ORD. N°1512

Trabajo Dirección del
Departamento Jurídico Unidad de Dictámenes
e Informes en Derecho
E212549 (2084) 2023
1512
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
Si bien la utilización de la plataforma de generación,
gestión y firma de documentación laboral electrónica
provista por la empresa BUK S.p.A., ha sido
previamente autorizada por esta Dirección, la forma de
implementación planteada por la empresa
Comercializadora Better Food Chile S.p.A., no se
ajusta a las exigencias contenidas en el Dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que se rechaza la
solicitud.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 04.12.2023 de Jefe (S) de Unidad
de Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Oficio Ordinario N°1360-32654/2023 de 23.08.2023
de Directora Regional del Trabajo Metropolitana
Oriente.
3) Presentación de 20.06.2023 de empresa
Comercializadora Better Food Chile S.p.A.
SANTIAGO, 23D1C 2023
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
A : SRES.
COMERCIALIZADORA BETTER FOOD CHILE S.P.A.
Mediante presentación del antecedente 3), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, respecto de la posibilidad de utilizar un sistema de
gestión y firma de documentación laboral electrónica, provisto por la empresa BUK
S.p.A. y, además, consulta por los documentos que podrían ser creados, firmados y
gestionados por medios digitales.

Aclarado lo anterior, resulta necesario señalar que este Servicio, a través de
Ord N°5463 de 25.11.2019, se pronunció respecto de la aludida solución de la
compañía BUK S.p.A. concluyendo, en lo pertinente, que el sistema consultado se
ajustaba a las exigencias contenidas en el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015 que
regula la materia por lo que, en principio, no existiría inconveniente para su
utilización.
Sin embargo, analizada la documentación acompañada, es necesario
realizar las siguientes observaciones:
1-. Dado que la solución se implementaría como una intranet no daría cumplimiento
a la exigencia de la letra a) del citado Dictamen N°0789/15 ya que no permitiría una
consulta desde fuera de la red de la empleadora.
2-. Sólo una vez que un trabajador ha consentido expresamente en la utilización de
medios electrónicos para la suscripción y gestión de su documentación laboral, podrá
procederse en tal sentido por parte del empleador. De este modo, si el trabajador no
aceptara la utilización de medios electrónicos para los fines señalados, respecto de
él se deberá operar siempre en soporte de papel y, cuando un documento requiera
firma, ella deberá ser holográfica.
Respecto de este punto, la documentación tenida a la vista señala que los
"Los trabajadores que en el contrato de trabajo hubieran consentido expresamente
que la documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada,
firmada y remitida de manera electrónica, recibirán en su correo electrónico personal
una copa del contrato de trabajo firmado por ambas partes, una vez que el contrato
haya sido firmado por el empleador. En caso que el trabajador no hubiera efectuado
la autorización, recibirá una copia del contrato en papel..."
El texto transcrito permite inferir que el derecho de elección del trabajador
nace una vez firmado el documento y se refiere al formato en que el dependiente
recibirá su copia.
No obstante, la normativa vigente requiere que la autorización del trabajador
incluya el tipo de firma (electrónica o manuscrita), de modo que el flujo reseñado no
se ajusta a lo dispuesto por el Dictamen N°0789/15.
3-. El sistema debe remitir automáticamente a los correos electrónicos personales
de los trabajadores todos los documentos que la plataforma genere respecto de ellos,
de lo cual se desprende que, si bien la mantención de una intranet constituye una
acción positiva, la medida básica de publicidad y garantía de recepción de copia de
los documentos es el envío automático de los antecedentes por parte de la
plataforma a los correos personales de los dependientes, y no su puesta a
disposición en una red controlada por el empleador.
La presentación tenida a la vista para la confección del presente informe
señala que al trabajador le serán enviados los documentos firmados a su correo
electrónico personal, pero no indica que los envíos serán automáticos, vale decir, sin
intervención humana y, además, sólo se refiere al contrato en circunstancias que la
obligación de envío de la documentación abarca a todos los antecedentes generados
en el sistema, requieran o no rúbrica de las partes.

4-. El Dictamen N°3161/064 de 29.07.2008, fue dejado sin efecto por el citado
Dictamen N°0789/15.
5-. La carta conductora no individualiza al solicitante, sólo presenta una firma ilegible
sobre el cargo “Gerente de Recursos Humanos”.
De este modo, sin bien la plataforma de gestión documental comercializada
por la empresa BUK S.p.A. fue autorizada por esta Dirección, su utilización se
encuentra condicionada a que la implementación y uso se ajusten a los términos del
Dictamen N°0789/15, lo cual no ocurre en la especie.
Finalmente, en cuanto a la documentación que puede ser creada, firmada y
gestionada por medios digitales, cabe indicar que la materia se encuentra latamente
tratada en el citado Dictamen N°0789/15.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que, si bien la utilización
de la plataforma de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica
provista por la empresa BUK S.p.A., ha sido autorizada por esta Dirección, la forma
de implementación planteada por la empresa Comercializadora Better Food Chile
S.p.A., no se ajusta a las exigencias contenidas en el Dictamen N°0789/15 de
16.02.2015, por lo que se rechaza la solicitud.
Saluda a Ud.,
DIRECCIÓN DEL TRABAJO DEL TR
B
20 DIC 2023 NATALIA POZO SANHUEZ ☆ JEFE
ABOGADA
DIRECCIÓN DEL TRABAJO

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