ORD. N°2259

Trabajo Dirección del
Gobierno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales E244616 (1565) 2022
2259
ORDINARIO N°:
Juuidico
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
La documentación acompañada a la presentación de la
empresa Websal Sistemas de Gestión S.p.A.,
destinada a respaldar el cumplimiento de la normativa
vigente por parte del software de generación, gestión y
firma de documentación laboral electrónica
denominado "Websal", no da cuenta expresa del
acatamiento de todas las condiciones exigidas por el
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que no se
autoriza su utilización en el contexto de las relaciones
laborales.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 26.12.2022 de Jefa (S) de
Departamento Jurídico y Fiscal.
2) Presentación de 04.11.2022 de Sra.
en representación de empresa Websal Sistemas de
Gestión S.p.A.
SANTIAGO, 29 DIC 2022
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SRA.
WEBSAL SISTEMAS DE GESTIÓN S.P.A.
Mediante su presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el sistema que presenta,
denominado "Websal", destinado a la generación, firma y gestión de la
documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos,
se ajusta a la normativa vigente sobre la materia.

Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia
administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, además, las siguientes
exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen las
plataformas:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral
electrónica allí almacenada.
Aclarado lo anterior, cabe precisar que la documentación acompañada no
indica expresamente que la plataforma de cumplimiento cabal de cada una de las
exigencias señaladas en el citado Dictamen N°0789/15, el cual ni siquiera es
mencionado en la presentación.
Finalmente, es del caso hacer presente que solo tienen la calidad de ministro
de fe aquellas personas que, en virtud de un mandato legal, ha sido objeto de tal
investidura. De este modo, no resulta acertado denominar "ministro de fe" al
encargado de recursos humanos de la compañía, bajo ningún concepto.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que la acompañada a
su presentación, destinada a respaldar el cumplimiento de la normativa vigente por
parte del software de generación, gestión y firma de documentación laboral
electrónica denominado “Websal”, no da cuenta expresa del acatamiento de todas
las condiciones exigidas por el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que no
se autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales.
Saluda a Ud.,
NATALIA POZO SANHUEZA DEL
ABOGADA JEFE
JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
BP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;