ORD. N°2252

Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos, Innovación y
Estudios Laborales
E. 50361 (615) 2021
2252
ORD. N°:
ACTUACIÓN: Reitera doctrina.
MAT.: Documentación Laboral; Sistema
Electrónico.
RESUMEN: No existe impedimento
legal para generar, firmar, gestionar y
notificar la documentación derivada de
las relaciones laborales a través de
medios electrónicos, en la medida que
tales actividades se desarrollen de
acuerdo con las reglas expresadas en el
dictamen N°0789/15 de 16.02.2015 y su
doctrina complementaria.
ANT.: 1) Instrucciones Jefa Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y
Estudios Laborales de 09.09.2021.
2) PASE N°41, de 04.05.2021, del Jefe
del Departamento de Inspección.
3) Presentación del Sr. Héctor Segovia
Velásquez, en representación según se
acredita, de Comercial Mi Barrio Ltda.,
de 22.04.2021.
SANTIAGO, 2 0 SEP 2021
DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A: SR. HÉCTOR SEGOVIA VELÁSQUEZ
COMERCIAL MI BARRIO LTDA.
Hector.segovia@tejamarket.cl
Mediante documento singularizado en el ANT.3), se ha
solicitado un pronunciamiento jurídico a esta Dirección, en orden a determinar, si se
ajusta a derecho la implementación de una solución informática destinada a generar,
gestionar y notificar documentación de carácter laboral por medios electrónicos, esto es,
a través de "correo electrónico o por whatsapp" de los trabajadores, incorporando
aquella al Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad, y, "conservando la entrega
física o los medios tradicionales para aquellos trabajadores, que no tengan uno de los
medios señalados".
Sobre el particular, cumplo con informar a ud. lo
siguiente:

La jurisprudencia administrativa de esta Dirección ha
señalado, entre otros, en Ord. Nº4890, de 17.12.2013, que toda la documentación laboral
electrónica, sin distinción, debe cumplir los siguientes requisitos:
1-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de
la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera
electrónica. Los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal
medida, toda vez que la mantención de una casilla electrónica o mail no es un requisito
impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral.
De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación
laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
2-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el
documento por correo electrónico a la casilla particular que previamente el trabajador
haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a casillas institucionales, toda vez
que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes
quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo
y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.
Precisado lo anterior, resulta necesario hacer presente
que, de acuerdo a la doctrina vigente de esta Dirección, contenida en el Dictamen
N°0789/015, de 16.02.2015, entre otros, la emisión, gestión y firma de los documentos
que emanan de la relación laboral, a través de un sistema computacional, requieren
necesariamente la autorización previa de los respectivos dependientes, expresada en el
contrato de trabajo o en un anexo del mismo.
De esta manera al tenor de lo señalado en esta
jurisprudencia administrativa su implementación requiere necesariamente la autorización
previa, expresa e individual de los respectivos dependientes, manifestada en el contrato
de trabajo o en un anexo del mismo, y en consecuencia, si bien no existe, en opinión de
este Informante, impedimento legal para que en el Reglamento Interno de Orden, Higiene
y Seguridad de la empresa se establezca la forma de gestión y entrega o notificación de
los documentos de carácter laboral, aquel deberá resguardar, su carácter de voluntario,
por parte de los trabajadores y ante la falta de acuerdo, la posibilidad de que aquella se
entregue en soporte papel.
Asimismo, dicha modalidad señala expresamente que
la información de carácter laboral, una vez confeccionada, deberá enviarse al correo
electrónico o casilla particular del trabajador, lo que no incluye la aplicación de whatsapp.
Ahora bien, en cuanto a los documentos laborales que
pueden ser suscritos electrónicamente, cabe informar a Ud., que la doctrina citada
precedentemente, señala lo siguiente:
a) En lo que respecta al contrato de trabajo, la reiterada jurisprudencia de esta Dirección
ha señalado que su escrituración no constituye un requisito de la esencia del mismo, sino
que ha sido impuesta como obligación por el legislador para efectos probatorios, vale
decir, la escrituración del contrato de trabajo tiene como objetivo servir de prueba de lo
pactado entre empleador y trabajador, cuyo incumplimiento acarrea para el primero la
aplicación de multa administrativa.
Conforme a lo señalado, forzoso es convenir que la
forma y los medios en que se proceda a formalizar la existencia de la convención, en
nada altera la naturaleza consensual del contrato en comento y, por ende, en tanto dicha
escrituración contenga las menciones mínimas establecidas en el artículo 10 del Código
del Ramo, resultará irrelevante que el instrumento se suscriba en soporte de papel o
electrónico, siempre que aquellos no impidan el otorgamiento del ejemplar del contrato

de trabajo que el dependiente requiere mantener en su poder. De esta suerte, y
considerando que la voluntad puede ser manifestada de múltiples formas, resultará
irrelevante que ella se exteriorice por medios electrónicos, mecánicos u otros, para dar
origen a una relación laboral regida por el artículo 7º del mismo cuerpo legal.
En cuanto a las modificaciones que las partes deseen
introducir al contrato de trabajo, el artículo 11º del Código del Ramo expresa:
"Las modificaciones del contrato de trabajo se
consignarán por escrito y serán firmadas por las partes al dorso de los ejemplares del
mismo o en documento anexo."
De la norma legal transcrita, es posible apreciar que las
modificaciones que las partes acordaren introducir a un contrato de trabajo, pueden
plasmarse al dorso del mismo instrumento o bien "en documento anexo," pudiendo este
último tener carácter electrónico, interpretación concordante con lo dispuesto en el inciso
final del artículo 1º de la Ley Nº19.799, referido, entre otros, al principio de equivalencia
del soporte. La doctrina expuesta se encuentra en armonía con lo señalado por este
Servicio mediante dictamen N°3161/064, de 29.07.2008.
b) Comprobantes de descuento de remuneraciones. Sobre el particular cabe indicar que
no existe impedimento para que el empleador entregue al trabajador, comprobantes
electrónicos de los descuentos de remuneraciones efectuados, sean ellos legales o
voluntarios.
En similar sentido este Servicio ha señalado mediante
el citado dictamen Nº3161/064, de 28.07.2008, que el comprobante de pago de
remuneraciones puede ser entregado a través de un sistema computacional.
c) Acuerdos para el trabajo de horas extraordinarias.
Al respecto, el inciso 1º del artículo 32º del Código del
Trabajo, dispone:
"Las horas extraordinarias sólo podrán pactarse para
atender necesidades o situaciones temporales de la empresa. Dichos pactos deberán
constar por escrito y tener una vigencia transitoria no superior a tres meses, pudiendo
renovarse por acuerdo de las partes."
En opinión de esta Dirección, no existe inconveniente
para que los respectivos acuerdos, mediante los cuales se pacten horas extraordinarias,
puedan suscribirse a través de medios electrónicos, toda vez que la norma transcrita sólo
exige la escrituración del respectivo pacto sin requerir un soporte específico.
d) Comprobantes de feriado. Es dable indicar que no existe inconveniente para que los
comprobantes de uso de feriado anual sean emitidos electrónicamente.
e) Reglamento Interno: Sobre la materia, el artículo 156 del Código del Trabajo, indica:
"Los reglamentos internos y sus modificaciones
deberán ponerse en conocimiento de los trabajadores treinta días antes de la fecha en
que comiencen a regir, y fijarse, a lo menos, en dos sitios visibles del lugar de las faenas
con la misma anticipación. Deberá también entregarse una copia a los sindicatos, al
delegado del personal y a los Comités Paritarios existentes en la empresa.

Además, el empleador deberá entregar gratuitamente
a los trabajadores un ejemplar impreso que contenga en un texto el reglamento interno
de la empresa y el reglamento a que se refiere la Ley N° 16.744."
No obstante lo señalado por la norma en examen, dicho
precepto debe ser interpretado teniendo en consideración, en primer término, que la data
del Código del Trabajo impidió al legislador considerar el uso de las tecnologías actuales,
por lo que resultaría antojadizo desconocer que el fin de la medida de publicidad
contemplada en el mismo precepto -publicación en sitios visibles- puede ser cumplida
mediante medios electrónicos, por ejemplo manteniendo el texto en una pantalla.
Asimismo, resulta esencial tener presente que la ley N°19.799, Sobre Documentos
Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de Dicha Firma, establece en
el incisos 2° y 3°, de su artículo 1°, lo siguiente:
"Las actividades reguladas por esta ley se someterán a
los principios de libertad de prestación de servicios, libre competencia, neutralidad
tecnológica, compatibilidad internacional y equivalencia del soporte electrónico al soporte
de papel.
Toda interpretación de los preceptos de esta ley deberá
guardar armonía con los principios señalados."
Ahora bien, de acuerdo a las reglas hermenéuticas
contempladas en los artículos 19 a 24 del Código Civil, en la especie deben preferirse
las disposiciones del cuerpo normativo en examen por sobre las del Código del Trabajo,
por tratarse de una ley especial, posterior y de igual rango legal que éste. De esta forma,
no cabe sino concluir, que pueden entregarse en formato electrónico todas las copias del
señalado reglamento interno, tanto las del inciso 1° como las del inciso 2° del transcrito
artículo 156 del Código del Trabajo, pudiendo también ser cumplida la medida de
publicidad del citado inciso 1°, mediante medios electrónicos que aseguren la finalidad
de la norma.
f) Amonestaciones escritas.
Sobre el particular, es dable indicar que el Nº 10 del
artículo 154 del Código del Trabajo, establece:
"El reglamento interno deberá contener, a lo menos, las
siguientes disposiciones:...10.- las sanciones que podrán aplicarse por infracción a las
obligaciones que señale este reglamento, las que sólo podrán consistir en amonestación
verbal o escrita y multa de hasta el veinticinco por ciento de la remuneración diaria;".
Del precepto transcrito, cabe colegir que cualquier
comunicación que importe una amonestación al trabajador debe corresponder a la
infracción de alguna de las obligaciones que impone el reglamento interno de orden,
higiene y seguridad de la empresa.
Al respecto, debe precisarse que al no señalar
expresamente la norma en examen el tipo de soporte que debe contener la
comunicación, en opinión de este Servicio no existiría impedimento para que ellas
pueden ser confeccionadas, rubricadas y comunicadas por medios electrónicos. No
obstante lo anterior, debe tenerse presente que el empleador es responsable de velar
porque el trabajador reciba efectivamente la comunicación señalada, a fin de dejar a
salvo su derecho a reclamar de tal medida, circunstancia de la que deberá quedar un
registro que pueda ser debidamente fiscalizado por este Servicio cuando corresponda.

Finalmente, es del caso indicar que, de optarse por
gestionar la documentación laboral a través de medios electrónicos, no es necesario
mantener copias de los mismos antecedentes en formato de papel.
En el mismo sentido expresado, no existe
inconveniente jurídico para que los documentos contenidos en las letras e) y f), sean
entregadas, a través de medios electrónicos.
Por último, en cuanto al documento incluido en la letra
g) de su presentación, esto es, copia de la carta de aviso de despido del trabajador, se
debe indicar que el artículo 162 del Código del Trabajo establece claramente cuáles son
las formas en que aquella se comunica, esto es, personalmente o por carta certificada
enviada al domicilio señalado en el contrato, expresando la o las causales invocadas y
los hechos en que se funda.
En consecuencia, sobre la base de las consideraciones
formuladas, y disposiciones legales citadas y jurisprudencia administrativa invocada,
cumplo con informar a Ud. que no existe inconveniente en utilizar documentación
electrónica de carácter laboral, siempre que se de cumplimiento a las condiciones
copulativas indicadas en el Dictamen N°0789/15, indicado precedentemente, cuya copia
se acompaña.
Saluda atentamente a Ud.,
JEFE
JUAN DAVID TERRAZAS PONCE
DICOABOGADO
EFEDEPARTAMENTO JURIDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
EBRIAN
Distribución:
Partes
Jurídico
Incluye:
Ordinario N°0789/15, de 16.02.2015