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ORD. N°2139
Sistema de registro y control de asistencia digital;
Dictámenes concordantes
- dictamen 2927/58, 28.12.2021
- ordinario 2139, 14.12.2022
Texto
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E234336 (1517) 2022
2139
Juuidico ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Sistema de registro y control de asistencia digital.
RESUMEN:
El sistema de registro y control de asistencia
denominado "HumanForce", consultado por la
empresa Automatiza S.p.A., presenta serias
deficiencias que impiden su utilización en el marco
de la relación laboral.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 28.11.2022 de Jefa de Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2) Presentación de 21.10.2022 de Sr.
en representación de empresa Automatiza
S.p.A.
SANTIAGO, 14 DIC 2022
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SR.
EMPRESA AUTOMATIZA S.P.A.
Mediante la presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el sistema de registro y
control de asistencia que presenta, denominado "HumanForce", y su respectivo
proceso de verificación, se ajustan a las exigencias que sobre la materia establece
el Dictamen N°2927/58 de 28.12.2021.
Aclarado lo anterior, y a fin de validar el cumplimiento de las indicadas
exigencias, la solicitante acompañó informe de certificación emitido por la empresa
BizPartners S.p.A., RUT N°76.201.826-8, suscrito por el Sr.
el cual fue sometido al pertinente análisis técnico, a fin de verificar el
cumplimiento de la normativa administrativa precitada.
Como resultado de dicho proceso, es dable informar a usted que se han
efectuado las siguientes observaciones:
1. El informe de certificación indica en su numeral, denominado “3. Características
del producto", lo siguiente:
“Asimismo, para cada implementación y de acuerdo al presupuesto disponible del
empleador, se utilizan distintos modelos de equipos biométricos/lectores de
tarjeta/lectores de cédula de identidad o incluso la combinación de todas las
anteriores asegurando el cumplimiento de los reguisitos mínimos expresados en la
presente normativa, pero que no forman necesariamente parte del producto
presentado para nuestra evaluación."
Observación: De acuerdo con el texto transcrito el producto sometido a revisión sólo
contempla el software, en circunstancias que esta Dirección no valida componentes
individuales, vale decir, sin hardware.
En efecto, dado el modelo de comercialización expuesto, la compañía
solicitante no acompañó evidencia relacionada con el proceso de enrolamiento e
identificación de los trabajadores.
2. Observación asociada a la evidencia acompañada:
2.1.1.- El proceso de enrolamiento e identificación de los trabajadores podrá
realizarse a través de cualquier hardware que permita obtener su reconocimiento,
pudiendo considerar para ello lectores de parámetros biométricos, teclados,
cámaras, tarjetas con banda magnética, cédula nacional de identidad, token, etc., en
la medida que la alternativa seleccionada permita diferenciar a una persona de otra.
2.1.3.- La identificación de los dependientes por parte del sistema podrá realizarse
de manera presencial o mediante login remoto, por ejemplo, utilizando equipos
portátiles, celulares u otros, o dispositivos ubicados fuera del establecimiento del
empleador.
2.1.4.- Si el sistema utilizare como medio de identificación tarjetas con banda
magnética se les deberá asociar, en forma permanente, el número de la cédula
nacional de identidad del trabajador. Además, la tarjeta deberá llevar impreso dicho
número en su parte anterior, junto al nombre completo del dependiente.
Observación: Para explicar el cumplimiento de estas exigencias, sólo adjunta una
imagen referencial de un reloj control marca ZKteco sin modelo, evidencia que no se
ajusta a lo solicitado debido a que la empresa no comercializa la solución completa
de la plataforma.
3-. Respecto del N°2.3.1, Excepción: Considerando que en ciertas actividades
productivas o áreas geográficas podría no haber conexión permanente de datos para
su transmisión, se considerará ajustado a la norma aquel sistema que permita
capturar y almacenar la correspondiente marca, sin perjuicio de que su envío
posterior a la plataforma Web se realice automáticamente cuando la plataforma
recupere la señal.
Observación: No se adjunta información acerca de la marcación offline.
4. Respecto del N°2.9.7, Reportes: Al requerir la descarga de los reportes, en todos
los formatos, inmediatamente el sistema se bloquea y pide credenciales de acceso.
Observación: La circunstancia señalada no permite verificar si los reportes se
ajustan a las exigencias vigentes.
5. Respecto del N°2.10, Mensaje de alerta de intentos de marcación: Los sistemas
deberán registrar los intentos fallidos de marcación, aungue no se vinculen con un
trabajador en particular, emitiendo al respectivo empleador un mensaje de alerta de
la operación señalando día, hora y lugar del fallo generando, además, un código de
la operación y un mensaje de error, los que serán almacenados en el sistema. Las
alertas serán enviadas electrónica y automáticamente al empleador, a fin de detectar
fallas a nivel de software o hardware.
Observación: No adjunta evidencia del registro de marcaciones fallidas en la base
de datos.
6. Respecto del N°3.6, Inclusión. La utilización de los sistemas y sus componentes
no deberán incurrir en actos de discriminación respecto de aquellos trabajadores
beneficiarios de las normas sobre inclusión laboral. En virtud de lo señalado, todas
las plataformas deberán contemplar, como mínimo, dos medios de enrolamiento y
reconocimiento, por ejemplo, parámetros biométricos y claves o tarjetas de
aproximación.
Observación: Dado que no se adjunta evidencia sobre los procesos de enrolamiento
e identificación de los trabajadores, tampoco puede acreditarse que el sistema
cuente con, a lo menos, dos métodos de marcación.
7. Respecto del N°3.9.3, Modificar, reemplazar, corregir o agregar marcaciones:
a) Modificación o reemplazo: El empleador podrá modificar o reemplazar una
marcación existente en la plataforma, por ejemplo, para eliminar un atraso o
reemplazar una inasistencia por una licencia médica un permiso otorgado con
posterioridad a la ausencia.
c) Corrección de errores: Los sistemas deberán permitir la corrección de errores
derivados de problemas técnicos o equivocaciones de los trabajadores. Así, por
ejemplo, el sistema permitirá subsanar problemas masivos derivados de cambios de
hora local u otras fallas generales que afecten la hora real de las marcaciones.
Observación: El informe señala que la plataforma no permite la modificación de
marcas.
8. Respecto del N°3.13, Alertas por falta de marcación:
a) Los sistemas deberán emitir automáticamente un correo electrónico de alerta al
dependiente, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos
desde que debió realizarse la marcación de inicio de una actividad.
Observación: Se adjunta evidencia no concluyente, dado que no se aprecia la hora
en el correo enviado como mensaje de alerta de inicio de la marcación.
b) Los sistemas deberán emitir automáticamente un correo electrónico de alerta al
dependiente, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos
desde que debió realizarse la marcación de término de una actividad.
Observación: No se adjunta evidencia.
9. Respecto del N°3.27, Trabajo a distancia:
a) Contemplar una alerta relacionada con el derecho de desconexión del
dependiente. En efecto, una vez cargadas las jornadas y tomando como punto de
partida la marcación de inicio de jornada, el sistema enviará automáticamente un
correo electrónico a las partes informando que restan 30 minutos para el inicio del
derecho a desconexión.
Observación: Indica que el sistema posee la opción y envía la alerta, pero no adjunta
evidencia.
e) Si el trabajador tuviera una jornada mixta, es decir, si ha pactado una combinación
de tiempos de trabajo de forma presencial en establecimientos, instalaciones o
faenas de la empresa con tiempos de trabajo fuera de ella, el sistema
automáticamente calculará los límites establecidos en la legislación vigente para la
jornada diaria y semanal.
Observación: Indica que "Humanforce utiliza todas las marcas como asistencia,
independiente de su origen" sin adjuntar evidencia al respecto.
En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la
jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con
informar a usted que el sistema de registro y control de asistencia denominado
"HumanForce", consultado por la empresa Automatiza S.p.A., presenta serias
deficiencias que impiden su utilización en el marco de la relación laboral. Lo cual no
obsta a que, una vez corregidas las observaciones indicadas en el cuerpo del
presente informe, la solicitud sea reingresada para su revisión y eventual
autorización.
Saluda atentamente a Ud.,
DEL
NATALIA POZO SANHUEZA
ABOGADA 合 JEFE
JEFA (S) DEPARTAMENTO JÚRÍDICO Y FISCAL
4 DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/RCG Distribución:
Jurídico; Partes;
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E234336 (1517) 2022
2139
Juuidico ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Sistema de registro y control de asistencia digital.
RESUMEN:
El sistema de registro y control de asistencia
denominado "HumanForce", consultado por la
empresa Automatiza S.p.A., presenta serias
deficiencias que impiden su utilización en el marco
de la relación laboral.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 28.11.2022 de Jefa de Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2) Presentación de 21.10.2022 de Sr.
en representación de empresa Automatiza
S.p.A.
SANTIAGO, 14 DIC 2022
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SR.
EMPRESA AUTOMATIZA S.P.A.
Mediante la presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el sistema de registro y
control de asistencia que presenta, denominado "HumanForce", y su respectivo
proceso de verificación, se ajustan a las exigencias que sobre la materia establece
el Dictamen N°2927/58 de 28.12.2021.
Aclarado lo anterior, y a fin de validar el cumplimiento de las indicadas
exigencias, la solicitante acompañó informe de certificación emitido por la empresa
BizPartners S.p.A., RUT N°76.201.826-8, suscrito por el Sr.
el cual fue sometido al pertinente análisis técnico, a fin de verificar el
cumplimiento de la normativa administrativa precitada.
Como resultado de dicho proceso, es dable informar a usted que se han
efectuado las siguientes observaciones:
1. El informe de certificación indica en su numeral, denominado “3. Características
del producto", lo siguiente:
“Asimismo, para cada implementación y de acuerdo al presupuesto disponible del
empleador, se utilizan distintos modelos de equipos biométricos/lectores de
tarjeta/lectores de cédula de identidad o incluso la combinación de todas las
anteriores asegurando el cumplimiento de los reguisitos mínimos expresados en la
presente normativa, pero que no forman necesariamente parte del producto
presentado para nuestra evaluación."
Observación: De acuerdo con el texto transcrito el producto sometido a revisión sólo
contempla el software, en circunstancias que esta Dirección no valida componentes
individuales, vale decir, sin hardware.
En efecto, dado el modelo de comercialización expuesto, la compañía
solicitante no acompañó evidencia relacionada con el proceso de enrolamiento e
identificación de los trabajadores.
2. Observación asociada a la evidencia acompañada:
2.1.1.- El proceso de enrolamiento e identificación de los trabajadores podrá
realizarse a través de cualquier hardware que permita obtener su reconocimiento,
pudiendo considerar para ello lectores de parámetros biométricos, teclados,
cámaras, tarjetas con banda magnética, cédula nacional de identidad, token, etc., en
la medida que la alternativa seleccionada permita diferenciar a una persona de otra.
2.1.3.- La identificación de los dependientes por parte del sistema podrá realizarse
de manera presencial o mediante login remoto, por ejemplo, utilizando equipos
portátiles, celulares u otros, o dispositivos ubicados fuera del establecimiento del
empleador.
2.1.4.- Si el sistema utilizare como medio de identificación tarjetas con banda
magnética se les deberá asociar, en forma permanente, el número de la cédula
nacional de identidad del trabajador. Además, la tarjeta deberá llevar impreso dicho
número en su parte anterior, junto al nombre completo del dependiente.
Observación: Para explicar el cumplimiento de estas exigencias, sólo adjunta una
imagen referencial de un reloj control marca ZKteco sin modelo, evidencia que no se
ajusta a lo solicitado debido a que la empresa no comercializa la solución completa
de la plataforma.
3-. Respecto del N°2.3.1, Excepción: Considerando que en ciertas actividades
productivas o áreas geográficas podría no haber conexión permanente de datos para
su transmisión, se considerará ajustado a la norma aquel sistema que permita
capturar y almacenar la correspondiente marca, sin perjuicio de que su envío
posterior a la plataforma Web se realice automáticamente cuando la plataforma
recupere la señal.
Observación: No se adjunta información acerca de la marcación offline.
4. Respecto del N°2.9.7, Reportes: Al requerir la descarga de los reportes, en todos
los formatos, inmediatamente el sistema se bloquea y pide credenciales de acceso.
Observación: La circunstancia señalada no permite verificar si los reportes se
ajustan a las exigencias vigentes.
5. Respecto del N°2.10, Mensaje de alerta de intentos de marcación: Los sistemas
deberán registrar los intentos fallidos de marcación, aungue no se vinculen con un
trabajador en particular, emitiendo al respectivo empleador un mensaje de alerta de
la operación señalando día, hora y lugar del fallo generando, además, un código de
la operación y un mensaje de error, los que serán almacenados en el sistema. Las
alertas serán enviadas electrónica y automáticamente al empleador, a fin de detectar
fallas a nivel de software o hardware.
Observación: No adjunta evidencia del registro de marcaciones fallidas en la base
de datos.
6. Respecto del N°3.6, Inclusión. La utilización de los sistemas y sus componentes
no deberán incurrir en actos de discriminación respecto de aquellos trabajadores
beneficiarios de las normas sobre inclusión laboral. En virtud de lo señalado, todas
las plataformas deberán contemplar, como mínimo, dos medios de enrolamiento y
reconocimiento, por ejemplo, parámetros biométricos y claves o tarjetas de
aproximación.
Observación: Dado que no se adjunta evidencia sobre los procesos de enrolamiento
e identificación de los trabajadores, tampoco puede acreditarse que el sistema
cuente con, a lo menos, dos métodos de marcación.
7. Respecto del N°3.9.3, Modificar, reemplazar, corregir o agregar marcaciones:
a) Modificación o reemplazo: El empleador podrá modificar o reemplazar una
marcación existente en la plataforma, por ejemplo, para eliminar un atraso o
reemplazar una inasistencia por una licencia médica un permiso otorgado con
posterioridad a la ausencia.
c) Corrección de errores: Los sistemas deberán permitir la corrección de errores
derivados de problemas técnicos o equivocaciones de los trabajadores. Así, por
ejemplo, el sistema permitirá subsanar problemas masivos derivados de cambios de
hora local u otras fallas generales que afecten la hora real de las marcaciones.
Observación: El informe señala que la plataforma no permite la modificación de
marcas.
8. Respecto del N°3.13, Alertas por falta de marcación:
a) Los sistemas deberán emitir automáticamente un correo electrónico de alerta al
dependiente, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos
desde que debió realizarse la marcación de inicio de una actividad.
Observación: Se adjunta evidencia no concluyente, dado que no se aprecia la hora
en el correo enviado como mensaje de alerta de inicio de la marcación.
b) Los sistemas deberán emitir automáticamente un correo electrónico de alerta al
dependiente, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos
desde que debió realizarse la marcación de término de una actividad.
Observación: No se adjunta evidencia.
9. Respecto del N°3.27, Trabajo a distancia:
a) Contemplar una alerta relacionada con el derecho de desconexión del
dependiente. En efecto, una vez cargadas las jornadas y tomando como punto de
partida la marcación de inicio de jornada, el sistema enviará automáticamente un
correo electrónico a las partes informando que restan 30 minutos para el inicio del
derecho a desconexión.
Observación: Indica que el sistema posee la opción y envía la alerta, pero no adjunta
evidencia.
e) Si el trabajador tuviera una jornada mixta, es decir, si ha pactado una combinación
de tiempos de trabajo de forma presencial en establecimientos, instalaciones o
faenas de la empresa con tiempos de trabajo fuera de ella, el sistema
automáticamente calculará los límites establecidos en la legislación vigente para la
jornada diaria y semanal.
Observación: Indica que "Humanforce utiliza todas las marcas como asistencia,
independiente de su origen" sin adjuntar evidencia al respecto.
En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la
jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con
informar a usted que el sistema de registro y control de asistencia denominado
"HumanForce", consultado por la empresa Automatiza S.p.A., presenta serias
deficiencias que impiden su utilización en el marco de la relación laboral. Lo cual no
obsta a que, una vez corregidas las observaciones indicadas en el cuerpo del
presente informe, la solicitud sea reingresada para su revisión y eventual
autorización.
Saluda atentamente a Ud.,
DEL
NATALIA POZO SANHUEZA
ABOGADA 合 JEFE
JEFA (S) DEPARTAMENTO JÚRÍDICO Y FISCAL
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