N° 1830 de 2020

Departamento Jurídico y Fiscalía Innovación y Estudios Laborales Unidad de Pronunciamientos, E 16057 (589) 2020 1830

ORDINARIO N°:

Jeuidrco

ACTUACIÓN:

Aplica doctrina.

MATERIA:

Centralización de documentación laboral y previsional.

RESUMEN:

La autorización para centralizar la documentación laboral y previsional otorgada por este Servicio no puede significar una renuncia al cumplimiento de su labor fiscalizadora, considerando especialmente lo dispuesto en el artículo 31 del D.F.L N° 2 de 1967 del Ministerio del Trabajo y Previsión, por consiguiente, no resulta ajustado a derecho acceder a una solicitud que, como la de la especie, implica mantener los documentos originales, que derivan de la relación de trabajo, fuera del territorio nacional, si se considera, por una parte, que este Servicio, no se encuentra facultado para prescribir medidas fuera del territorio en que el Estado de Chile ejerce su soberanía y, por otra, que esta circunstancia implicaría que esta Dirección se inhiba de ejercer funciones propías de su competencia legal.

ANTECEDENTES:

1. Instrucciones de 28 de abril de 2020 de Jefa del Departamento Jurídico (S).

2. Presentación de fecha 04 de marzo de 2020 de los Sres. [nombre reservado] y [nombre reservado].

SANTIAGO, 09 JUN 2020

DE: JEFA DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL (S)

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

A: SR. [nombre reservado]

SR. [nombre reservado]

[domicilio reservado], LAS CONDES.

REGIÓN METROPOLITANA.

Mediante presentación de fecha 04 de marzo de 2020, los Sres. [nombre reservado] y [nombre reservado], han solicitado un pronunciamiento de este Servicio respecto a la posibilidad de autorizar la centralización de documentos laborales y previsionales, manteniendo copias digitales y que los originales físicos se mantengan en una oficina regional ubicada en la ciudad de Buenos Aires, considerando que la empresa mantiene solo una sucursal en Chile.

Sobre el particular, en lo que respecta a la centralización de documentos laborales y previsionales, relevante resulta destacar que la Ley N°20.396 de 23 de noviembre de 2009, incorporó expresamente la facultad de este Servicio de otorgar las autorizaciones en dicha materia, aspectos que se grafican en los actuales incisos 5°, 6° y 7° del artículo 9 del Código del Trabajo, disposición que en lo pertinente consagra:

El empleador, en todo caso, estará obligado a mantener en el lugar de trabajo, o en un lugar fijado con anterioridad y que deberá haber sido autorizado previamente por la Inspección del Trabajo, un ejemplar del contrato, y, en su caso, uno del finiquito en que conste el término de la relación laboral, firmado por las partes

Conforme a lo señalado en el inciso anterior, cuando exista la necesidad de centralizar la documentación laboral y previsional, en razón de tener organizado su giro económico en diversos establecimientos, sucursales o lugares de trabajo o por razones de administración, control, operatividad o seguridad o que sus trabajadores presten servicios en instalaciones de terceros, o lugares de difícil ubicación específica, o carentes de condiciones materiales en las cuales mantener adecuadamente la referida documentación, como labores agricolas, mineras o forestales y de vigilancia entre otras, las empresas podrán solicitar a la Dirección del Trabajo autorización para centralizar los documentos antes señalados y ofrecer mantener copias digitalizadas de dichos documentos laborales y previsionales. Para estos efectos, el Director del Trabajo, mediante resolución fundada, fijará las condiciones y modalidades para dicha centralización. La Dirección del Trabajo deberá resolver la solicitud de que trata este inciso en un plazo de treinta días, no siendo exigible la obligación establecida en el inciso quinto, en tanto no se notifique dicha respuesta al peticionario.

La autorización de centralización podrá extenderse a toda la documentación laboral y previsional que se deriva de las relaciones de trabajo, salvo en lo referido al registro control de asistencia a que se refiere el inciso primero del artículo 33 de este Código.

De la Historia de la Ley N°20.396 de 23 de noviembre de 2009, se advierte que, entre otras motivaciones, la ley busca facilitar la labor administrativa en la gestión de la documentación y permitir una fiscalización más expedita y eficaz por parte de la Dirección del Trabajo (Biblioteca del Congreso Nacional. Historia de la Ley N°20.396, p. 18) Debemos destacar que lo anterior se encuentra en directa concordancia con lo dispuesto en el artículo 31 del D.F.L N° 2 de 1967 del Ministerio del Trabajo, que Dispone la Reestructuración y Fija las Funciones de la Dirección del trabajo. En este sentido, dicha disposición establece:

En consecuencia, sobre la base de las consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que la autorización para centralizar la documentación laboral y previsional otorgada por este Servicio no puede significar una renuncia al cumplimíento de su labor fiscalizadora, considerando especialmente lo dispuesto en el artículo 31 del D.F.L N° 2 de 1967 del Ministerio del Trabajo y Previsión, Ley Orgánica de la Dirección del Trabajo; por consiguiente, no resulta ajustado a derecho acceder a una solicitud, como la de la especie, que implica mantener los documentos originales, que derivan de la relación de trabajo, fuera del territorio nacional, si se considera, por una parte, que este Servicio no se encuentra facultado para prescribir medidas fuera del territorio en que el Estado de Chile ejerce soberanía y, por otra, que esta circunstancia implicaría que esta Dirección se inhiba de ejercer funciones propias de su competencia legal.

Saluda atentamente a Ud., Somio meeas DEL SONIA MENA SOTO

ABOGADA

JEFA DEPARTAMENTO JURIDICO Y FISCAL(S)

SMS/LBP/FNR 40

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