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ORD. N°1398
Documentación laboral electrónica;
Dictámenes concordantes
- dictamen 155/4, 11.01.2016
- dictamen 789/15, 16.02.2015
- ordinario 1398, 04.05.2021
Texto
Dirección del Trabajo
Gobierno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E31622 (413) 2021
1398
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
El sistema de gestión de documentación laboral
electrónica consultado por la empresa Ancora Group
S.p.A., no se ajusta a las condiciones mínimas de
funcionamiento exigidas por el Dictamen N°0789/15,
de 16.02.2015, por lo que no se autoriza su utilización
en el contexto de las relaciones laborales.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 23.04.2021 de Jefa Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2) Presentaciones de 19.03.2021 de Sr. Andrés
Poniachik Pollak, en representación de empresa
Ancora Group S.p.A.
SANTIAGO, 04 MAY 2021
DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SR.
ANDRÉS PONIACHIK POLLAK
ANCORA GROUP S.P.A.
HUÉRFANOS N°863, OFICINA 519
SANTIAGO
Mediante presentaciones del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, acerca de las siguientes consultas:
1-. Determinar si la solución tecnológica que presenta se ajusta a la normativa
vigente sobre plataformas de creación, firma y gestión de documentación laboral a
través de medios electrónicos.
2-. Posibilidad de digitalizar y custodiar los documentos que emanan de la relación
laboral.
Precisado lo anterior, cúmpleme informar a usted lo siguiente:
1-. En cuanto a su primera consulta, cabe señalar que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
las plataformas de creación, firma y gestión de documentación laboral a través de
medios electrónicos, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea debido a su fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado las siguientes exigencias de operación
relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral
electrónica allí almacenada.
Aclarado lo anterior, es del caso señalar que la documentación acompañada
no da cuenta ni explican el cumplimiento explícito de las exigencias indicadas en los
párrafos que anteceden, condiciones requeridas por la jurisprudencia administrativa
de esta Dirección para la validez de las plataformas de que se trata.
2-. En cuanto a su segunda consulta, es decir, respecto de la posibilidad de digitalizar
y custodiar los documentos que emanan de la relación laboral, debemos indicar que
esta Dirección se ha pronunciado sobre la materia, entre otros, mediante Dictamen
N°0155.004 de 11.01.2016, el cual reconoce la posibilidad de digitalizar los
antecedentes en formato de papel y, luego, conservar copias de ellos en soporte
digital.
Sin embargo, la presentación que nos ocupa tampoco aborda los
procedimientos de digitalización, los estándares de seguridad de la custodia, la
robustez de las firmas electrónicas, etc., lo que, evidentemente, impide a esta
Dirección emitir el pronunciamiento solicitado.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que, atendida la falta de
información y documentación técnica que respalde las soluciones técnicas
presentadas por la empresa Ancora Group S.p.A., este Servicio no puede emitir el
pronunciamiento solicitado. Lo señalado no obsta a que la consulta pueda ser
realizada nuevamente acompañando la documentación necesaria.
Saluda a Ud.,
CION DEL
JEFE
JUAN DAVIDTERRAZAS PONCE
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTÓ JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBB/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;
Gobierno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E31622 (413) 2021
1398
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
El sistema de gestión de documentación laboral
electrónica consultado por la empresa Ancora Group
S.p.A., no se ajusta a las condiciones mínimas de
funcionamiento exigidas por el Dictamen N°0789/15,
de 16.02.2015, por lo que no se autoriza su utilización
en el contexto de las relaciones laborales.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 23.04.2021 de Jefa Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2) Presentaciones de 19.03.2021 de Sr. Andrés
Poniachik Pollak, en representación de empresa
Ancora Group S.p.A.
SANTIAGO, 04 MAY 2021
DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SR.
ANDRÉS PONIACHIK POLLAK
ANCORA GROUP S.P.A.
HUÉRFANOS N°863, OFICINA 519
SANTIAGO
Mediante presentaciones del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, acerca de las siguientes consultas:
1-. Determinar si la solución tecnológica que presenta se ajusta a la normativa
vigente sobre plataformas de creación, firma y gestión de documentación laboral a
través de medios electrónicos.
2-. Posibilidad de digitalizar y custodiar los documentos que emanan de la relación
laboral.
Precisado lo anterior, cúmpleme informar a usted lo siguiente:
1-. En cuanto a su primera consulta, cabe señalar que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
las plataformas de creación, firma y gestión de documentación laboral a través de
medios electrónicos, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea debido a su fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado las siguientes exigencias de operación
relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral
electrónica allí almacenada.
Aclarado lo anterior, es del caso señalar que la documentación acompañada
no da cuenta ni explican el cumplimiento explícito de las exigencias indicadas en los
párrafos que anteceden, condiciones requeridas por la jurisprudencia administrativa
de esta Dirección para la validez de las plataformas de que se trata.
2-. En cuanto a su segunda consulta, es decir, respecto de la posibilidad de digitalizar
y custodiar los documentos que emanan de la relación laboral, debemos indicar que
esta Dirección se ha pronunciado sobre la materia, entre otros, mediante Dictamen
N°0155.004 de 11.01.2016, el cual reconoce la posibilidad de digitalizar los
antecedentes en formato de papel y, luego, conservar copias de ellos en soporte
digital.
Sin embargo, la presentación que nos ocupa tampoco aborda los
procedimientos de digitalización, los estándares de seguridad de la custodia, la
robustez de las firmas electrónicas, etc., lo que, evidentemente, impide a esta
Dirección emitir el pronunciamiento solicitado.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que, atendida la falta de
información y documentación técnica que respalde las soluciones técnicas
presentadas por la empresa Ancora Group S.p.A., este Servicio no puede emitir el
pronunciamiento solicitado. Lo señalado no obsta a que la consulta pueda ser
realizada nuevamente acompañando la documentación necesaria.
Saluda a Ud.,
CION DEL
JEFE
JUAN DAVIDTERRAZAS PONCE
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTÓ JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBB/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;