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ORD. N°1721
Documentación laboral electrónica;
Normas citadas
- dfl 2 de 1967, articulo 31
Dictámenes concordantes
- dictamen 789/15, 16.02.2015
- ordinario 1721, 25.06.2021
- ordinario 4890, 17.12.2013
- ordinario 5463, 25.11.2019
Texto
Dirección del Trabajo
Gobierno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales
E. 55984(649) 2021
ORDINARIO N°: 1721
ACTUACIÓN: Aplica doctrina.
MATERIA: Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
El sistemade almacenamiento de
documentación laboral electrónica consultado
se ajusta a los requisitos mínimos de
funcionamiento exigidos mediante Dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que no existen
inconvenientes jurídicos para su utilización, lo
que no obsta a las facultades de fiscalización de
este servicio.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de Jefa de Unidad de
Pronunciamientos,Innovación y Estudios
laborales de fecha 02.06.2021.
2) Presentación de fecha 05.05.2021 de Sociedad
Educacional Greenland School S.A.
SANTIAGO, 25 JUN 2021
DE: JEFE DEL DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
A: SR. VÍCTOR BARAHONA KUNSTMANN
REPRESENTANTE LEGAL DE SOCIEDAD EDUCACIONAL GREENLAND
SCHOOL S.A.
victor.barahona@cognita.com
Mediante presentación de ANT. 2) Ud. ha solicitado a este Servicio un
pronunciamiento jurídico destinado a determinar si resulta jurídicamente procedente
implementar el sistema de almacenamiento de documentación laboral en formato
digital y si resulta jurídicamente procedente suscribir electrónicamente los
documentos laborales mediante el sistema propuesto por la empresa BUK S.A.
Al respecto, cumplo en informar a Ud. lo siguiente:
El Dictamen 0789/15 de fecha 16.02.2015establece los requisitos que debe
reunir un sistema de documentación laboral electrónica para dar cumplimiento a lo
que se establece en el artículo 31 inciso 2° del D.F.L. N°2 de 1967, siendo estos los
siguientes:
“a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde
cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del
RUT del empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización
de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción,
ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través
de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación
del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma
electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos jurídicos
que el documento deba producir.”
Por su parte, el Ord. N°4890 de fecha 17.12.2013 emitido por este Servicio,
establece las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes
que utilicen el sistema de documentación electrónico:
1) Los trabajadores deben consentir expresamente en que la documentación
laboral que suscriban con el empleador, sea confeccionada, procesada,
firmada y remitida de manera electrónica.
El asidero de esta exigencia radica en que la ley no ha establecido como requisito
que el trabajador mantenga una cuenta de correo electrónico con el objetivo de
recibir su documentación laboral. Por lo que, si el trabajador no tiene cuenta de
correo electrónico, deberán ser entregados en soporte de papel.
2) Al finalizar la confección de los documentos, estos deben ser remitidos
automáticamente por correo electrónico al trabajador a la casilla particular
que él haya informado con anterioridad al empleador. No se autoriza el envío
a cuentas institucionales debido a que una eventual desvinculación con la
empresa, no resulta razonable que los trabajadores queden impedidos de
acceder a sus cuentas de correo corporativo y a la documentación laboral
electrónica que haya sido almacenada en ese sistema.
A su vez, el artículo 31 inciso 2° del D.F.L. N°2 de 1967establece que “Toda
aquella documentación que deriva de las relaciones de trabajo deberá mantenerse
en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones”.
La finalidad que tiene esta norma es para establecer la obligación que tiene el
empleador de mantener en los establecimientos y faenas en que se desarrollen
labores y funciones por parte de sus trabajadores, todos los documentos que se
hayan suscrito con ocasión del vínculo laboral, de esta forma es posible dar
protección a las partes, en especial al trabajador, y facilitar a la Dirección del Trabajo
sus actividades fiscalizadoras.
Asimismo, en Ordinario N°5463 de fecha 25.11.2019, este Servicio se pronunció
acerca de los servicios que presta la empresa BUK S.P.A., determinando que “De
acuerdo con la documentación que se ha tenido a la vista para la confección del
presente informe, la solución consultada daría cumplimiento a las exigencias
técnicas indicadas en los párrafos que anteceden”. Así las cosas, dicho sistema
cumple con los requisitos invocados en el Dictamen N°0789/15 de fecha 16.02.2015
y que se exigen para la suscripción de documentación laboral a través de firma
electrónica y del almacenamiento digital de los mismo.
Cabe recalcar que los trabajadores deben expresar su voluntad de suscribir
electrónicamente y que sus documentos laborales sean almacenados de manera
digital. Esto se sustenta en que el legislador no ha establecido como un requisito
para
recibir la documentación laboral por parte del trabajador, que este tenga un correo
electrónico personal en el que recibir tales documentos. Además, el sistema debe
enviar automáticamente el documento vía correo electrónico a la dirección de e-mail
particular proporcionada por el trabajador.
En conclusión, en base a lo solicitado, y sobre la base de la jurisprudencia
administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud.
que el sistema de almacenamiento de documentación laboral electrónica consultado
se ajusta a los requisitos mínimos de funcionamiento exigidos mediante Dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que no existen inconvenientes jurídicos para su
utilización, lo que no obsta a las facultades de fiscalización de este servicio.
Saluda atentamente a usted,
CION DEL
2 5 JUN 2021
JUAN DAVIDTERRAZAS PONCE
ABOGADO
uo
LBP/FJBS
Distribución:
Jurídico
Partes
Control
Gobierno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales
E. 55984(649) 2021
ORDINARIO N°: 1721
ACTUACIÓN: Aplica doctrina.
MATERIA: Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
El sistemade almacenamiento de
documentación laboral electrónica consultado
se ajusta a los requisitos mínimos de
funcionamiento exigidos mediante Dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que no existen
inconvenientes jurídicos para su utilización, lo
que no obsta a las facultades de fiscalización de
este servicio.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de Jefa de Unidad de
Pronunciamientos,Innovación y Estudios
laborales de fecha 02.06.2021.
2) Presentación de fecha 05.05.2021 de Sociedad
Educacional Greenland School S.A.
SANTIAGO, 25 JUN 2021
DE: JEFE DEL DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
A: SR. VÍCTOR BARAHONA KUNSTMANN
REPRESENTANTE LEGAL DE SOCIEDAD EDUCACIONAL GREENLAND
SCHOOL S.A.
victor.barahona@cognita.com
Mediante presentación de ANT. 2) Ud. ha solicitado a este Servicio un
pronunciamiento jurídico destinado a determinar si resulta jurídicamente procedente
implementar el sistema de almacenamiento de documentación laboral en formato
digital y si resulta jurídicamente procedente suscribir electrónicamente los
documentos laborales mediante el sistema propuesto por la empresa BUK S.A.
Al respecto, cumplo en informar a Ud. lo siguiente:
El Dictamen 0789/15 de fecha 16.02.2015establece los requisitos que debe
reunir un sistema de documentación laboral electrónica para dar cumplimiento a lo
que se establece en el artículo 31 inciso 2° del D.F.L. N°2 de 1967, siendo estos los
siguientes:
“a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde
cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del
RUT del empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización
de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción,
ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través
de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación
del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma
electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos jurídicos
que el documento deba producir.”
Por su parte, el Ord. N°4890 de fecha 17.12.2013 emitido por este Servicio,
establece las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes
que utilicen el sistema de documentación electrónico:
1) Los trabajadores deben consentir expresamente en que la documentación
laboral que suscriban con el empleador, sea confeccionada, procesada,
firmada y remitida de manera electrónica.
El asidero de esta exigencia radica en que la ley no ha establecido como requisito
que el trabajador mantenga una cuenta de correo electrónico con el objetivo de
recibir su documentación laboral. Por lo que, si el trabajador no tiene cuenta de
correo electrónico, deberán ser entregados en soporte de papel.
2) Al finalizar la confección de los documentos, estos deben ser remitidos
automáticamente por correo electrónico al trabajador a la casilla particular
que él haya informado con anterioridad al empleador. No se autoriza el envío
a cuentas institucionales debido a que una eventual desvinculación con la
empresa, no resulta razonable que los trabajadores queden impedidos de
acceder a sus cuentas de correo corporativo y a la documentación laboral
electrónica que haya sido almacenada en ese sistema.
A su vez, el artículo 31 inciso 2° del D.F.L. N°2 de 1967establece que “Toda
aquella documentación que deriva de las relaciones de trabajo deberá mantenerse
en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones”.
La finalidad que tiene esta norma es para establecer la obligación que tiene el
empleador de mantener en los establecimientos y faenas en que se desarrollen
labores y funciones por parte de sus trabajadores, todos los documentos que se
hayan suscrito con ocasión del vínculo laboral, de esta forma es posible dar
protección a las partes, en especial al trabajador, y facilitar a la Dirección del Trabajo
sus actividades fiscalizadoras.
Asimismo, en Ordinario N°5463 de fecha 25.11.2019, este Servicio se pronunció
acerca de los servicios que presta la empresa BUK S.P.A., determinando que “De
acuerdo con la documentación que se ha tenido a la vista para la confección del
presente informe, la solución consultada daría cumplimiento a las exigencias
técnicas indicadas en los párrafos que anteceden”. Así las cosas, dicho sistema
cumple con los requisitos invocados en el Dictamen N°0789/15 de fecha 16.02.2015
y que se exigen para la suscripción de documentación laboral a través de firma
electrónica y del almacenamiento digital de los mismo.
Cabe recalcar que los trabajadores deben expresar su voluntad de suscribir
electrónicamente y que sus documentos laborales sean almacenados de manera
digital. Esto se sustenta en que el legislador no ha establecido como un requisito
para
recibir la documentación laboral por parte del trabajador, que este tenga un correo
electrónico personal en el que recibir tales documentos. Además, el sistema debe
enviar automáticamente el documento vía correo electrónico a la dirección de e-mail
particular proporcionada por el trabajador.
En conclusión, en base a lo solicitado, y sobre la base de la jurisprudencia
administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud.
que el sistema de almacenamiento de documentación laboral electrónica consultado
se ajusta a los requisitos mínimos de funcionamiento exigidos mediante Dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que no existen inconvenientes jurídicos para su
utilización, lo que no obsta a las facultades de fiscalización de este servicio.
Saluda atentamente a usted,
CION DEL
2 5 JUN 2021
JUAN DAVIDTERRAZAS PONCE
ABOGADO
uo
LBP/FJBS
Distribución:
Jurídico
Partes
Control