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ORD. N°179
Documentación laboral; Sistema Electrónico;
Dictámenes concordantes
- dictamen 789/15, 16.02.2015
- ordinario 179, 18.01.2021
- ordinario 4890, 17.12.2013
Texto
Departamento Jurídico y Fiscalla
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E 64309 (1955) 2020
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
El sistema de generación, gestión y firma de
documentación laboral electrónica consultado por la
empresa Contaline S.A, se ajusta a las condiciones
mínimas de funcionamiento exigidas por el dictamen
N°0789/15, de 16.02.2015, por lo que no existen
inconvenientes jurídicos para su utilización. Lo que no
obsta a las facultades de fiscalización que corresponden a
este Servicio.
ANTECEDENTES:
Presentación de 25.11.2020, de Sr.
SANTIAGO,
18 ENE 2021
DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A:
PROVIDENCIA.
Mediante presentación señalada en el antecedente, usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que presenta,
la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación derivada de las
relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la normativa vigente sobre
la materia.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas,
los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos
importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la
página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento
electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la
Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo
empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación
electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en cuanto a fechas,
volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha
medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta
busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su
parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los
antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la
información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente
desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de
firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica
del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del
fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de
esta Dirección ha señalado en Ord. N°4890, de 17.12.2013, además, las siguientes exigencias
de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada
de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal
medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito
impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De
este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envio, su documentación laboral
deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el
documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya
indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no
resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran
impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su
documentación laboral electrónica allí almacenada.
A este respecto, cabe indicar que la presentación señala que “Al usuario trabajador
se le entrega la posibilidad de permitir o rechazar la modalidad de firma electrónica. De esta
forma se envía a un correo no institucional del trabajador un código de validación con una
duración de 16 minutos para que ratifique su decisión".
A su vez, en el punto N° 4, Letra D de la presentación, en lo pertinente señala que
"El sistema de la empresa implementó un botón que permite tanto al usuario fiscalizador de la
Dirección del Trabajo como al usuario trabajador de la empresa imprimir los documentos con
firma electrónica simple".
Conforme a los textos citados, es factible corroborar el cumplimiento de la normativa
vigente, toda vez que el sistema implementado por la empresa en este punto, requiere
necesariamente la validación de un correo personal proporcionado por el trabajador.
Aclarado lo anterior, es del caso señalar que, de acuerdo con la documentación
acompañada e información proporcionada por el recurrente, la plataforma en examen daría
cumplimiento a todas las exigencias indicadas en el cuerpo del presente informe.
En cuanto a los documentos laborales que pueden ser creados y/o suscritos
utilizando medios electrónicos, es dable indicar que el citado dictamen N°0789/15 de
16.02.2015, el cual se encuentra disponible en el sitio web de este Servicio, aborda latamente
dicha materia.
Finalmente, acerca del procedimiento de autenticación de los trabajadores, así como
la suscripción de los documentos electrónicos, cabe señalar que éste se estima ajustado a la
doctrina administrativa de esta Dirección.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y
consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de generación,
gestión y firma de documentación laboral electrónica, consultado por la empresa Contaline
S.A,, se ajusta a las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por el dictamen
N°0789/15, de 16.02.2015, por lo que no existen inconvenientes juridicos para su utilización.
Lo que no obsta a las facultades de fiscalización que corresponden a este Servicio.
Saluda atentamente a Ud.,
DEL
JUAN DAVID TERRAZAS PONCE JBFE
ABOGADO
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
UBP/EZD
Distribución:
Partes
-Juridico
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E 64309 (1955) 2020
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
El sistema de generación, gestión y firma de
documentación laboral electrónica consultado por la
empresa Contaline S.A, se ajusta a las condiciones
mínimas de funcionamiento exigidas por el dictamen
N°0789/15, de 16.02.2015, por lo que no existen
inconvenientes jurídicos para su utilización. Lo que no
obsta a las facultades de fiscalización que corresponden a
este Servicio.
ANTECEDENTES:
Presentación de 25.11.2020, de Sr.
SANTIAGO,
18 ENE 2021
DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A:
PROVIDENCIA.
Mediante presentación señalada en el antecedente, usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que presenta,
la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación derivada de las
relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la normativa vigente sobre
la materia.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas,
los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos
importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la
página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento
electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la
Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo
empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación
electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en cuanto a fechas,
volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha
medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta
busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su
parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los
antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la
información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente
desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de
firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica
del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del
fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de
esta Dirección ha señalado en Ord. N°4890, de 17.12.2013, además, las siguientes exigencias
de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada
de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal
medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito
impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De
este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envio, su documentación laboral
deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el
documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya
indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no
resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran
impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su
documentación laboral electrónica allí almacenada.
A este respecto, cabe indicar que la presentación señala que “Al usuario trabajador
se le entrega la posibilidad de permitir o rechazar la modalidad de firma electrónica. De esta
forma se envía a un correo no institucional del trabajador un código de validación con una
duración de 16 minutos para que ratifique su decisión".
A su vez, en el punto N° 4, Letra D de la presentación, en lo pertinente señala que
"El sistema de la empresa implementó un botón que permite tanto al usuario fiscalizador de la
Dirección del Trabajo como al usuario trabajador de la empresa imprimir los documentos con
firma electrónica simple".
Conforme a los textos citados, es factible corroborar el cumplimiento de la normativa
vigente, toda vez que el sistema implementado por la empresa en este punto, requiere
necesariamente la validación de un correo personal proporcionado por el trabajador.
Aclarado lo anterior, es del caso señalar que, de acuerdo con la documentación
acompañada e información proporcionada por el recurrente, la plataforma en examen daría
cumplimiento a todas las exigencias indicadas en el cuerpo del presente informe.
En cuanto a los documentos laborales que pueden ser creados y/o suscritos
utilizando medios electrónicos, es dable indicar que el citado dictamen N°0789/15 de
16.02.2015, el cual se encuentra disponible en el sitio web de este Servicio, aborda latamente
dicha materia.
Finalmente, acerca del procedimiento de autenticación de los trabajadores, así como
la suscripción de los documentos electrónicos, cabe señalar que éste se estima ajustado a la
doctrina administrativa de esta Dirección.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y
consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de generación,
gestión y firma de documentación laboral electrónica, consultado por la empresa Contaline
S.A,, se ajusta a las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por el dictamen
N°0789/15, de 16.02.2015, por lo que no existen inconvenientes juridicos para su utilización.
Lo que no obsta a las facultades de fiscalización que corresponden a este Servicio.
Saluda atentamente a Ud.,
DEL
JUAN DAVID TERRAZAS PONCE JBFE
ABOGADO
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
UBP/EZD
Distribución:
Partes
-Juridico