N° 1434 de 2020

Gobiernode Chile

Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales E6875 (290) 2020 1434

ORDINARIO N°:

ACTUACIÓN: Aplica doctrina. widico

MATERIA: Documentación laboral electrónica.

RESUMEN: El sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica consultado por la empresa Plug In Tech S.p.A., denominado “Firmatec”, se ajusta a las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por el dictamen N°0789/15, de 16.02.2015, por lo que no existen inconvenientes jurídicos para su utilización.

Lo que no obsta a las facultades de fiscalización que corresponden a este Servicio.

ANTECEDENTES:

1) Instrucciones de 26.03.2020 de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.

2) Presentación de 28.01.2020 de Sr. [nombre reservado], en representación de empresa Plug In Tech S.p.A.

SANTIAGO, DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

A : SR. 15 ABR 2020

[nombre reservado]

PLUG IN TECH S.P.A.

[domicilio reservado], PARQUE EJÉRCITO

CONCEPCIÓN

Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que presenta, denominada “Firmatec”, la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la normativa vigente sobre la materia. Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a), precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica. Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890 de 17.12.2013, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma: I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de:la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Respecto de esta exigencia es: preciso indicar que, tal como señala el citado dictamen, el cumplimiento de la obligación de envío de la documentación sólo se entenderá satisfecho utilizando el correo electrónico particular de los dependientes, lo cual no obsta a que, como indica su presentación, además, se comunique la información al teléfono celular del trabajador. Aclarada la prevención anterior, es del caso señalar que, de acuerdo con la documentación acompañada e información proporcionada por la recurrente, la plataforma informe. en examen daría cumplimiento a todas las exigencias indicadas en el cuerpo del presente

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, denominado “Firmatec”, presentado por la empresa Plug In Tech S.p.A., se ajusta a las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por el dictamen N°0789/15, de 16.02.2015, por lo que no existen inconvenientes jurídicos para su utilización. Lo que no obsta a las facultades de fiscalización que corresponden a este Servicio.

Saluda a Ud., DEL SONIA MENA SOTO

ABOGADO JEFE

JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICOXFISCA

DIRECCIÓN DEL TRABAJO JURI

BP/RCG

Distribución:

Jurídico;

Partes;