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ORD. N°150
Documentación laboral electrónica;
Dictámenes concordantes
- dictamen 789/15, 16.02.2015
- ordinario 150, 26.01.2022
- ordinario 4890, 17.12.2013
Texto
Trabajo Dirección del
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E 241465 (7) 2021
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
El sistema de generación, gestión y firma de
documentación laboral electrónica consultado por
Universidad Sek, se ajusta a las condiciones mínimas
de funcionamiento exigidas por el Dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que no existen
inconvenientes jurídicos para su utilización. Lo que no
obsta a las facultades de fiscalización que
corresponden a este Servicio.
ANTECEDENTES:
1. Respuesta a correo electrónico de fecha
19.01.2022.
2. Correo electrónico de 17.01.2022 solicitando
información.
3. Presentación de 27.12.2021, de doña
I, en representación de Universidad
Sek.
SANTIAGO, 26 ENE 2022
DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
A:
UNIVERSIDAD SEK
Mediante presentación señalada en el Ant.3), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que
presenta, la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación
derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la
normativa vigente sobre la materia.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
empleador. computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea
en cuanto a fechas, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o
limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la
letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación
sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la
conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para
el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través
de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza
jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
firma electrónica. identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado en Ord.N°4890 de 17.12.2013, además, las
plataforma: siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la
l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
manera electrónica. derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en
tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un
requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la
relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío,
su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente
el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador
haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda
vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los
dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de
correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.
A este respecto, cabe indicar que, de la información solicitada mediante correo
del Ant.2), se desprende que “Cuando RRHH genere el documento, les va a llegar una
notificación a su correo personal, donde se indica que existe un documento pendiente
por firmar. Ingresando al Link el trabajador será redirigido a su plataforma donde
deberá seleccionar el ícono de firma y validar su contraseña personal"
A su vez, en los antecedentes acompañados, consta que los trabajadores,
validando su contraseña, les llegará un correo de validación junto a un código de
seguridad el cual se debe ingresar en la plataforma BUK.
Conforme a los textos citados, es factible corroborar el cumplimiento de la
normativa vigente, toda vez que el sistema implementado por la empresa en este
punto, requiere necesariamente la validación de un correo personal proporcionado por el trabajador.
Del mismo modo, este Servicio ha dado cuenta mediante Ord. N°5463 de
25.11.20219, respecto al mecanismo de firma electrónica propuesta por la empresa
BUK S.P.A y por cuya aplicación se consulta en esta presentación, que “Una vez que
el documento se encuentre cerrado, según lo indicado en los párrafos que anteceden,
y sin mediar intervención de terceros, el software los enviara automáticamente al
trabajador y al mail o repositorio que haya dispuesto el empleador".
Aclarado lo anterior, es del caso señalar que, de acuerdo con la
documentación acompañada e información proporcionada por el recurrente, la
plataforma en examen daría cumplimiento a todas las exigencias indicadas en el cuerpo del presente informe.
En cuanto a los documentos laborales que pueden ser creados y/o suscritos
utilizando medios electrónicos, es dable indicar que el citado Dictamen N°0789/15 de
latamente dicha materia. 16.02.2015, el cual se encuentra disponible en el sitio web de este Servicio, aborda
Finalmente, acerca del procedimiento de autenticación de los trabajadores,
así como la suscripción de los documentos electrónicos, cabe señalar que éste se
estima ajustado a la doctrina administrativa de esta Dirección.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de
generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, consultado por
Universidad Sek, se ajusta a las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por
el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que no existen inconvenientes jurídicos
a este Servicio. para su utilización. Lo que no obsta a las facultades de fiscalización que corresponden
Saluda atentamente a Ud.,
26 ENE 2022
JUAN DAVIDTERRAZAS PONCE
OFICINA DE PARTES ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
BP/EZD
Distribución:
-Partes
-Jurídico
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E 241465 (7) 2021
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
El sistema de generación, gestión y firma de
documentación laboral electrónica consultado por
Universidad Sek, se ajusta a las condiciones mínimas
de funcionamiento exigidas por el Dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que no existen
inconvenientes jurídicos para su utilización. Lo que no
obsta a las facultades de fiscalización que
corresponden a este Servicio.
ANTECEDENTES:
1. Respuesta a correo electrónico de fecha
19.01.2022.
2. Correo electrónico de 17.01.2022 solicitando
información.
3. Presentación de 27.12.2021, de doña
I, en representación de Universidad
Sek.
SANTIAGO, 26 ENE 2022
DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
A:
UNIVERSIDAD SEK
Mediante presentación señalada en el Ant.3), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que
presenta, la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación
derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la
normativa vigente sobre la materia.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
empleador. computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea
en cuanto a fechas, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o
limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la
letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación
sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la
conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para
el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través
de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza
jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
firma electrónica. identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado en Ord.N°4890 de 17.12.2013, además, las
plataforma: siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la
l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
manera electrónica. derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en
tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un
requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la
relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío,
su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente
el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador
haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda
vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los
dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de
correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.
A este respecto, cabe indicar que, de la información solicitada mediante correo
del Ant.2), se desprende que “Cuando RRHH genere el documento, les va a llegar una
notificación a su correo personal, donde se indica que existe un documento pendiente
por firmar. Ingresando al Link el trabajador será redirigido a su plataforma donde
deberá seleccionar el ícono de firma y validar su contraseña personal"
A su vez, en los antecedentes acompañados, consta que los trabajadores,
validando su contraseña, les llegará un correo de validación junto a un código de
seguridad el cual se debe ingresar en la plataforma BUK.
Conforme a los textos citados, es factible corroborar el cumplimiento de la
normativa vigente, toda vez que el sistema implementado por la empresa en este
punto, requiere necesariamente la validación de un correo personal proporcionado por el trabajador.
Del mismo modo, este Servicio ha dado cuenta mediante Ord. N°5463 de
25.11.20219, respecto al mecanismo de firma electrónica propuesta por la empresa
BUK S.P.A y por cuya aplicación se consulta en esta presentación, que “Una vez que
el documento se encuentre cerrado, según lo indicado en los párrafos que anteceden,
y sin mediar intervención de terceros, el software los enviara automáticamente al
trabajador y al mail o repositorio que haya dispuesto el empleador".
Aclarado lo anterior, es del caso señalar que, de acuerdo con la
documentación acompañada e información proporcionada por el recurrente, la
plataforma en examen daría cumplimiento a todas las exigencias indicadas en el cuerpo del presente informe.
En cuanto a los documentos laborales que pueden ser creados y/o suscritos
utilizando medios electrónicos, es dable indicar que el citado Dictamen N°0789/15 de
latamente dicha materia. 16.02.2015, el cual se encuentra disponible en el sitio web de este Servicio, aborda
Finalmente, acerca del procedimiento de autenticación de los trabajadores,
así como la suscripción de los documentos electrónicos, cabe señalar que éste se
estima ajustado a la doctrina administrativa de esta Dirección.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de
generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, consultado por
Universidad Sek, se ajusta a las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por
el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que no existen inconvenientes jurídicos
a este Servicio. para su utilización. Lo que no obsta a las facultades de fiscalización que corresponden
Saluda atentamente a Ud.,
26 ENE 2022
JUAN DAVIDTERRAZAS PONCE
OFICINA DE PARTES ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
BP/EZD
Distribución:
-Partes
-Jurídico