ORD. N°1879

nθ
Trabajo Dirección del
Gobiemo de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E 30797 (407) 2021
1879
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Solicita pronunciamiento respecto a la procedencia
legal de implementar un sistema de gestión,
emisión, recepción de firma digital y custodia
electrónica, de toda la documentación que deriva de
las relaciones laborales de la empresa.
RESUMEN:
No resulta posible autorizar la implementación de
un sistema de gestión, emisión, recepción de firma
digital y custodia electrónica de documentación que
deriva de las relaciones de trabajo, y que es
ofrecido por la empresa “Kabulabs SpA”.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 05.07.2021 de Jefa de Unidad
de Pronunciamientos, Estudios Laborales e
Innovación de la Dirección del Trabajo.
2) Solicitud de pronunciamiento de 17.03.2021 del
Sr. Héctor Orellana Riquelme.
SANTIAGO,
DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL 26 JUL 2021
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A: SR. HÉCTOR ORELLANA RIQUELME
AV. MANQUEHUE SUR N°520, OFICINA N°205
LAS CONDES
Mediante solicitud del ANT., se ha pedido a este Servicio un pronunciamiento,
que se refiera a autorizar la implementación de un sistema de gestión, emisión,
recepción de firma digital y custodia electrónica de documentación que deriva de las
relaciones de trabajo, y que es ofrecido por la empresa “Kabulabs SpA”. Agrega
que, su empresa ofrece el servicio de firma electrónica simple en modo online, lo
que permite que tanto el empleador como los trabajadores, puedan identificarse y

firmar documentos de manera electrónica a través de internet de un modo seguro.
Afirma que, los documentos pueden ser impresos, y que, se permite el acceso a
auditorías o fiscalizaciones de terceros a través de la web de la empresa en que se
implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la
documentación laboral. Finalmente describe el proceso de firma digital, en donde
se menciona el envío automático del documento firmado digitalmente al correo
electrónico que el trabajador previamente haya señalado a su empleador.
Al respecto cumplo con informar, que el inciso segundo del artículo 1° de la
Ley N°19.799 sobre documentos electrónicos, firmas electrónicas y servicios de
certificación de dicha firma, establece que: “Las actividades reguladas por esta ley
se someterán a los principios de libertad de prestación de servicios, libre
competencia, neutralidad tecnológica, compatibilidad internacional y equivalencia
del soporte electrónico al soporte de papel.”
De la lectura de la presentación, a su vez, se desprende que en definitiva la
solicitud requiere la autorización de un software de centralización de documentos
laborales electrónicos, materia en la cual, la doctrina de este Servicio contenida en
Dictamen N°0789/015 de 16.02.2015, ha dicho lo siguiente: "... la centralización de
documentación -en papel o en formato electrónico- que emana de las relaciones
laborales debe contar -en forma previa a su materialización- con la autorización de
esta Dirección, para lo cual los interesados deben dar cumplimiento a la regulación
administrativa respectiva y a lo señalado mediante dictamen Nº3161/064, de
29.07.2008, que establece los requisitos para considerar que un software de
centralización de documentación da cumplimiento a lo dispuesto en el inciso 2º del
artículo 31, del D.F.L. N°2, de 1967, precitado, consignándose los siguientes
elementos básicos:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde
la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde
cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del
RUT del empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización
de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción,
ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente
desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de
firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza
jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación
del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma
electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos jurídicos
que el documento deba producir."

Además, la jurisprudencia ha añadido un requisito descrito en el Ord. Nº4890, de
17.12.2013, al señalar que: “(..) los trabajadores deben consentir expresamente
que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada,
procesada, firmada y remitida de manera electrónica. Los destinatarios de la
comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la
mantención de una casilla electrónica o mail no es un requisito impuesto por el
legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este
modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación
laboral deberá ser entregada en soporte de papel.”
De esta forma es posible observar, que el requerimiento presentado no hace
mención a una medida de seguridad que garantice que las labores de fiscalización
de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción,
ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. De modo que el fiscalizador tenga garantizado un acceso
de manera fluida y permanente a la documentación laboral de los trabajadores.
En consecuencia, sobre la base de las consideraciones formuladas,
disposiciones legales citadas y jurisprudencia administrativa invocada, cumplo con
informar a usted que:
No resulta posible autorizar la implementación de un sistema de gestión,
emisión, recepción de firma digital y custodia electrónica de documentación que
deriva de las relaciones de trabajo, y que es ofrecido por la empresa “Kabulabs
SpA”.
Saluda atentamente a Ud.,
JUAN DAVIDTERRAZAS PONGE
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICOY-FISCA
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
JDTP/LBB/AMF
Distribución:
Jurídico
Partes