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ORD. N°1997
Documentación laboral electrónica;
Normas citadas
- dfl 2 de 1967, articulo 31
Dictámenes concordantes
- dictamen 789/15, 16.02.2015
- ordinario 1997, 09.08.2021
- ordinario 4890, 17.12.2013
Texto
Departamento Jurídico
y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos, Innovación y
Estudios Laborales
E. 86665(845) 2021 1997
quidico ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
El sistema de firma digital o electrónica para la
gestión derivada de las relaciones laborales de
las compañías con sus trabajadores CX Data,
no cumple con los requisitos mínimos de
funcionamiento establecidos por el Dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015 y por el Ord. N°4890
de 17.12.2013, sin perjuicio de que pueda
reingresar la petición en el futuro una vez
subsane las observaciones realizadas.
ANTECEDENTES:
1) Correo electrónico de fecha 30.06.2021 de Trini
Win S.P.A.
2) Correo electrónico de fecha 30.06.2021 de
Unidad de Pronunciamientos, Innovación y
Estudios Laborales.
3) Presentación de fecha 17.06.2021 de Trini Win.
S.P.A.
0 9 AGO 2021
SANTIAGO,
DE: JEFE DEL DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A: SR. JUAN PABLO SAAVEDRA GARCÍA-REYES
REPRESENTANTE LEGAL DE TRINI WIN S.P.A.
.
JUANPABLO.SAAVEDRA@CXDATA.CL
Mediante presentación de ANT. 1) Ud. ha solicitado a este Servicio un
pronunciamiento jurídico destinado a determinar si la solución tecnológica, a través
de su marca comercial CX Data, de firma digital o electrónica para la gestión derivada de las relaciones laborales de las compañías con sus trabajadores se ajusta a
la normativa vigente acerca de la materia.
Al respecto, cumplo en informar a Ud. lo siguiente:
El Dictamen N°0789/15 de fecha 16.02.2015 establece los requisitos que debe
reunir un sistema de documentación laboral electrónica para dar cumplimiento a lo
que se establece en el artículo 31 inciso 2° del D.F.L. N°2 de 1967, siendo estos los
siguientes:
“a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde
cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del
RUT del empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización
de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción,
ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través
de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación
del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma
electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos jurídicos
que el documento deba producir."
Por su parte, el Ord. N°4890 de fecha 17.12.2013 emitido por este Servicio,
establece las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes
que utilicen el sistema de documentación electrónico:
1) Los trabajadores deben consentir expresamente en que la documentación
laboral que suscriban con el empleador, sea confeccionada, procesada,
firmada y remitida de manera electrónica.
El asidero de esta exigencia radica en que la ley no ha establecido como requisito
que el trabajador mantenga una cuenta de correo electrónico con el objetivo de
recibir su documentación laboral. Por lo que, si el trabajador no tiene cuenta de
correo electrónico, deberán ser entregados en soporte de papel.
2) Al finalizar la confección de los documentos, estos deben ser remitidos
automáticamente por correo electrónico al trabajador a la casilla particular
que él haya informado con anterioridad al empleador. No se autoriza el envío
a cuentas institucionales debido a que una eventual desvinculación con la
empresa, no resulta razonable que los trabajadores queden impedidos de
acceder a sus cuentas de correo corporativo y a la documentación laboral
electrónica que haya sido almacenada en ese sistema.
A su vez, el artículo 31 inciso 2° del D.F.L. N°2 de 1967 establece que "Toda
aquella documentación que deriva de las relaciones de trabajo deberá mantenerse
en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones".
La finalidad que tiene esta norma persigue establecer la obligación que tiene el
empleador de mantener en los establecimientos y faenas en que se desarrollen
labores y funciones por parte de sus trabajadores, todos los documentos que se
hayan suscrito con ocasión del vínculo laboral, de esta forma es posible dar
protección a las partes, en especial al trabajador, y facilitar a la Dirección del Trabajo
sus actividades fiscalizadoras.
Cabe recalcar que es una exigencia de suma importancia que los trabajadores
expresen su voluntad de suscribir electrónicamente y que sus documentos laborales
sean almacenados de manera digital. Esto se sustenta en que el legislador no ha
establecido como un requisito para recibir la documentación laboral por parte del
trabajador, que este tenga un correo electrónico personal en el que recibir tales documentos. Además, el sistema debe enviar automáticamente el documento vía correo electrónico a la dirección de e-mail particular proporcionada por el trabajador.
Según los antecedentes aportados por usted en su presentación inicial y complementaria a través de correo electrónico, en relación al sistema informático que
desarrolla su empresa a través de su marca comercial CX Data (www.cxdata.cl),
cabe concluir que no cumple con el requisito N° 2) del Ord. N°4890, toda vez que al
afirmar que su producto "Permite el envío automático o manual de documentos electrónicos vía email', no se indican antecedentes suficientes para acreditar que se
cumple con lo ya referido.
Asimismo, no fue posible concluir que la solución tecnológica CX Data permite
la impresión de los documentos laborales a que se refiere, por lo que incumple con
el requisito de la letra d) del Dictamen N°0789/15, ya expuesto.
En conclusión, en base a lo solicitado, de la jurisprudencia
administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud.
que el sistema de firma digital o electrónica para la gestión derivada de las
relaciones laborales de las compañías con sus trabajadores CX Data, no cumple
con los requisitos mínimos de funcionamiento establecidos por el Dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015 y por el Ord. N°4890 de 17.12.2013, por lo que se rechaza
la solicitud realizada por Ud., sin perjuicio de que pueda reingresar la petición en el
futuro una vez subsane las observaciones realizadas.
Saluda atentamente a usted,
JUAN DAVID TERRAZ
ABOGADOEFE
JEFE DE DEPARTAMENTOJURÍDIC FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABA
LBP/FJBS
Distribución:
Jurídico
Partes
Control
y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos, Innovación y
Estudios Laborales
E. 86665(845) 2021 1997
quidico ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
El sistema de firma digital o electrónica para la
gestión derivada de las relaciones laborales de
las compañías con sus trabajadores CX Data,
no cumple con los requisitos mínimos de
funcionamiento establecidos por el Dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015 y por el Ord. N°4890
de 17.12.2013, sin perjuicio de que pueda
reingresar la petición en el futuro una vez
subsane las observaciones realizadas.
ANTECEDENTES:
1) Correo electrónico de fecha 30.06.2021 de Trini
Win S.P.A.
2) Correo electrónico de fecha 30.06.2021 de
Unidad de Pronunciamientos, Innovación y
Estudios Laborales.
3) Presentación de fecha 17.06.2021 de Trini Win.
S.P.A.
0 9 AGO 2021
SANTIAGO,
DE: JEFE DEL DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A: SR. JUAN PABLO SAAVEDRA GARCÍA-REYES
REPRESENTANTE LEGAL DE TRINI WIN S.P.A.
.
JUANPABLO.SAAVEDRA@CXDATA.CL
Mediante presentación de ANT. 1) Ud. ha solicitado a este Servicio un
pronunciamiento jurídico destinado a determinar si la solución tecnológica, a través
de su marca comercial CX Data, de firma digital o electrónica para la gestión derivada de las relaciones laborales de las compañías con sus trabajadores se ajusta a
la normativa vigente acerca de la materia.
Al respecto, cumplo en informar a Ud. lo siguiente:
El Dictamen N°0789/15 de fecha 16.02.2015 establece los requisitos que debe
reunir un sistema de documentación laboral electrónica para dar cumplimiento a lo
que se establece en el artículo 31 inciso 2° del D.F.L. N°2 de 1967, siendo estos los
siguientes:
“a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde
cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del
RUT del empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización
de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción,
ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través
de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación
del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma
electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos jurídicos
que el documento deba producir."
Por su parte, el Ord. N°4890 de fecha 17.12.2013 emitido por este Servicio,
establece las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes
que utilicen el sistema de documentación electrónico:
1) Los trabajadores deben consentir expresamente en que la documentación
laboral que suscriban con el empleador, sea confeccionada, procesada,
firmada y remitida de manera electrónica.
El asidero de esta exigencia radica en que la ley no ha establecido como requisito
que el trabajador mantenga una cuenta de correo electrónico con el objetivo de
recibir su documentación laboral. Por lo que, si el trabajador no tiene cuenta de
correo electrónico, deberán ser entregados en soporte de papel.
2) Al finalizar la confección de los documentos, estos deben ser remitidos
automáticamente por correo electrónico al trabajador a la casilla particular
que él haya informado con anterioridad al empleador. No se autoriza el envío
a cuentas institucionales debido a que una eventual desvinculación con la
empresa, no resulta razonable que los trabajadores queden impedidos de
acceder a sus cuentas de correo corporativo y a la documentación laboral
electrónica que haya sido almacenada en ese sistema.
A su vez, el artículo 31 inciso 2° del D.F.L. N°2 de 1967 establece que "Toda
aquella documentación que deriva de las relaciones de trabajo deberá mantenerse
en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones".
La finalidad que tiene esta norma persigue establecer la obligación que tiene el
empleador de mantener en los establecimientos y faenas en que se desarrollen
labores y funciones por parte de sus trabajadores, todos los documentos que se
hayan suscrito con ocasión del vínculo laboral, de esta forma es posible dar
protección a las partes, en especial al trabajador, y facilitar a la Dirección del Trabajo
sus actividades fiscalizadoras.
Cabe recalcar que es una exigencia de suma importancia que los trabajadores
expresen su voluntad de suscribir electrónicamente y que sus documentos laborales
sean almacenados de manera digital. Esto se sustenta en que el legislador no ha
establecido como un requisito para recibir la documentación laboral por parte del
trabajador, que este tenga un correo electrónico personal en el que recibir tales documentos. Además, el sistema debe enviar automáticamente el documento vía correo electrónico a la dirección de e-mail particular proporcionada por el trabajador.
Según los antecedentes aportados por usted en su presentación inicial y complementaria a través de correo electrónico, en relación al sistema informático que
desarrolla su empresa a través de su marca comercial CX Data (www.cxdata.cl),
cabe concluir que no cumple con el requisito N° 2) del Ord. N°4890, toda vez que al
afirmar que su producto "Permite el envío automático o manual de documentos electrónicos vía email', no se indican antecedentes suficientes para acreditar que se
cumple con lo ya referido.
Asimismo, no fue posible concluir que la solución tecnológica CX Data permite
la impresión de los documentos laborales a que se refiere, por lo que incumple con
el requisito de la letra d) del Dictamen N°0789/15, ya expuesto.
En conclusión, en base a lo solicitado, de la jurisprudencia
administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud.
que el sistema de firma digital o electrónica para la gestión derivada de las
relaciones laborales de las compañías con sus trabajadores CX Data, no cumple
con los requisitos mínimos de funcionamiento establecidos por el Dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015 y por el Ord. N°4890 de 17.12.2013, por lo que se rechaza
la solicitud realizada por Ud., sin perjuicio de que pueda reingresar la petición en el
futuro una vez subsane las observaciones realizadas.
Saluda atentamente a usted,
JUAN DAVID TERRAZ
ABOGADOEFE
JEFE DE DEPARTAMENTOJURÍDIC FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABA
LBP/FJBS
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