ORD. N°1492

Traba
Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales 1492
E 108902 (674) (2022)
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
El sistema de generación, gestión y firma de
documentación laboral electrónica denominada
plataforma Buk Spa., se ajusta a las condiciones
mínimas de funcionamiento exigidas por el Dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que no existen
inconvenientes jurídicos para su utilización. Lo que no
obsta a las facultades de fiscalización que
corresponden a este Servicio.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 01.08.2022 de Jefa de
Departamento Jurídico y Fiscal (s).
2) Respuesta a correo electrónico aportando
antecedentes de 14.07.2022.
3) Correo electrónico solicitando información de
22.06.2022.
4) Instrucciones de 01.06.2022 de Jefa de Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios
Laborales.
5) Presentación de 23.05.2022, de doña
en representación de Matriz
Ideas.S.A.
SANTIAGO, 30 AGO 2022
DE: JEFA DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL (S)
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A: DOÑA
MATRIZ IDEAS S.A
SANTIAGO
Mediante presentación del Ant.5), usted ha solicitado un pronunciamiento de
este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que presenta, la cual
permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación derivada de las

relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la normativa vigente
sobre la materia.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a
la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea
en cuanto a fechas, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o
limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la
letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación
sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la
conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para
el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través
de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza
jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado en Ord.N°4890 de 17.12.2013, además, las
siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la
plataforma:
l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en
tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un
requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la
relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío,
su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente
el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador
haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda
vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los
dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de
correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.
Establecido lo anterior, debe señalarse que, conforme a la información
tecnológica proporcionada en su presentación, la plataforma examinada da
cumplimiento a las exigencias indicadas en el cuerpo del presente informe.
Finalmente, resulta pertinente considerar lo señalado por este Servicio
mediante Ord. N°5463 de 25.11.2019, el cual concluyó que “El sistema de generación,
gestión y firma de documentación laboral electrónica, descrito en la presentación de
la empresa BUK SPA, se ajustaría a las condiciones mínimas de funcionamiento
exigidas por el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que no existirían
inconvenientes jurídicos para su utilización, sin perjuicio de las facultades de
fiscalización de este Servicio en la materia", atendiendo que es el mismo sistema que
el recurrente implementaría en la empresa y que se encuentra autorizado mediante el
Ordinario citado precedentemente.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que la plataforma
electrónica para gestionar documentación laboral e implementar firma electrónica que
propone y describe, se encuentra conforme a la normativa vigente, sin perjuicio de la
fiscalización que en terreno practique este Servicio del señalado sistema.
Saluda atentamente a Ud.
Troddu
JEFE
NATALIA POZO SANHUEZA
ABOGADA
JEFA DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL (S)
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/EZD
Distribución: DIRECCIÓN DEL TRABAJO
-Partes 30 AGO 2022
-Jurídico
OFICINA DE PARTES