ORD. N°1745

Trabajo Dirección del
Gobierno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
46605.1561.2020
1745
fuidico ORDINARIO N°
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina
MATERIA:
Firma electrónica y documentación laboral.
RESUMEN:
El sistema de digitalización de documentación
laboral y empleo de firma electrónica que propone
y describe Newen Ltda., se encuentra conforme a
la normativa vigente, sin perjuicio de la fiscalización
en terreno que practique este Servicio.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de Jefe de Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios
Laborales, de 15.06.2021.
2) Correo electrónico de Jefa de Unidad, de
15.04.2021.
3) Proyecto de Ordinario, enviado por correo
electrónico de 05.10.2020.
4) Presentación de don Nicolás Rospide, por
Newen Ltda., de 22.09.2020.
SANTIAGO, 0 1 JUL 2021
DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A: SOLUCIONES DE SOFTWARE NEWEN LTDA.
AVENIDA NUEVA PROVIDENCIA Nº 1881 PISO 21 OFICINA 2110
PROVIDENCIA
nicolas.rospide@minder.cc
Mediante presentación del antecedente 4), se solicita un
pronunciamiento de esta Dirección sobre la legalidad de la plataforma electrónica
que se propone y describe, denominada "Tudel.cl”, destinada a guardar
documentación laboral en formato digital y suscribir firma electrónica.
Al respecto, cúmpleme manifestar lo siguiente:

Este Servicio por Dictamen Nº789/15, de 16.02.2015, ha
establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son
copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos
importa que el sistema completo no se ajusta a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información
vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema
de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto,
desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a
partir del RUT del empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer
conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las
labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin
impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento,
o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Esta medida debe entenderse
en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso
del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra
b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los
antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de
la información.
4 c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso
señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar
de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral y su
certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde,
dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba
producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la
sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales
mediante firma electrónica.
Asimismo, resulta necesario destacar que la jurisprudencia
administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890,
de 17.12.2013, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los
dependientes que utilicen la plataforma:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su
documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada,
firmada y remitida de manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben
consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo
electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su
documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no

acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada
en soporte de papel.
ll-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos - al mismo
tiempo - de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación
laboral electrónica allí almacenada.
Establecido lo anterior, cabe señalar que conforme a la
información tecnológica proporcionada por esa empresa en su presentación, la
plataforma examinada da cumplimiento a las exigencias indicadas en el cuerpo del
presente informe.
En consecuencia, sobre la base de la normativa y
consideraciones precedentes, cúmpleme manifestar que la plataforma electrónica
para gestionar documentación laboral e implementar firma electrónica denominada
“Tudel.cl”, se encuentra conforme a la normativa vigente, sin perjuicio de la
fiscalización que en terreno practique este Servicio del señalado sistema.
Saluda atentamente a Ud.,
JUAN DAVID TERRAZAS PONCE
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTOJURIDICOY FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/RGR/rgr
Distribución
Jurídico y Partes