ORD. N°1417

Jurndhco
Trabajo Direcciön del
Gobierno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales E35427 (442) 2021 1417
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
El mecanismo de generación, gestión y firma de
documentación laboral electrónica, consultado por la
empresa Apiux Tecnología S.p.A., no se ajusta a las
condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por
esta Dirección, por lo que no se autoriza su utilización
en el contexto de las relaciones laborales.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 22.04.2021 de Jefa de Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales .
2) Presentación de 25.03.2021 de Sra. Dania Catalán
Sagredo, en representación de empresa Apiux
Tecnología S.p.A.
SANTIAGO, 0 7 MAY 2021
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SR.
DANIA CATALÁN SAGREDO
APIUX TECNOLOGÍA S.P.A.
MONSEÑOR NUNCIO SÓTERO SÁNZ N°161, OFICINA 601
PROVIDENCIA
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el mecanismo que presenta,
destinado a la generación, firma y gestión de la documentación derivada de las
relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la normativa vigente
sobre la materia.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia
administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, además, las siguientes
exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen las
plataformas:
l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
ll-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo

tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral
electrónica allí almacenada.
Ahora bien, de acuerdo con la documentación acompañada, para la creación
y rúbrica digital de la documentación laboral la recurrente utilizaría el producto
Docusign de Adobe. A su vez, para el almacenamiento de la documentación sería
realizado a través del producto Google Drive, es decir, la custodia emplearía una
solución basada en la nube.
Aclarado lo anterior, es del caso señalar que el Dictamen N°0789/15 de
16.02.2015, regula las condiciones mínimas de operación de las plataformas de
creación, firma y gestión de documentación laboral electrónica, las cuales requieren
de una solución integral lo cual, por cierto, no obsta a la utilización de soluciones
cloud para el almacenamiento de los antecedentes.
Sin embargo, como ya ha señalado este Servicio, entre otros mediante Ord.
N°181 de 18.01.2021, el sistema docusign de Adobe no acredita contar con un motor
de correos electrónicos para el envío automático de las comunicaciones,
incumpliendo un requisito esencial del citado Dictamen N°0789/15.
Finalmente, es dable precisar que, a diferencia de lo señalado en su
presentación, el borrador del documento para ser firmado por el trabajador también
debe siempre ser enviado a su cuenta de correo electrónico particular, sin perjuicio
de lo cual no existe inconveniente para que, además, se envíe copia a su cuenta
corporativa.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el mecanismo de
generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, compuesto por
diferentes productos comerciales, consultado por la empresa Apiux Tecnología
S.p.A., no se ajusta a las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por el
Dictamen N°0789/15, de 16.02.2015, por lo que no se autoriza su utilización en el
contexto de las relaciones laborales.
Saluda a Ud.,
CION DEL
JEJUAN DAVID TERRAZAS PONCE
ABOGADO
JEFEDEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;