ORD. N°1390

Direcciôn del Trabajo
Gobierno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E116242 (742) 2022 1390
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
La aplicación denominada "Prevn", destinada a la
generación, firma y gestión de documentación laboral
electrónica, no se ajusta a las exigencias vigentes
contenidas en el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015,
por lo que no se autoriza su utilización en el contexto
de las relaciones laborales.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 12.08.2022, de Jefa Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2) Presentación de 31.05.2022 de Sr.
SANTIAGO, 1 6 AGO 2022
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
A : SR.
VALDIVIA
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que
presenta, denominada "Prevn", la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar
la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios
electrónicos, se ajusta a la normativa vigente sobre la materia.
A mayor abundamiento, indica su presentación que la solución,
principalmente, sería utilizada, entre otras, para las siguientes finalidades:
confeccionar y firmar contratos y anexos de trabajo, realizar inspecciones
geolocalizadas, formularios, auditorías y otros documentos, en el contexto de la
seguridad y salud ocupacional, así como la asignación de personal a tareas
pendientes o la entrega equipos de protección personal, etc.
Aclarado lo anterior, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través
del Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación
de las plataformas de creación, firma, gestión y notificación de la documentación
laboral electrónica, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado las siguientes exigencias de operación
relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral
electrónica allí almacenada.
Ahora bien, analizada la documentación acompañada a su presentación, es
dable efectuar las siguientes observaciones a la solución consultada:

1-. No se acredita el cumplimiento de todas las condiciones mínimas exigidas para
la operación de los sistemas generación, firma y gestión de documentación laboral
electrónica, por ejemplo, no se explica el envío automático de los antecedentes a los
correos privados de los trabajadores.
2-. Respecto de la geolocalización de los trabajadores como mecanismo de control
laboral debe estarse a lo señalado, entre otros, en el Dictamen N°2927/58 de
28.12.2021 que regula los sistemas de registro de asistencia digitales.
En efecto, la presentación no explica o detalla la incidencia de dicho medio
de control respecto de los dependientes, materia que se estima sumamente
relevante.
3-. Acerca de la “asignación de personal a tareas pendientes”, es necesario prevenir
que, de acuerdo con lo prescrito en el citado Dictamen N°2927/58, la organización
de las jornadas, turnos y tareas que incidan en el cálculo de las horas trabajadas en
el día o semana, deben derivar de sistemas que se ajusten a precisamente a dicho
pronunciamiento, condiciones de las cuales el software "Prevn" carece. De este
modo, no hay información que permita determinar a qué se refiere la presentación.
Finalmente, es necesario indicar que a la documentación que se ha tenido a
la vista para la confección del presente informe, se ha acompañado un antecedente
denominado "Poder simple" el cual, al omitir la individualización del mandante,
carece de valor e impide, al mismo tiempo, determinar a quien representa el
solicitante.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que la aplicación
denominada "Prevn", destinada a la generación, firma y gestión de documentación
laboral electrónica, no se ajusta a las exigencias vigentes contenidas en el Dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de
las relaciones laborales.
Saluda a Ud.,
16 AGO 2022 JEFE
OFICINA DE PARTES
NATALIAPOZO SANHUEZA
ABOGADA
JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;