N° 1746 de 2021

Trabajo Dirección del Gobiemo de Chile

Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Esudios Laborales

E70424 (746) 2021 1746

ORDINARIO N°:

Juuidico

ACTUACIÓN:

Aplica doctrina.

MATERIA:

Sistema de registro y control de asistencia electrónico.

RESUMEN:

El sistema de registro y control de asistencia denominado "fullCAS”, presentado por la empresa

Mobius S.A., no se ajusta a todas las exigencias que sobrela materia establecen los Dictámenes N°1140/027 de 24.02.2016 y N°5849/133 de 04.12.2017, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de la relación laboral.

ANTECEDENTES:

1) Instrucciones de 25.06.2021, de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.

2) Presentación de 26.02.2021, de Sr. Luis

Montecinos A., en representación de empresa

Mobius S.A.

SANTIAGO, 0 1 JUL 2021

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

SR. LUIS MONTECINOS A.

EMPRESA MOBIUS S.A.

LIRA N°278

SANTIAGO

[correo reservado]

Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el sistema de registro y control de asistencia que presenta, denominado “fullCAS”, y su respectivo proceso de verificación, se ajustan a las exigencias que sobre la materia establecen los Dictámenes N°1140/027 de 24.02.2016 y N°5849/133 de 04.12.2017.

Ahora bien, a fin de validar el cumplimiento de las indicadas exigencias, la empresa señalada, acompañó informe de certificación de la empresa

Opensoftware.cl S.A., Rut N°76.095.771-2, firmado por el Sr. Carlos Moreno Hinojosa.

En tal contexto, es del caso señalar que los antecedentes acompañados fueron sometidos al pertinente análisis técnico, a fin de verificar el cumplimiento de la normativa administrativa precitada.

Como resultado de dicho proceso, es dable informar a usted que se han realizado las siguientes observaciones: 1-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen N°1140/027, cabe señalar: 1.1-. Respecto del N°5 Disponibilidad del servicio: El servicio de base de datos que mantenga almacenada la información que se genere con la utilización de la plataforma, deberá encontrarse replicado y respaldado en dispositivos de almacenamiento externos, de tal forma que, en caso de algún incidente, se pueda recuperar la información histórica. Además, las bases de datos deberán tener sistemas de seguridad que impidan el acceso a personal no autorizado y que prevengan la adulteración de información post-registro.

Los respaldos de la información indicados en el párrafo anterior deberán tener mecanismos de seguridad, por ejemplo, códigos de "Hash” o firmas electrónicas, que aseguren la integridad del contenido de dichos respaldos, es decir, que la información que se consulte no haya sufrido alteraciones o, si las hubo, que ellas sean indicadas en los reportes y/o marcaciones.

Observación: No se adjunta evidencia que el acredite cumplimiento de la exigencia. 2-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen N°5849/133, cabe señalar: 2.1-. Respecto del N°1.3 Marcaciones automáticas. Si bien todas las marcaciones deben ser registradas y transferidas en línea de manera automática y centralizada, se debe tener en consideración que en ciertas actividades productivas o áreas geográficas, puede no haber conexión permanente de datos para su transmisión, por lo que se considerará ajustado a la norma aquél sistema que permita capturar y almacenar la correspondiente marca, sin perjuicio de que su envío a la plataforma Web se realice de manera posterior, pero automáticamente al recuperar la señal.

Observación: No se adjunta evidencia para el ítem. 2.2-. Respecto del N°1.7 Reportes: A efectos de permitir el adecuado desarrollo de los procesos de fiscalización de este Servicio, las plataformas deben permitir a los respectivos funcionarios obtener, como mínimo, los cinco reportes señalados por la normativa vigente.

Observaciones:

a) Formatos de exportación: El sistema no cuenta con todos los formatos de exportación exigidos por la norma, sino que dispone sólo de Excel.

b) Reporte de jornada: La columna sobre horas extraordinarias debe suprimirse, pues la misma información se encuentra disponible en el reporte de exceso de jornada.

c) Reporte de domingos y festivos laborados: El reporte visualizado carece de totalizadores mensuales y anuales por trabajador, los cuales deben aparecer como líneas de cierre de cada periodo.

d) Reporte de exceso de jornada: El reporte dispone de tres columnas (Horas trabajadas, horas extras y horas exceso), las cuales no permiten entender los resultados de las sumatorias que realiza el sistema. Se debe incorporar más información a fin de clarificar los datos de este informe.

e) Reporte de Modificaciones y/o alteraciones de sistemas de turnos: Las columnas y nomenclatura del informe no coinciden con lo exigido, vale decir, con la siguiente información:

a) Fecha de la consulta.

b) Nombre del trabajador.

c) Fecha asignación de turno original.

d) Turno original (indicando fechas y rango horario, por ejemplo, L a V de 08:00 a 18:00).

e) Fecha asignación de turno nuevo.

f) Turno nuevo (indicando fechas y rango horario, por ejemplo, L a V de 15:00 a 23:00).

g) Quien solicitó el cambio (en las líneas se indica solamente “trabajador” o “empleador”). 2.3-. Respecto del N°2.5 Las soluciones deberán encontrarse alojadas en servidores con sistemas operativos en versiones vigentes (con soporte), y considerar una plataforma tecnológica que permita dar cuenta de un alto volumen de transacciones (marcajes) tanto para su procesamiento como para su almacenamiento. exigencia. 2.4-. Respecto del N°2.6 El sistema de base de datos deberá estar protegido con mecanismos que aseguren la disponibilidad del servicio de almacenamiento de información y de sus respaldos. En tal sentido, se podrán implementar, por ejemplo, procesos de replicación en línea de los registros entre dos servidores de base datos, en la medida que ellos se encuentren distantes unos de otros en, al menos, 5 kilómetros, pudiendo utilizar tecnologías basadas en nube pública privada. Por otro lado, los respaldos no podrán ser almacenamos en el mismo servidor en el que se registran los eventos del sistema. exigencia. 2.5-. Respecto del N°2.8 Las versiones de los productos que conforman la aplicación (software de base de datos, sistemas operativos, dispositivos de marcaje, etc.), no deberán tener una antigüedad superior a 3 años, con una vigencia no inferior a 5 años. exigencia. 2.6-. Respecto del N°3.3 Descuentos por falta de marcación: Al respecto, es dable señalar que los sistemas deben emitir automáticamente un correo electrónico de alerta al dependiente, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos de atraso del trabajador, contados desde la hora de inicio pactada, lo que permite que ambas partes tomen conocimiento de la situación a fin de ser regularizada en la plataforma, mediante una acción del trabajador.

Observación: Se adjunta evidencia que corresponde a plataforma de otra empresa (kronos-pepsico) 2.7-. Respecto del N°3.4.2 La modificación, eliminación o reemplazo de una marca de ingreso o salida, de una ausencia o un atraso, siempre debe quedar visible en pantalla, mediante un signo, símbolo o color que permita fácilmente al trabajador o a un fiscalizador identificar una anomalía y averiguar qué ocurrió.

Observación: No se adjunta evidencia de registros resaltados mediante signo, símbolo o color.

En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de registro y control de asistencia denominado “fullCAS”, presentado por la empresa Mobius S.A., no se ajusta a todas las exigencias que sobre la materia establecen los Dictámenes N°1140/027 de 24.02.2016 y N°5849/133 de 04.12.2017, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de la relación laboral. Lo señalado, no obsta a que, una vez corregidas las observaciones indicadas en el cuerpo del presente informe, la solicitud sea reingresada para su revisión y eventual autorización.

Saluda a Ud., JUAN DAVIDTERRAZAS PONCE

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTOJURÍDICOY FISCAL

DIRECCION DEL TRABAJO

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