ORD. N°134

Direcciandel
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales E52025 (1725) 2020 134
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Juuidico Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
No existen inconvenientes jurídicos para que la
Fundación de Beneficencia Hogar de Cristo y sus
Filiales, utilicen el sistema de generación, gestión y
firma de documentación laboral electrónica provisto por
la empresa Acepta.com.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 26.10.2020 y 29.12.2020, de Jefa
Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios
Laborales.
2) Presentación de 08.10.2020 de
en representación de
Fundacion de Beneficencia Hogar de Cristo y sus
Filiales.
SANTIAGO, 14 ENE 2021
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
A : SRA.
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que
presenta, la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación
derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la
normativa vigente sobre la materia.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890 de 17.12.2013,
las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que
utilicen la plataforma:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral
electrónica allí almacenada.

Aclarado lo anterior, es del caso hacer presente que el proveedor consultado
-Acepta.com- mantiene una solución de documentación laboral digital autorizada por
este Servicio precisamente a través del citado dictamen N°0789/015 de 16.02.2015,
por lo que, en la medida que sea dicha plataforma la que se implemente, no existen
inconvenientes jurídicos para su utilización.
Finalmente, y sin perjuicio de lo señalado, debemos indicar que, si bien el
procedimiento de acceso a la plataforma indicado en su presentación se ajusta a
Derecho, tal acceso no puede reemplazar la medida básica de publicidad consistente
en el envío automático del documento al correo electrónico personal que el
trabajador haya previsto para este fin, vale decir, cumpliéndose con esta medida, no
habrá inconvenientes para que, además, los empleadores dispongan los
antecedentes en intranets o páginas web de terceros.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que no existen
inconvenientes jurídicos para que la Fundación de Beneficencia Hogar de Cristo y
sus Filiales, utilicen el sistema de generación, gestión y firma de documentación
laboral electrónica provisto por la empresa Acepta.com. Lo cual debe entenderse sin
perjuicio de las observaciones que esta Dirección pueda realizar en uso de sus
facultades de fiscalización.
Saluda a Ud.,
DEL
JUAN DAVID TERRAZAS PONCE JEFE
ABOGADO
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
UBP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;