respecto de la posibilidad de implementar un sistema de firma electrónica a su documentación laboral. Asimismo, aunque la citada presentación no lo indica expresamente, es dable colegir que la plataforma propuesta incluirá un sistema de generación, firma, gestión y notificación de la misma documentación.

Al respecto, cúmpleme informar a usted lo siguiente:

1.- Con relación a su primera consulta, enfocada particularmente a la firma de los documentos, es del caso hacer presente que esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. N°4826, de 05.11.2012, que la documentación que emana de las relaciones laborales individuales tiene el carácter de instrumento privado.

Sobre el particular, es dable precisar que si bien el instrumento privado no goza de una definición explícita en nuestra legislación, puede conceptualizárselos por exclusión -atendiendo a sus características- como todo documento o escrito que da cuenta de un acto o contrato y que no reviste las particularidades de un instrumento público.

En tal orden de ideas, es necesario señalar que el artículo 4º de laLey Nº 19.799,sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de Dicha Firma, prescribe:

"Los documentos electrónicos que tengan la calidad de instrumento público, deberán suscribirse mediante firma electrónica avanzada."

Del texto transcrito puede colegirse -a contrario sensu-, que aquellos documentos que no tengan la calidad de instrumento público no requieren de firma avanzada para su validez.

De tal manera, la naturaleza jurídica de los documentos a suscribir no requiere la intervención de un ministro de fe, ni de otra institución para su validez.

Por tales razones, en aquellos casos en que sea requerida la firma del trabajador o de ambas partes, bastará para la validez del instrumento una firma electrónica simple, cuyas características se ajusten a lo dispuesto en el artículo 2º letra f) de la ley N°19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma, cuyo texto es el siguiente:

"Para los efectos de esta ley se entenderá por:…

…f) Firma electrónica: cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor;"

Precisado lo anterior, es dable indicar que si bien para suscribir la documentación electrónica que emana de las relaciones laborales basta utilizar firma electrónica simple, no existe inconveniente para que -tal como se desprende de su presentación-, se emplee firma electrónica avanzada con certificados digitales.

2.- Ahora bien, en cuanto al software de generación y administración de los documentos laborales, es necesario hacer presente que ella explica en detalle el proceso de firma documental así como las medidas de seguridad del sistema.

No obstante ello, la presentación no indica que el software dé cumplimiento a los requisitos vigentes para la validación de ese tipo de soluciones, contenidos, entre otros, en dictamen N°789/015, de 16.02.2015, por lo que su utilización no se ajustará a Derecho.

En el mismo orden de ideas, es necesario puntualizar que no existe impedimento normativo en la actualidad para que los empleadores administren autónomamente las firmas, claves o password de los trabajadores, a través de los cuales estos últimos manifestarán su voluntad en los respectivos instrumentos.

No obstante ello, cabe precisar que por razones de seguridad de la información y transparencia en el manejo de la misma, esta Dirección no estima conveniente que los empleadores generen y administren las firmas, claves o password de la documentación electrónica que emane de las relaciones laborales, resultando recomendable que tal función sea entregada a un tercero independiente que garantice la fidelidad y disponibilidad de la información y la transparencia en su utilización.

Saluda a Ud.,

JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

LBP/RCG

Distribución:

Jurídico

Partes

Control

documentación laboral, gestión y firma por medios electrónicos, suscripción electrónica finiquitos,