N° 215 de 2021

Departamento Juridico y Fiscalia

Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales

E55548 (1760) 2020

ORDINARIO N°:

ACTUACIÓN:

Aplica doctrina.

MATERIA:

Documentación laboral electrónica.

RESUMEN:

El sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, denominado "Webdox", consultado por la empresa Webdox Legal Informatics & Data S.p.A., no da cumplimiento a las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por este Servicio.

ANTECEDENTES:

1) Instrucciones de 23.11.2020 y 13.01.2020, de Jefa

Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios

Laborales.

2) Presentación de 23.10.2020 de representación de empresa Webdox Legal

Informatics & Data S.p.A.

SANTIAGO, 21ENE2021

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

A : SR.

WEBDOX LEGAL INFORMATICS & DATA S.P.A.

Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que presenta, la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la normativa vigente sobre la materia. Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica. Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890 de 17.12.2013, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma: I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envio, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Aclarado lo anterior, es del caso señalar que la documentación acompañada por la recurrente, efectivamente, cita y transcribe todas las condiciones exigidas por la jurisprudencia administrativa de esta Dirección para la validez de las plataformas de que se trata.

No obstante, la presentación y sus documentos anexos no señalan la forma en que la solución da cumplimiento a tales exigencias, por ejemplo, no indica expresamente si cuenta con un motor de e-mail para garantizar a los trabajadores la entrega automática de sus documentos, por el contrario, señala que "Cada trabajador podrá acceder a su documentación con su correo corporativo o personal.", medida de publicidad que puede ser complementaria, pero no reemplaza el envío de las comunicaciones electrónicas a las cuentas privadas de los dependientes.

Asimismo, la presentación tampoco indica con claridad el tipo de firmas electrónicas que utilizaría la plataforma, haciendo sólo referencia a un “certificado digital" sin precisar si corresponde a una firma simple o avanzada.

Finalmente, respecto de los documentos que pueden ser firmados digitalmente, cabe señalar que la materia se encuentra latamente tratada en el citado Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, denominado “Webdox", consultado por la empresa Webdox Legal Informatics & Data S.p.A., no se ajusta a las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por el Dictamen N°0789/15, de 16.02.2015, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales. Lo señalado no obsta a que, una vez corregidas las observaciones, sea reingresado su pertinente examen.

Saluda a Ud., DIRECCIÓN DEL TRABAJO JUAN DAYIDTERRAZAS PONCE

ABOGADO 21 ENE 2021 JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

OFICINA DE PARTES

BPIRCG (Distribución:

Jurídico;

Partes;