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ORD. N°1746
Sistema digital registro y control de asistencia electrónico;
Dictámenes concordantes
- dictamen 1140/27, 24.02.2016
- dictamen 5849/133 de 04.12.2017
- ordinario 1746, 01.07.2021
Texto
Trabajo Dirección del
Gobiemo de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Esudios Laborales
E70424 (746) 2021 1746
ORDINARIO N°:
Juuidico
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Sistema de registro y control de asistencia electrónico.
RESUMEN:
El sistema de registro y control de asistencia
denominado "fullCAS”, presentado por la empresa
Mobius S.A., no se ajusta a todas las exigencias que
sobrela materia establecen los Dictámenes
N°1140/027 de 24.02.2016 y N°5849/133 de
04.12.2017, por lo que no se autoriza su utilización en
el contexto de la relación laboral.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 25.06.2021, de Jefa Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2) Presentación de 26.02.2021, de Sr. Luis
Montecinos A., en representación de empresa
Mobius S.A.
SANTIAGO, 0 1 JUL 2021
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
SR. LUIS MONTECINOS A.
EMPRESA MOBIUS S.A.
LIRA N°278
SANTIAGO
mauricio.montecinos@mobius.cl
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el sistema de registro y
control de asistencia que presenta, denominado “fullCAS”, y su respectivo proceso
de verificación, se ajustan a las exigencias que sobre la materia establecen los
Dictámenes N°1140/027 de 24.02.2016 y N°5849/133 de 04.12.2017.
Ahora bien, a fin de validar el cumplimiento de las indicadas exigencias, la
empresa señalada, acompañó informe de certificación de la empresa
Opensoftware.cl S.A., Rut N°76.095.771-2, firmado por el Sr. Carlos Moreno
Hinojosa.
En tal contexto, es del caso señalar que los antecedentes acompañados
fueron sometidos al pertinente análisis técnico, a fin de verificar el cumplimiento de
la normativa administrativa precitada.
Como resultado de dicho proceso, es dable informar a usted que se han
realizado las siguientes observaciones:
1-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen N°1140/027, cabe señalar:
1.1-. Respecto del N°5 Disponibilidad del servicio: El servicio de base de datos
que mantenga almacenada la información que se genere con la utilización de la
plataforma, deberá encontrarse replicado y respaldado en dispositivos de
almacenamiento externos, de tal forma que, en caso de algún incidente, se pueda
recuperar la información histórica. Además, las bases de datos deberán tener
sistemas de seguridad que impidan el acceso a personal no autorizado y que
prevengan la adulteración de información post-registro.
Los respaldos de la información indicados en el párrafo anterior deberán
tener mecanismos de seguridad, por ejemplo, códigos de "Hash” o firmas
electrónicas, que aseguren la integridad del contenido de dichos respaldos, es
decir, que la información que se consulte no haya sufrido alteraciones o, si las
hubo, que ellas sean indicadas en los reportes y/o marcaciones.
Observación: No se adjunta evidencia que el acredite cumplimiento de la
exigencia.
2-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen N°5849/133, cabe señalar:
2.1-. Respecto del N°1.3 Marcaciones automáticas. Si bien todas las marcaciones
deben ser registradas y transferidas en línea de manera automática y centralizada,
se debe tener en consideración que en ciertas actividades productivas o áreas
geográficas, puede no haber conexión permanente de datos para su transmisión,
por lo que se considerará ajustado a la norma aquél sistema que permita capturar
y almacenar la correspondiente marca, sin perjuicio de que su envío a la
plataforma Web se realice de manera posterior, pero automáticamente al
recuperar la señal.
Observación: No se adjunta evidencia para el ítem.
2.2-. Respecto del N°1.7 Reportes: A efectos de permitir el adecuado desarrollo de
los procesos de fiscalización de este Servicio, las plataformas deben permitir a los
respectivos funcionarios obtener, como mínimo, los cinco reportes señalados por
la normativa vigente.
Observaciones:
a) Formatos de exportación: El sistema no cuenta con todos los formatos de
exportación exigidos por la norma, sino que dispone sólo de Excel.
b) Reporte de jornada: La columna sobre horas extraordinarias debe suprimirse,
pues la misma información se encuentra disponible en el reporte de exceso de
jornada.
c) Reporte de domingos y festivos laborados: El reporte visualizado carece de
totalizadores mensuales y anuales por trabajador, los cuales deben aparecer
como líneas de cierre de cada periodo.
d) Reporte de exceso de jornada: El reporte dispone de tres columnas (Horas
trabajadas, horas extras y horas exceso), las cuales no permiten entender los
resultados de las sumatorias que realiza el sistema. Se debe incorporar más
información a fin de clarificar los datos de este informe.
e) Reporte de Modificaciones y/o alteraciones de sistemas de turnos: Las
columnas y nomenclatura del informe no coinciden con lo exigido, vale decir, con
la siguiente información:
a) Fecha de la consulta.
b) Nombre del trabajador.
c) Fecha asignación de turno original.
d) Turno original (indicando fechas y rango horario, por ejemplo, L a V de 08:00 a
18:00).
e) Fecha asignación de turno nuevo.
f) Turno nuevo (indicando fechas y rango horario, por ejemplo, L a V de 15:00 a
23:00).
g) Quien solicitó el cambio (en las líneas se indica solamente “trabajador” o
“empleador”).
2.3-. Respecto del N°2.5 Las soluciones deberán encontrarse alojadas en
servidores con sistemas operativos en versiones vigentes (con soporte), y
considerar una plataforma tecnológica que permita dar cuenta de un alto volumen
de transacciones (marcajes) tanto para su procesamiento como para su
almacenamiento.
exigencia.
2.4-. Respecto del N°2.6 El sistema de base de datos deberá estar protegido con
mecanismos que aseguren la disponibilidad del servicio de almacenamiento de
información y de sus respaldos. En tal sentido, se podrán implementar, por
ejemplo, procesos de replicación en línea de los registros entre dos servidores de
base datos, en la medida que ellos se encuentren distantes unos de otros en, al
menos, 5 kilómetros, pudiendo utilizar tecnologías basadas en nube pública
privada. Por otro lado, los respaldos no podrán ser almacenamos en el mismo
servidor en el que se registran los eventos del sistema.
exigencia.
2.5-. Respecto del N°2.8 Las versiones de los productos que conforman la
aplicación (software de base de datos, sistemas operativos, dispositivos de
marcaje, etc.), no deberán tener una antigüedad superior a 3 años, con una
vigencia no inferior a 5 años.
exigencia.
2.6-. Respecto del N°3.3 Descuentos por falta de marcación: Al respecto, es dable
señalar que los sistemas deben emitir automáticamente un correo electrónico de
alerta al dependiente, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de
30 minutos de atraso del trabajador, contados desde la hora de inicio pactada, lo
que permite que ambas partes tomen conocimiento de la situación a fin de ser
regularizada en la plataforma, mediante una acción del trabajador.
Observación: Se adjunta evidencia que corresponde a plataforma de otra empresa
(kronos-pepsico)
2.7-. Respecto del N°3.4.2 La modificación, eliminación o reemplazo de una marca
de ingreso o salida, de una ausencia o un atraso, siempre debe quedar visible en
pantalla, mediante un signo, símbolo o color que permita fácilmente al trabajador o
a un fiscalizador identificar una anomalía y averiguar qué ocurrió.
Observación: No se adjunta evidencia de registros resaltados mediante signo,
símbolo o color.
En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la
jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con
informar a usted que el sistema de registro y control de asistencia denominado
“fullCAS”, presentado por la empresa Mobius S.A., no se ajusta a todas las
exigencias que sobre la materia establecen los Dictámenes N°1140/027 de
24.02.2016 y N°5849/133 de 04.12.2017, por lo que no se autoriza su utilización
en el contexto de la relación laboral. Lo señalado, no obsta a que, una vez
corregidas las observaciones indicadas en el cuerpo del presente informe, la
solicitud sea reingresada para su revisión y eventual autorización.
Saluda a Ud.,
JUAN DAVIDTERRAZAS PONCE
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTOJURÍDICOY FISCAL
DIRECCION DEL TRABAJO
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico
Partes
Gobiemo de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Esudios Laborales
E70424 (746) 2021 1746
ORDINARIO N°:
Juuidico
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Sistema de registro y control de asistencia electrónico.
RESUMEN:
El sistema de registro y control de asistencia
denominado "fullCAS”, presentado por la empresa
Mobius S.A., no se ajusta a todas las exigencias que
sobrela materia establecen los Dictámenes
N°1140/027 de 24.02.2016 y N°5849/133 de
04.12.2017, por lo que no se autoriza su utilización en
el contexto de la relación laboral.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 25.06.2021, de Jefa Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2) Presentación de 26.02.2021, de Sr. Luis
Montecinos A., en representación de empresa
Mobius S.A.
SANTIAGO, 0 1 JUL 2021
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
SR. LUIS MONTECINOS A.
EMPRESA MOBIUS S.A.
LIRA N°278
SANTIAGO
mauricio.montecinos@mobius.cl
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el sistema de registro y
control de asistencia que presenta, denominado “fullCAS”, y su respectivo proceso
de verificación, se ajustan a las exigencias que sobre la materia establecen los
Dictámenes N°1140/027 de 24.02.2016 y N°5849/133 de 04.12.2017.
Ahora bien, a fin de validar el cumplimiento de las indicadas exigencias, la
empresa señalada, acompañó informe de certificación de la empresa
Opensoftware.cl S.A., Rut N°76.095.771-2, firmado por el Sr. Carlos Moreno
Hinojosa.
En tal contexto, es del caso señalar que los antecedentes acompañados
fueron sometidos al pertinente análisis técnico, a fin de verificar el cumplimiento de
la normativa administrativa precitada.
Como resultado de dicho proceso, es dable informar a usted que se han
realizado las siguientes observaciones:
1-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen N°1140/027, cabe señalar:
1.1-. Respecto del N°5 Disponibilidad del servicio: El servicio de base de datos
que mantenga almacenada la información que se genere con la utilización de la
plataforma, deberá encontrarse replicado y respaldado en dispositivos de
almacenamiento externos, de tal forma que, en caso de algún incidente, se pueda
recuperar la información histórica. Además, las bases de datos deberán tener
sistemas de seguridad que impidan el acceso a personal no autorizado y que
prevengan la adulteración de información post-registro.
Los respaldos de la información indicados en el párrafo anterior deberán
tener mecanismos de seguridad, por ejemplo, códigos de "Hash” o firmas
electrónicas, que aseguren la integridad del contenido de dichos respaldos, es
decir, que la información que se consulte no haya sufrido alteraciones o, si las
hubo, que ellas sean indicadas en los reportes y/o marcaciones.
Observación: No se adjunta evidencia que el acredite cumplimiento de la
exigencia.
2-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen N°5849/133, cabe señalar:
2.1-. Respecto del N°1.3 Marcaciones automáticas. Si bien todas las marcaciones
deben ser registradas y transferidas en línea de manera automática y centralizada,
se debe tener en consideración que en ciertas actividades productivas o áreas
geográficas, puede no haber conexión permanente de datos para su transmisión,
por lo que se considerará ajustado a la norma aquél sistema que permita capturar
y almacenar la correspondiente marca, sin perjuicio de que su envío a la
plataforma Web se realice de manera posterior, pero automáticamente al
recuperar la señal.
Observación: No se adjunta evidencia para el ítem.
2.2-. Respecto del N°1.7 Reportes: A efectos de permitir el adecuado desarrollo de
los procesos de fiscalización de este Servicio, las plataformas deben permitir a los
respectivos funcionarios obtener, como mínimo, los cinco reportes señalados por
la normativa vigente.
Observaciones:
a) Formatos de exportación: El sistema no cuenta con todos los formatos de
exportación exigidos por la norma, sino que dispone sólo de Excel.
b) Reporte de jornada: La columna sobre horas extraordinarias debe suprimirse,
pues la misma información se encuentra disponible en el reporte de exceso de
jornada.
c) Reporte de domingos y festivos laborados: El reporte visualizado carece de
totalizadores mensuales y anuales por trabajador, los cuales deben aparecer
como líneas de cierre de cada periodo.
d) Reporte de exceso de jornada: El reporte dispone de tres columnas (Horas
trabajadas, horas extras y horas exceso), las cuales no permiten entender los
resultados de las sumatorias que realiza el sistema. Se debe incorporar más
información a fin de clarificar los datos de este informe.
e) Reporte de Modificaciones y/o alteraciones de sistemas de turnos: Las
columnas y nomenclatura del informe no coinciden con lo exigido, vale decir, con
la siguiente información:
a) Fecha de la consulta.
b) Nombre del trabajador.
c) Fecha asignación de turno original.
d) Turno original (indicando fechas y rango horario, por ejemplo, L a V de 08:00 a
18:00).
e) Fecha asignación de turno nuevo.
f) Turno nuevo (indicando fechas y rango horario, por ejemplo, L a V de 15:00 a
23:00).
g) Quien solicitó el cambio (en las líneas se indica solamente “trabajador” o
“empleador”).
2.3-. Respecto del N°2.5 Las soluciones deberán encontrarse alojadas en
servidores con sistemas operativos en versiones vigentes (con soporte), y
considerar una plataforma tecnológica que permita dar cuenta de un alto volumen
de transacciones (marcajes) tanto para su procesamiento como para su
almacenamiento.
exigencia.
2.4-. Respecto del N°2.6 El sistema de base de datos deberá estar protegido con
mecanismos que aseguren la disponibilidad del servicio de almacenamiento de
información y de sus respaldos. En tal sentido, se podrán implementar, por
ejemplo, procesos de replicación en línea de los registros entre dos servidores de
base datos, en la medida que ellos se encuentren distantes unos de otros en, al
menos, 5 kilómetros, pudiendo utilizar tecnologías basadas en nube pública
privada. Por otro lado, los respaldos no podrán ser almacenamos en el mismo
servidor en el que se registran los eventos del sistema.
exigencia.
2.5-. Respecto del N°2.8 Las versiones de los productos que conforman la
aplicación (software de base de datos, sistemas operativos, dispositivos de
marcaje, etc.), no deberán tener una antigüedad superior a 3 años, con una
vigencia no inferior a 5 años.
exigencia.
2.6-. Respecto del N°3.3 Descuentos por falta de marcación: Al respecto, es dable
señalar que los sistemas deben emitir automáticamente un correo electrónico de
alerta al dependiente, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de
30 minutos de atraso del trabajador, contados desde la hora de inicio pactada, lo
que permite que ambas partes tomen conocimiento de la situación a fin de ser
regularizada en la plataforma, mediante una acción del trabajador.
Observación: Se adjunta evidencia que corresponde a plataforma de otra empresa
(kronos-pepsico)
2.7-. Respecto del N°3.4.2 La modificación, eliminación o reemplazo de una marca
de ingreso o salida, de una ausencia o un atraso, siempre debe quedar visible en
pantalla, mediante un signo, símbolo o color que permita fácilmente al trabajador o
a un fiscalizador identificar una anomalía y averiguar qué ocurrió.
Observación: No se adjunta evidencia de registros resaltados mediante signo,
símbolo o color.
En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la
jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con
informar a usted que el sistema de registro y control de asistencia denominado
“fullCAS”, presentado por la empresa Mobius S.A., no se ajusta a todas las
exigencias que sobre la materia establecen los Dictámenes N°1140/027 de
24.02.2016 y N°5849/133 de 04.12.2017, por lo que no se autoriza su utilización
en el contexto de la relación laboral. Lo señalado, no obsta a que, una vez
corregidas las observaciones indicadas en el cuerpo del presente informe, la
solicitud sea reingresada para su revisión y eventual autorización.
Saluda a Ud.,
JUAN DAVIDTERRAZAS PONCE
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTOJURÍDICOY FISCAL
DIRECCION DEL TRABAJO
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico
Partes