ORD. N°1400

Trabajo Direccion del
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales E3596 (197) 2020 1400
ORDINARIO N°:
dice ACTUACIÓN: Aplica doctrina.
MATERIA: Documentación laboral electrónica.
RESUMEN: El sistema de generación, gestión y firma de
documentación laboral electrónica consultado por la
empresa Rubrika S.A., no da cumplimiento a las condiciones
mínimas de funcionamiento exigidas por este Servicio.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 26.03.2020 de Jefa Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2)Presentación de 16.01.2020 de Sr. Benedicto Guerrero
Núñez, en representación de empresa Rubrika S.A.
SANTIAGO, 08 ABR 2020
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
A : SR.
BENEDICTO GUERRERO NÚÑEZ
RUBRIKA S.A.
AGUSTINAS N°611, OFICINA 52
SANTIAGO
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento
de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que presenta, la cual permitiría
generar, firmar, gestionar y notificar la documentación derivada de las relaciones laborales
a través de medios electrónicos, se ajusta a la normativa vigente sobre la materia.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas,
los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de
ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde
la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento
electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la
Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo
empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación
electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha,
volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha
medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta
busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su
parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los
antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la
información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente
desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de
firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica
del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación
del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de
esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890 de 17.12.2013, las siguientes
exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada
de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera
electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal
medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito
impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De
este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral
deberá ser entregada en soporte de papel.
ll-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el
documento por correo electrónico al e-mail particular que previamenté el trabajador haya
indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no
resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran
impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativoya su
documentación laboral electrónica allí almacenada.
Aclarado lo anterior, es del caso señalar que la documentación acompañada por la
recurrente no da cuenta claramente del cumplimiento de todos los requisitos señalados en
el cuerpo del presente informe, por ejemplo, no indica si el sistema cuenta con un motor de
correos electrónicos, ni si emplea cuentas de e-mail particulares de los dependientes.
Sin perjuicio de lo señalado en el párrafo anterior, es del caso hacer presente que
el procedimiento de enrolamiento y de firma de documentos detallado en la presentación, si
se ajusta a la normativa vigente sobre la materia.
Finalmente, en cuanto al flujo de emisión y firma de los documentos,
particularmente respecto de los finiquitos laborales, la presentación no señala con claridad:
la manera en que los empleadores estamparán su rúbrica, es decir, si lo harán con firma
electrónica avanzada, para no concurrir al oficio del respectivo notario o, por el contrario,
utilizarán firma electrónica simple, lo cual los obligaría a asistir físicamente a dicha oficina.

En consecuencia, sobre la basede la jurisprudencia administrativa invocada y
consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de generación,
gestión y firma de documentación laboral electrónica, presentado por la empresa Rubrika
S.A., no se ajusta a las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por el dictamen
N°0789/15, de 16.02.2015, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de las
relaciones laborales.
Saluda a Ud.,
Jneo ON DEL
SONIA MENASOTO
ABOGADO JEFE
JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCA
DIRECCIÓN DEL TRABAJO JURI
BP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;