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ORD. N°2226
Documentación laboral electrónica;
Normas citadas
- codigo del trabajo, articulo 33 ver otros del art. 33
- codigo del trabajo, articulo 9 ver otros del art. 9
- dfl 2 de 1967, articulo 31
Dictámenes concordantes
- dictamen 3161/64 de 29.07.2008
- dictamen 851/8 de 15.02.2011
- ordinario 2226, 16.06.2014
- ordinario 4890, 17.12.2013
Texto
Oirecclön del
Trabajo
Gobiemo da Chile 2226
DEPARTAMENTO JURIDICO
K. 12074 (2379) 2013
ORD.:
juuidico MAT.: EI sistema de centralizaciónde
documentación electrónica por el cual
consulta la empresa EMPACK Ltda., para la
generación, almacenamiento y gestión de los
comprobantes de uso de feriado legal,
cumpliría con las exigencias establecidas por
este Servicio a través del dictamen
N° 3161/064, de 29.07.2008 y, por ende, se
ajustaría a lo dispuesto en el inciso 2º del
artículo 31, del D.F.L. Nº2, de 1967, por lo
que sería jurídicamente procedente su
implementación
ANT.: 1) Instrucciones del 28.04.2014, de Jefa
Unidad de Dictámenes.
2) Correo electrónico de 07.02.2014 de Sr.
Luis Jiménez Castro, Gerente de Recursos
Humanos, EMPACK Ltda.
3) Comparecencia de 05.11.2013 de Sr Luis
Jiménez, Gerente de Recursos Humanos,
EMPACK Ltda.
4) Pase Nº 1873, de 16.10.2013, de Jefa de
Gabinete Directora del Trabajo.
5) Presentación de 14.10.2013, de Sr. Luis
Jiménez Castro, Gerente de Recursos
Humanos, EMPACK Ltda.
SANTIAGO, 1 6 JUN 2014
DE : DIRECTOR DEL TRABAJO
A : SR. LUIS JIMÉNEZ CASTRO
GERENTE DE RECURSOS HUMANOS EMPACK LTDA.
LOS MILITARES N° 4221,
LAS CONDES,
SANTIAGO
Mediante presentación del antecedente 5), solicita un
pronunciamiento de esta Dirección en orden a determinar si resulta jurídicamente
procedente la tramitación y emisión de autorizaciones de uso de feriado legal, a
través de la utilización de medios electrónicos.
Sobre el particular, cabe señalar previamente que la
existencia de una relación laboral importa la generación de una serie de
documentos, de los cuales sólo algunos han sido regulados expresamente por la
legislación del ramo, de manera tal que en su mayoría corresponden a la categoría
jurídica de instrumentos innominados.
En lo que respecta particularmente a los
comprobantes de feriado, es necesario indicar que la doctrina vigente de este
Servicio -contenida en el Ord. Nº3161/064, de 29.07.2008-, autoriza la emisión y
almacenamiento de los respectivos comprobantes en formato electrónico.
En efecto, conforme a dicha jurisprudencia, tanto la
petición de feriado efectuada por el dependiente, como la aceptación u
otorgamiento del mismo por parte del empleador, pueden efectuarse a través de
medios electrónicos en tanto su respaldo permita hacer efectivas las labores de
fiscalización de esta Repartición.
En relación con lo anterior, cabe señalar que la
doctrina institucional vigente, contenida entre otros, en Ord. Nº4890, de
17.12.2013, cuya copia se acompaña, ha precisado que toda la documentación
laboral electrónica debe ser remitida a los dependientes cumpliendo los siguientes
requisitos:
1-. Los trabajadores deben consentir expresamente
que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada,
procesada y remitida de manera electrónica. Los destinatarios de la comunicación
electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una
casilla electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir
su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador
no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser
entregada en soporte de papel.
2-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe
enviar inmediatamente el documento por correo electrónico a la casilla particular
que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el
envío a casillas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación
laboral electrónica allí almacenada.
Ahora bien, atendido que la confección y
procesamiento de la documentación laboral electrónica, importa en el fondo una
centralización de documentación, cabe tener presente que el inciso 2º del artículo
31 del DFL 2 de 1967, dispone:
"Toda aquella documentación que deriva de las
relaciones de trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que
se desarrollen labores y funciones."
La norma legal transcrita establece la obligación para
el empleador de mantener en los establecimientos y faenas en que se desarrollen
labores y funciones, toda la documentación derivada de las relaciones de trabajo
y, además, busca dar protección a las partes que concurren a dicha relación a
partir de la expresión formal de sus derechos y obligaciones lo que, a su vez,
facilita la labor fiscalizadora de este Servicio.
Sin embargo, como ha señalado esta Dirección a
través del precitado dictamen Nº 3161/064 de 29.07.2008, lo dispuesto en el inciso
2º del artículo 31 del D.F.L. Nº2, de 1967, no debe tenerse como un obstáculo
para el desarrollo de procesos informáticos cuando en la práctica éstos guarden
una debida armonía entre modernidad y eficiencia, al permitir el cabal
cumplimiento de las disposiciones legales y faciliten la labor fiscalizadora de los
organismos competentes.
Asimismo, debe tenerse en consideración lo
dispuesto en los incisos 5º, 6º y 7º del artículo 9 del Código del Trabajo, cuyo texto
indica:
"El empleador, en todo caso, estará obligado a
mantener en el lugar de trabajo, o en un lugar fijado con anterioridad y que deberá
haber sido autorizado previamente por la Inspección del Trabajo, un ejemplar del
contrato, y, en su caso, uno del finiquito en que conste el término de la relación
laboral, firmado por las partes.
Conforme a lo señalado en el inciso anterior, cuando
exista la necesidad de centralizar la documentación laboral y previsional, en razón
de tener organizado su giro económico en diversos establecimientos, sucursales o
lugares de trabajo o por razones de administración, control, operatividad o
seguridad o que sus trabajadores presten servicios en instalaciones de terceros, o
lugares de difícil ubicación específica, o carentes de condiciones materiales en las
cuales mantener adecuadamente la referida documentación, como labores
agrícolas, mineras o forestales y de vigilancia entre otras, las empresas podrán
solicitar a la Dirección del Trabajo autorización para centralizar los documentos
antes señalados y ofrecer mantener copias digitalizadas de dichos documentos
laborales y previsionales. Para estos efectos, el Director del Trabajo, mediante
resolución fundada, fijará las condiciones y modalidades para dicha centralización.
La Dirección del Trabajo deberá resolver la solicitud de que trata este inciso en un
plazo de treinta días, no siendo exigible la obligación establecida en el inciso
quinto, en tanto no se notifique dicha respuesta al peticionario.
La autorización de centralización podrá extenderse
a toda la documentación laboral y previsional que se deriva de las relaciones de
trabajo, salvo en lo referido al registro control de asistencia a que se refiere el
inciso primero del artículo 33 de este Código."
De las normas legales transcritas, es posible inferir
que la centralización de documentación que emana de las relaciones laborales
debe contar -en forma previa a su materialización- con la autorización de esta
Dirección, para lo cual los interesados deben dar cumplimiento a la regulación
administrativa respectiva y a lo señalado en dictamen Nº 0851/008, de 15.02.2011.
En tal contexto, cabe precisar, acorde a lo resuelto
en dictamen Nº 3161/064, de 29.07.2008, que para considerar que un sistema
como el propuesto da cumplimiento a lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 31,
del D.F.L. N°2, de 1967, precitado, que aquel debe cumplir, a lo menos, los siguientes requisitos básicos:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la
información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente
el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral
propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.
De acuerdo a lo señalado en correo electrónico del
antecedente 2), se podrá acceder desde cualquier computador del Servicio
utilizando el RUT de la Dirección del Trabajo, por lo que cabe dar por acreditado el cumplimiento de este requisito.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer
conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las
labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin
impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento,
o cualquier otra causa que impida o limite su práctica.
El sistema permitirá consultar la información desde
los computadores del empleador fiscalizado en el lugar de trabajo, se entiende cumplido el requisito señalado.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de
acceso señalado previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
Al respecto, cabe indicar que de acuerdo a los
exigencia. antecedentes acompañados el sistema consultado cumpliría con la señalada
d) Permitir la impresión de la documentación laboral,
y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde,
deba producir. dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que este
Según indican los antecedentes examinados, el
sistema propuesto permite la impresión de la documentación laboral respecto al
feriado legal, por lo que se da por acreditado este requisito.
e) Permitir directamente ante el empleador
fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los
antecedentes laborales mediante firma electrónica simple o avanzada,
dependiendo de la naturaleza o los efectos jurídicos que el documento deba
producir.
De acuerdo a lo señalado en su presentación, el
sistema consultado cumple con las características requeridas en este literal.
Ahora bien, precisado lo anterior, es necesario hacer
presente que analizada la documentación acompañada en su presentación, es
posible verificar que el sistema propuesto cumpliría con las exigencias
establecidas por este Servicio para la implementación de un software destinado a
la gestión de documentación laboral electrónica.
En consecuencia, sobre la base de las disposiciones
legales citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones
formuladas, cumplo con informar a Ud., que de acuerdo a la información
acompañada, el sistema de centralización de documentación electrónica por el
cual consulta la empresa EMPACK Ltda., para la generación, almacenamiento y
gestión de los comprobantes de uso de feriado legal, cumpliría con las exigencias
establecidas por este Servicio a través del dictamen Nº 3161/064, de 29.07.2008
y, por ende, se ajustaría a lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 31, del D.F.L.
N°2, de 1967, por lo que sería jurídicamente procedente su implementación.
Saluda a Ud.,
DEL
CHILE CHRISTIAN MELIS VALENCIA ABOGADO
DIRECTOR DEL TRABAJO
JFCC/SOG/GMS
Distribución:
-Jurídico -Partes - Control
Trabajo
Gobiemo da Chile 2226
DEPARTAMENTO JURIDICO
K. 12074 (2379) 2013
ORD.:
juuidico MAT.: EI sistema de centralizaciónde
documentación electrónica por el cual
consulta la empresa EMPACK Ltda., para la
generación, almacenamiento y gestión de los
comprobantes de uso de feriado legal,
cumpliría con las exigencias establecidas por
este Servicio a través del dictamen
N° 3161/064, de 29.07.2008 y, por ende, se
ajustaría a lo dispuesto en el inciso 2º del
artículo 31, del D.F.L. Nº2, de 1967, por lo
que sería jurídicamente procedente su
implementación
ANT.: 1) Instrucciones del 28.04.2014, de Jefa
Unidad de Dictámenes.
2) Correo electrónico de 07.02.2014 de Sr.
Luis Jiménez Castro, Gerente de Recursos
Humanos, EMPACK Ltda.
3) Comparecencia de 05.11.2013 de Sr Luis
Jiménez, Gerente de Recursos Humanos,
EMPACK Ltda.
4) Pase Nº 1873, de 16.10.2013, de Jefa de
Gabinete Directora del Trabajo.
5) Presentación de 14.10.2013, de Sr. Luis
Jiménez Castro, Gerente de Recursos
Humanos, EMPACK Ltda.
SANTIAGO, 1 6 JUN 2014
DE : DIRECTOR DEL TRABAJO
A : SR. LUIS JIMÉNEZ CASTRO
GERENTE DE RECURSOS HUMANOS EMPACK LTDA.
LOS MILITARES N° 4221,
LAS CONDES,
SANTIAGO
Mediante presentación del antecedente 5), solicita un
pronunciamiento de esta Dirección en orden a determinar si resulta jurídicamente
procedente la tramitación y emisión de autorizaciones de uso de feriado legal, a
través de la utilización de medios electrónicos.
Sobre el particular, cabe señalar previamente que la
existencia de una relación laboral importa la generación de una serie de
documentos, de los cuales sólo algunos han sido regulados expresamente por la
legislación del ramo, de manera tal que en su mayoría corresponden a la categoría
jurídica de instrumentos innominados.
En lo que respecta particularmente a los
comprobantes de feriado, es necesario indicar que la doctrina vigente de este
Servicio -contenida en el Ord. Nº3161/064, de 29.07.2008-, autoriza la emisión y
almacenamiento de los respectivos comprobantes en formato electrónico.
En efecto, conforme a dicha jurisprudencia, tanto la
petición de feriado efectuada por el dependiente, como la aceptación u
otorgamiento del mismo por parte del empleador, pueden efectuarse a través de
medios electrónicos en tanto su respaldo permita hacer efectivas las labores de
fiscalización de esta Repartición.
En relación con lo anterior, cabe señalar que la
doctrina institucional vigente, contenida entre otros, en Ord. Nº4890, de
17.12.2013, cuya copia se acompaña, ha precisado que toda la documentación
laboral electrónica debe ser remitida a los dependientes cumpliendo los siguientes
requisitos:
1-. Los trabajadores deben consentir expresamente
que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada,
procesada y remitida de manera electrónica. Los destinatarios de la comunicación
electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una
casilla electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir
su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador
no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser
entregada en soporte de papel.
2-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe
enviar inmediatamente el documento por correo electrónico a la casilla particular
que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el
envío a casillas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación
laboral electrónica allí almacenada.
Ahora bien, atendido que la confección y
procesamiento de la documentación laboral electrónica, importa en el fondo una
centralización de documentación, cabe tener presente que el inciso 2º del artículo
31 del DFL 2 de 1967, dispone:
"Toda aquella documentación que deriva de las
relaciones de trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que
se desarrollen labores y funciones."
La norma legal transcrita establece la obligación para
el empleador de mantener en los establecimientos y faenas en que se desarrollen
labores y funciones, toda la documentación derivada de las relaciones de trabajo
y, además, busca dar protección a las partes que concurren a dicha relación a
partir de la expresión formal de sus derechos y obligaciones lo que, a su vez,
facilita la labor fiscalizadora de este Servicio.
Sin embargo, como ha señalado esta Dirección a
través del precitado dictamen Nº 3161/064 de 29.07.2008, lo dispuesto en el inciso
2º del artículo 31 del D.F.L. Nº2, de 1967, no debe tenerse como un obstáculo
para el desarrollo de procesos informáticos cuando en la práctica éstos guarden
una debida armonía entre modernidad y eficiencia, al permitir el cabal
cumplimiento de las disposiciones legales y faciliten la labor fiscalizadora de los
organismos competentes.
Asimismo, debe tenerse en consideración lo
dispuesto en los incisos 5º, 6º y 7º del artículo 9 del Código del Trabajo, cuyo texto
indica:
"El empleador, en todo caso, estará obligado a
mantener en el lugar de trabajo, o en un lugar fijado con anterioridad y que deberá
haber sido autorizado previamente por la Inspección del Trabajo, un ejemplar del
contrato, y, en su caso, uno del finiquito en que conste el término de la relación
laboral, firmado por las partes.
Conforme a lo señalado en el inciso anterior, cuando
exista la necesidad de centralizar la documentación laboral y previsional, en razón
de tener organizado su giro económico en diversos establecimientos, sucursales o
lugares de trabajo o por razones de administración, control, operatividad o
seguridad o que sus trabajadores presten servicios en instalaciones de terceros, o
lugares de difícil ubicación específica, o carentes de condiciones materiales en las
cuales mantener adecuadamente la referida documentación, como labores
agrícolas, mineras o forestales y de vigilancia entre otras, las empresas podrán
solicitar a la Dirección del Trabajo autorización para centralizar los documentos
antes señalados y ofrecer mantener copias digitalizadas de dichos documentos
laborales y previsionales. Para estos efectos, el Director del Trabajo, mediante
resolución fundada, fijará las condiciones y modalidades para dicha centralización.
La Dirección del Trabajo deberá resolver la solicitud de que trata este inciso en un
plazo de treinta días, no siendo exigible la obligación establecida en el inciso
quinto, en tanto no se notifique dicha respuesta al peticionario.
La autorización de centralización podrá extenderse
a toda la documentación laboral y previsional que se deriva de las relaciones de
trabajo, salvo en lo referido al registro control de asistencia a que se refiere el
inciso primero del artículo 33 de este Código."
De las normas legales transcritas, es posible inferir
que la centralización de documentación que emana de las relaciones laborales
debe contar -en forma previa a su materialización- con la autorización de esta
Dirección, para lo cual los interesados deben dar cumplimiento a la regulación
administrativa respectiva y a lo señalado en dictamen Nº 0851/008, de 15.02.2011.
En tal contexto, cabe precisar, acorde a lo resuelto
en dictamen Nº 3161/064, de 29.07.2008, que para considerar que un sistema
como el propuesto da cumplimiento a lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 31,
del D.F.L. N°2, de 1967, precitado, que aquel debe cumplir, a lo menos, los siguientes requisitos básicos:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la
información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente
el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral
propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.
De acuerdo a lo señalado en correo electrónico del
antecedente 2), se podrá acceder desde cualquier computador del Servicio
utilizando el RUT de la Dirección del Trabajo, por lo que cabe dar por acreditado el cumplimiento de este requisito.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer
conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las
labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin
impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento,
o cualquier otra causa que impida o limite su práctica.
El sistema permitirá consultar la información desde
los computadores del empleador fiscalizado en el lugar de trabajo, se entiende cumplido el requisito señalado.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de
acceso señalado previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
Al respecto, cabe indicar que de acuerdo a los
exigencia. antecedentes acompañados el sistema consultado cumpliría con la señalada
d) Permitir la impresión de la documentación laboral,
y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde,
deba producir. dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que este
Según indican los antecedentes examinados, el
sistema propuesto permite la impresión de la documentación laboral respecto al
feriado legal, por lo que se da por acreditado este requisito.
e) Permitir directamente ante el empleador
fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los
antecedentes laborales mediante firma electrónica simple o avanzada,
dependiendo de la naturaleza o los efectos jurídicos que el documento deba
producir.
De acuerdo a lo señalado en su presentación, el
sistema consultado cumple con las características requeridas en este literal.
Ahora bien, precisado lo anterior, es necesario hacer
presente que analizada la documentación acompañada en su presentación, es
posible verificar que el sistema propuesto cumpliría con las exigencias
establecidas por este Servicio para la implementación de un software destinado a
la gestión de documentación laboral electrónica.
En consecuencia, sobre la base de las disposiciones
legales citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones
formuladas, cumplo con informar a Ud., que de acuerdo a la información
acompañada, el sistema de centralización de documentación electrónica por el
cual consulta la empresa EMPACK Ltda., para la generación, almacenamiento y
gestión de los comprobantes de uso de feriado legal, cumpliría con las exigencias
establecidas por este Servicio a través del dictamen Nº 3161/064, de 29.07.2008
y, por ende, se ajustaría a lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 31, del D.F.L.
N°2, de 1967, por lo que sería jurídicamente procedente su implementación.
Saluda a Ud.,
DEL
CHILE CHRISTIAN MELIS VALENCIA ABOGADO
DIRECTOR DEL TRABAJO
JFCC/SOG/GMS
Distribución:
-Jurídico -Partes - Control