N° 2139 de 2022

Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales

E234336 (1517) 2022 2139

Juuidico ORDINARIO N°:

ACTUACIÓN:

Aplica doctrina.

MATERIA:

Sistema de registro y control de asistencia digital.

RESUMEN:

El sistema de registro y control de asistencia denominado "HumanForce", consultado por la empresa Automatiza S.p.A., presenta serias deficiencias que impiden su utilización en el marco de la relación laboral.

ANTECEDENTES:

1) Instrucciones de 28.11.2022 de Jefa de Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.

2) Presentación de 21.10.2022 de Sr. en representación de empresa Automatiza

S.p.A.

SANTIAGO, 14 DIC 2022

DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

A : SR.

EMPRESA AUTOMATIZA S.P.A.

Mediante la presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el sistema de registro y control de asistencia que presenta, denominado "HumanForce", y su respectivo proceso de verificación, se ajustan a las exigencias que sobre la materia establece el Dictamen N°2927/58 de 28.12.2021.

Aclarado lo anterior, y a fin de validar el cumplimiento de las indicadas exigencias, la solicitante acompañó informe de certificación emitido por la empresa BizPartners S.p.A., RUT N°76.201.826-8, suscrito por el Sr. el cual fue sometido al pertinente análisis técnico, a fin de verificar el cumplimiento de la normativa administrativa precitada.

Como resultado de dicho proceso, es dable informar a usted que se han efectuado las siguientes observaciones:

1. El informe de certificación indica en su numeral, denominado “3. Características del producto", lo siguiente:

“Asimismo, para cada implementación y de acuerdo al presupuesto disponible del empleador, se utilizan distintos modelos de equipos biométricos/lectores de tarjeta/lectores de cédula de identidad o incluso la combinación de todas las anteriores asegurando el cumplimiento de los reguisitos mínimos expresados en la presente normativa, pero que no forman necesariamente parte del producto presentado para nuestra evaluación."

Observación: De acuerdo con el texto transcrito el producto sometido a revisión sólo contempla el software, en circunstancias que esta Dirección no valida componentes individuales, vale decir, sin hardware.

En efecto, dado el modelo de comercialización expuesto, la compañía solicitante no acompañó evidencia relacionada con el proceso de enrolamiento e identificación de los trabajadores.

2. Observación asociada a la evidencia acompañada: 2.1.1.- El proceso de enrolamiento e identificación de los trabajadores podrá realizarse a través de cualquier hardware que permita obtener su reconocimiento, pudiendo considerar para ello lectores de parámetros biométricos, teclados, cámaras, tarjetas con banda magnética, cédula nacional de identidad, token, etc., en la medida que la alternativa seleccionada permita diferenciar a una persona de otra. 2.1.3.- La identificación de los dependientes por parte del sistema podrá realizarse de manera presencial o mediante login remoto, por ejemplo, utilizando equipos portátiles, celulares u otros, o dispositivos ubicados fuera del establecimiento del empleador. 2.1.4.- Si el sistema utilizare como medio de identificación tarjetas con banda magnética se les deberá asociar, en forma permanente, el número de la cédula nacional de identidad del trabajador. Además, la tarjeta deberá llevar impreso dicho número en su parte anterior, junto al nombre completo del dependiente.

Observación: Para explicar el cumplimiento de estas exigencias, sólo adjunta una imagen referencial de un reloj control marca ZKteco sin modelo, evidencia que no se ajusta a lo solicitado debido a que la empresa no comercializa la solución completa de la plataforma. 3-. Respecto del N°2.3.1, Excepción: Considerando que en ciertas actividades productivas o áreas geográficas podría no haber conexión permanente de datos para su transmisión, se considerará ajustado a la norma aquel sistema que permita capturar y almacenar la correspondiente marca, sin perjuicio de que su envío posterior a la plataforma Web se realice automáticamente cuando la plataforma recupere la señal.

Observación: No se adjunta información acerca de la marcación offline.

4. Respecto del N°2.9.7, Reportes: Al requerir la descarga de los reportes, en todos los formatos, inmediatamente el sistema se bloquea y pide credenciales de acceso. Observación: La circunstancia señalada no permite verificar si los reportes se ajustan a las exigencias vigentes.

5. Respecto del N°2.10, Mensaje de alerta de intentos de marcación: Los sistemas deberán registrar los intentos fallidos de marcación, aungue no se vinculen con un trabajador en particular, emitiendo al respectivo empleador un mensaje de alerta de la operación señalando día, hora y lugar del fallo generando, además, un código de la operación y un mensaje de error, los que serán almacenados en el sistema. Las alertas serán enviadas electrónica y automáticamente al empleador, a fin de detectar fallas a nivel de software o hardware.

Observación: No adjunta evidencia del registro de marcaciones fallidas en la base de datos.

6. Respecto del N°3.6, Inclusión. La utilización de los sistemas y sus componentes no deberán incurrir en actos de discriminación respecto de aquellos trabajadores beneficiarios de las normas sobre inclusión laboral. En virtud de lo señalado, todas las plataformas deberán contemplar, como mínimo, dos medios de enrolamiento y reconocimiento, por ejemplo, parámetros biométricos y claves o tarjetas de aproximación.

Observación: Dado que no se adjunta evidencia sobre los procesos de enrolamiento e identificación de los trabajadores, tampoco puede acreditarse que el sistema cuente con, a lo menos, dos métodos de marcación.

7. Respecto del N°3.9.3, Modificar, reemplazar, corregir o agregar marcaciones:

a) Modificación o reemplazo: El empleador podrá modificar o reemplazar una marcación existente en la plataforma, por ejemplo, para eliminar un atraso o reemplazar una inasistencia por una licencia médica un permiso otorgado con posterioridad a la ausencia.

c) Corrección de errores: Los sistemas deberán permitir la corrección de errores derivados de problemas técnicos o equivocaciones de los trabajadores. Así, por ejemplo, el sistema permitirá subsanar problemas masivos derivados de cambios de hora local u otras fallas generales que afecten la hora real de las marcaciones. Observación: El informe señala que la plataforma no permite la modificación de marcas.

8. Respecto del N°3.13, Alertas por falta de marcación:

a) Los sistemas deberán emitir automáticamente un correo electrónico de alerta al dependiente, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos desde que debió realizarse la marcación de inicio de una actividad.

Observación: Se adjunta evidencia no concluyente, dado que no se aprecia la hora en el correo enviado como mensaje de alerta de inicio de la marcación.

b) Los sistemas deberán emitir automáticamente un correo electrónico de alerta al dependiente, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos desde que debió realizarse la marcación de término de una actividad.

Observación: No se adjunta evidencia.

9. Respecto del N°3.27, Trabajo a distancia:

a) Contemplar una alerta relacionada con el derecho de desconexión del dependiente. En efecto, una vez cargadas las jornadas y tomando como punto de partida la marcación de inicio de jornada, el sistema enviará automáticamente un correo electrónico a las partes informando que restan 30 minutos para el inicio del derecho a desconexión.

Observación: Indica que el sistema posee la opción y envía la alerta, pero no adjunta evidencia.

e) Si el trabajador tuviera una jornada mixta, es decir, si ha pactado una combinación de tiempos de trabajo de forma presencial en establecimientos, instalaciones o faenas de la empresa con tiempos de trabajo fuera de ella, el sistema automáticamente calculará los límites establecidos en la legislación vigente para la jornada diaria y semanal.

Observación: Indica que "Humanforce utiliza todas las marcas como asistencia, independiente de su origen" sin adjuntar evidencia al respecto.

En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de registro y control de asistencia denominado "HumanForce", consultado por la empresa Automatiza S.p.A., presenta serias deficiencias que impiden su utilización en el marco de la relación laboral. Lo cual no obsta a que, una vez corregidas las observaciones indicadas en el cuerpo del presente informe, la solicitud sea reingresada para su revisión y eventual autorización.

Saluda atentamente a Ud., DEL NATALIA POZO SANHUEZA

ABOGADA 合 JEFE

JEFA (S) DEPARTAMENTO JÚRÍDICO Y FISCAL 4 DIRECCIÓN DEL TRABAJO

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