N° 1971 de 2019

Departamento Jurídico y Fiscalía

Unidad de Pronunciamientos,

Innovación y Estudios Laborales

E884 (76) 2019

ORD.: 1971

MAT.: Documentación laboral electrónica;

RORD.: Atiende presentación de empresa LinQ S.p.A., sobre documentación laboral electrónica.

ANT.: 1) Instrucciones de 20.05.2019 de Jefa de Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.

2) Presentación de 09.01.2019 de Sr. [nombre reservado], en representación de empresa LinQ S.p.A.

SANTIAGO, 30.05.2019

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

A : SR. [nombre reservado]

LINQ S.P.A.

[domicilio reservado]

LAS CONDES

Mediante su presentación del antecedente 2), solicita un pronunciamiento de este Servicio respecto de la posibilidad de implementar una solución informática, denominada "Talana.com", la cual permitía generar, firmar, gestionar y notificar la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos. Asimismo, consulta respecto de los documentos laborales que podrían ser suscritos a través de la plataforma de que se trata.

Precisado lo anterior, cúmpleme informar a usted lo siguiente:

1-. Con relación a su primera consulta, cabe precisar que este Servicio, a través del dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Esta medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.

Asimismo, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890, de 17.12.2013, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:

I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

II-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Aclarado lo anterior, es del caso señalar que, de acuerdo a la documentación acompañada e información proporcionada por la recurrente, la plataforma en examen daría cumplimiento a todas las exigencias indicadas en el cuerpo del presente informe.

Ahora bien, y sin perjuicio de lo señalado en los párrafos que anteceden, cabe señalar, respecto de lo señalado en el N°6 letra c) de su presentación, relativo a la "calidad de ministros de fe" del personal de recursos humanos para los efectos de validar una identidad o firma electrónica, que tal condición sólo se adquiere previa investidura regular de una persona en los casos que la ley así lo indica, por lo que ningún particular puede arrogarse dicha prerrogativa, ni aún en el ámbito interno de una compañía.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa vigente, consideraciones formuladas y revisados los antecedentes puestos a disposición de este Servicio, cumplo con informarle que, con la prevención indicada en el párrafo precedente, el sistema de gestión y firma de documentación laboral electrónica, denominado "Talana.com", presentado por la empresa LinQ S.p.A., se ajustaría a la normativa y doctrina vigente sobre la materia. Lo anterior, no obsta al ejercicio de las facultades de fiscalización que competen por ley a esta Dirección.

Saluda a Ud.,

DAVID ODDÓ BEAS

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCION DEL TRABAJO

MBA/RCG

Distribución:

Jurídico

Partes

Control

documentación laboral electrónica,