ORD. N°2141

Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E109295 (982) 2021
2141
ORDINARIO N°:
foridicw ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Sistema de registro y control de asistencia digital.
RESUMEN:
El sistema de registro y control de asistencia
denominado "Hcapital – RH 4U", presentado por la
empresa HGV Human Technology S.p.A., no da
cumplimiento a todas las exigencias técnicas
vigentes sobre la materia, por lo que no se autoriza
su utilización en el contexto de las relaciones
laborales.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 17.08.2021 de Jefa de Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2) Presentación de 20.07.2021 de Sr. Mario Galimidi
Pino, en representación de empresa HGV Human
Technology S.p.A.
SANTIAGO, 02 SEP 2021
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SR. MARIO GALIMIDI PINO
EMPRESA HGV HUMAN TECHNOLOGY S.P.A.
HUÉRFANOS N°670, OFICINA 1202
SANTIAGO
agalimidi@hgvhuman.cl
Mediante la presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el sistema de registro y
control de asistencia que presenta, denominado "Hcapital – RH 4U", y su respectivo
proceso de verificación, se ajustan a las exigencias que sobre la materia establecen
los Dictámenes N°s.1140/27 de 24.02.2016 y 5849/133 de 04.12.2017.

Ahora bien, a fin de validar el cumplimiento de las indicadas exigencias, la
empresa señalada, acompañó informe de certificación de la empresa Tecinf Aplicada
3d S.p.A., Rut N°76.536.170-2, firmado por el Sr. Eduardo Durán Oliva.
En tal contexto, es del caso señalar que los antecedentes acompañados
fueron sometidos al pertinente análisis técnico, a fin de verificar el cumplimiento de
la normativa administrativa precitada.
Como resultado de dicho proceso, es dable informar a usted que se han
realizado las siguientes observaciones:
1-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen N°1140/027, cabe señalar:
1.1.-. Respecto del N°1, marcaciones: Se realizan las siguientes observaciones:
a) Todas las marcaciones deben ser transferidas, en línea, a una base de datos
central -sin importar si se trata de equipos fijos o móviles-. Ello, sin perjuicio de los
respaldos que puedan contemplarse opcionalmente.
Observación: Se constata una incongruencia entre la hora de envió de un
comprobante (12:00) con la hora de realización de la respectiva marca (16:56:03).
b) Si existiere algún inconveniente al realizar la marcación, el sistema debe generar
una alerta señalando día, hora y lugar de la operación fallida, emitiendo, además, un
código de la operación y un mensaje de error, los que serán almacenados en el
sistema y entregados al trabajador, sea en formato de papel o mediante su envío de
manera electrónica.
Observación: Respecto de las marcaciones fallidas, se adjunta evidencia del año
2017, la cual no se considera válida.
1.2-. Respecto del N°5, disponibilidad del servicio: El servicio de aplicaciones
(sistema o sitio web, por ejemplo) que mantiene funcionando la solución tendrá que
estar distribuido en más de un servidor (equipo) y/o datacenter, de manera que el
trabajador no pierda la posibilidad de registrar los eventos asociados con la jornada.
Igualmente, el servicio de base de datos que mantenga almacenada la información
que se genere con la utilización de la plataforma, deberá encontrarse replicado y
respaldado en dispositivos de almacenamiento externos, de tal forma que, en caso
de algún incidente, se pueda recuperar la información histórica. Además, las bases
de datos deberán tener sistemas de seguridad que impidan el acceso a personal no
autorizado y que prevengan la adulteración de información post-registro.
Los respaldos de la información indicados en el párrafo anterior deberán
tener mecanismos de seguridad, por ejemplo, códigos de "Hash" o firmas
electrónicas, que aseguren la integridad del contenido de dichos respaldos, es decir,
que la información que se consulte no haya sufrido alteraciones o, si las hubo, que
ellas sean indicadas en los reportes y/o marcaciones.
Observación: No adjunta evidencia al respecto.
2-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen N°5849/133, cabe señalar:

2.1-. Respecto del N°1.7, reportes: A efectos de permitir el adecuado desarrollo de
los procesos de fiscalización de este Servicio, las plataformas deben permitir a los
respectivos funcionarios obtener los reportes que el Dictamen N°5849/133 señala.
Observación: No se presenta información válida, por lo que no fue posible obtener
ningún reporte del sistema.
2.2-. Respecto del N°2.10, los empleadores serán responsables de velar porque no
existan dos trabajadores con correos electrónicos idénticos para los efectos de
remitir las marcaciones por esa vía.
Observación: No se adjunta ninguna validación del sistema que impida el ingreso o
registro de una cuenta de correo duplicada.
2.3-. Respecto del N°3.1, descuentos: Los sistemas de registro deben sumar
automáticamente el tiempo laborado en la semana respectiva, a fin de permitir al
empleador verificar si la cifra final es la convenida en el contrato o, si por el contrario,
es inferior a ella, caso en el cual el empleador se encontrará facultado para descontar
de la remuneración del mes el lapso no laborado, esto es, el periodo que faltó para
completar la jornada ordinaria convenida.
Observación: Dado que no fue posible obtener reportes del sistema tampoco fue
posible validar los cálculos realizados por la solución.
2.4-. Respecto del N°3.3, descuentos por falta de marcación: Al respecto, es dable
señalar que los sistemas deben emitir automáticamente un correo electrónico de
alerta al dependiente, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30
minutos de atraso del trabajador, contados desde la hora de inicio pactada, lo que
permite que ambas partes tomen conocimiento de la situación a fin de ser
regularizada en la plataforma, mediante una acción del trabajador.
Observación: Se adjunta evidencia que no cumple los parámetros de la norma. No
se aprecia la hora de envío del comprobante, ni que este haya sido enviado al
trabajador con copia al empleador.
2.5-. Respecto del N°3.4.2, la modificación, eliminación o reemplazo de una marca
de ingreso o salida, de una ausencia o un atraso, siempre debe quedar visible en
pantalla, mediante un signo, símbolo o color que permita fácilmente al trabajador o a
un fiscalizador identificar una anomalía y averiguar qué ocurrió.
Observación: Si bien el informe de certificación indica que existiría un reporte que
guarda dichas acciones, el perfil de fiscalizador no tiene acceso a dicho documento
por lo que, al no poder revisar la información tampoco resulta posible validar el
cumplimiento de la exigencia.
2.6-. Respecto del N°4.5, el proceso de certificación deberá considerar el análisis de
vulnerabilidades de las plataformas, utilizando para ello herramientas de terceros
que permitan obtener un informe detallado de los aspectos de seguridad de la
plataforma, por ejemplo: puertos TCP abiertos y vulnerabilidades a las que se
encuentran sujetos, marcas de los productos instalados, resultados de pruebas de

penetración, entre otros. El reporte de salida deberá ser incorporado a los
antecedentes que se remitan a este Servicio en el contexto del proceso de
autorización de los sistemas.
Observación: No se adjunta el análisis de vulnerabilidad completo, como exige la
norma, sino sólo un resumen de él.
Finalmente, cabe efectuar dos observaciones generales:
I.- El informe de certificación indica que acompaña documentos que no se adjuntaron
a él:
• Anexo 4- Políticas Procedimientos
• Anexo 5- Procedimiento De Respaldos
Il-. Los puntos en los cuales se acompañó evidencia correspondiente al año 2017,
se considera no presentada..
En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la
jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con
informar a usted que el sistema de registro y control de asistencia denominado
"Hcapital – RH 4U", presentado por la empresa HGV Human Technology S.p.A., no
da cumplimiento a todas las exigencias técnicas vigentes sobre la materia, por lo que
no se autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales. Lo señalado,
no obsta a que, una vez corregidas las observaciones indicadas en el cuerpo del
presente informe, la solicitud sea reingresada para su revisión y eventual
autorización.
Saluda atentamente a Ud.,
DEL
JUAN DAVID TERRAZAS PONCE
ABOGADO JEFB
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico; Partes;