ORD. N°2085

Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales E24360 (929) 2020 2085
ORDINARIO N°:
kuidico ACTUACIÓN: Aplica doctrina.
MATERIA: Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
El sistema de generación, gestión y firma de documentación
laboral electrónica consultado por la empresa SODLAB CO
S.p.A., se ajusta a las condiciones mínimas de
funcionamiento exigidas por el dictamen N°0789/15, de
16.02.2015, por lo que no existen inconvenientes jurídicos
para su utilización. Lo que no obsta a las facultades de
fiscalización que corresponden a este Servicio.
ANTECEDENTES:
1) Correo electrónico de 03.06.2020 de Sr. Flavio Tapia
Carmagnani.
2) Presentación de 23.04.2020 de Sr. Cristián Ojeda Urrutia,
en representación de empresa SODLAB CO S.p.A.
SANTIAGO, 06 JUL 2020
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
A : SR.
CRISTIÁN OJEDA URRUTIA
SODLAB CO S.P.A.
CERRO EL PLOMO N°5931, OFICINA 510
LAS CONDES
Mediante presentación del antecedente 2), complementada a través de correo
electrónico de antecedente 1), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin
de determinar si la solución tecnológica que presenta, la cual permitiría generar, firmar,
gestionar y notificar la documentación derivada de las relaciones laborales a través de
medios electrónicos, se ajusta a la normativa vigente sobre la materia.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas,
los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de
ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde
la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento
electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la
Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo
empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación
electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en cuanto a fechas,
volumen, tipo de documento, o cuaiquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha
medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta
busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su
parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los
antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la
información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente
desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de
firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica
del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación
del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de
esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890 de 17.12.2013, las siguientes
exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada
de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera
electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal
medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito
impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De
este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral
deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el
documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya
indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no
resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran
impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su
documentación laboral electrónica allí almacenada.
Aclarado lo anterior, es del caso señalar que, de acuerdo con la documentación
acompañada e información proporcionada por la recurrente, la plataforma en examen daría
cumplimiento a todas las exigencias indicadas en el cuerpo del presente informe.
En cuanto a los documentos laborales que pueden ser creados y/o suscritos
utilizando medios electrónicos, es dable indicar que el citado dictamen N°0789/15 de
16.02.2015, el cual se encuentra disponible en el sitio web de este Servicio, aborda
latamente dicha materia
Finalmente, acerca del procedimiento de autenticación de los trabajadores, así
como la suscripción de los documentos electrónicos, cabe señalar éste se estima ajustado
a la doctrina administrativa de esta Dirección.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y
consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de generación,
gestión y firma de documentación laboral electrónica, presentado por la empresa SODLAB
CO S.p.A., se ajusta a las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por el dictamen
N°0789/15, de 16.02.2015, por lo que no existen inconvenientes jurídicos para su utilización.
Lo que no obsta a las facultades de fiscalización que corresponden a este Servicio.
Saluda a Ud.,
Imic mev
SONIA MENA SOTO JEFE
ABOGADO
JEFA (S) DEPARTÁMENTO JURÍDICO
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
Distribución:
Jurídico;
Partes;