N° 232 de 2021

Gabicmo da chil

Departamento Jurídico y Fiscalia

Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales

E64315 (1956) 2020

ORDINARIO N°:

Juidico ACTUACIÓN:

Aplica doctrina.

MATERIA:

Sistema de registro y control de asistencia electrónico.

RESUMEN:

El sistema de registro y control de asistencia consultado por la empresa JPH CL S.p.A., denominado "WMS" presenta serias deficiencias, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de la relación laboral.

ANTECEDENTES:

1) Instrucciones de 28.12.2020 de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.

2) Presentación de 25.11.2020, de en representación de empresa JPH CL S.p.A.

SANTIAGO, 21 FNE 2021

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

A EMPRESA JPH CL S.P.A.

PROVIDENCIA

Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el sistema de registro y control de asistencia que presenta, denominado "WMS", y su respectivo proceso de verificación, se ajustan a las exigencias que sobre la materia establecen los Dictámenes Nº1140/027, de 24.02.2016 y N°5849/133, de 04.12.2017.

Ahora bien, a fin de validar el cumplimiento de las indicadas exigencias, la empresa señalada, acompañó informe de certificación de la empresa Veltec Informática y Cía. Ltda., Rut N°76.201.051-8, firmado por el En tal contexto, es del caso señalar que los antecedentes acompañados fueron sometidos al pertinente análisis técnico, a fin de verificar el cumplimiento de la normativa administrativa precitada.

Como resultado de dicho proceso, es dable informar a usted que se han realizado las siguientes observaciones: 1-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen Nº1140/027, cabe señalar: 1.1-. Respecto del N°1 Marcaciones: Si existiere algún inconveniente al realizar la marcación, el sistema deberá generar una alerta señalando día, hora y lugar de la operación fallida, emitiendo, además, un código de la operación y un mensaje de error, los que serán almacenados en el sistema y entregados al trabajador, sea en formato de papel o mediante su envio de manera electrónica.

Observación: No acompaña evidencia de manejo de la marcación fallida. 1.2-. Respecto del N°2) Identificación: El registro de asistencia electrónico por parte del trabajador, podrá realizarse a través de cualquier mecanismo de identificación, pudiendo éste considerar parámetros biométricos, tarjetas con banda magnética u otros documentos de identificación, claves o password, token, etc., en la medida que la alternativa escogida permita dar certeza respecto de la identidad de la persona que efectúa la respectiva marca, la fecha del evento y -si corresponde- su ubicación y, al mismo tiempo, sea asimilable al concepto de firma electrónica simple que contiene el artículo 2°, letra f), de la Ley N°19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de Dicha Firma. Asimismo, se deberá tener presente que el mecanismo de identificación no deberá vulnerar los derechos fundamentales de los dependientes.

Observación: No se adjunta más evidencia que una imagen del equipo de reloj control apagado. 1.3-. Respecto del N°2) Identificación: Atendido que este Servicio, como resultado de su labor fiscalizadora, ha verificado que existen personas que pueden presentar problemas frente a un registro biométrico y que también existen labores que afectan el debido reconocimiento, el sistema deberá contemplar una fórmula alternativa de registro -tarjetas de aproximación o claves, por ejemplo-.

Observación: No adjunta evidencia de mecanismo alternativo de marcación. 1.4-. Respecto del N°3, comprobantes de marcación: Los sistemas de control de asistencia regulados por el presente dictamen deberán entregar -en forma automática al trabajador- un comprobante de cada operación realizada, aún si se tratare de un error de identificación o falla en la marca.

Observación: No adjunta evidencia del comprobante de marcación. 1.5-. Respecto del N°5, disponibilidad del servicio: el empleador será siempre responsable de la operación y mantención de los componentes que constituyen la plataforma de control de asistencia electrónica.

Observación: No se adjunta evidencia de una plataforma distribuida, ni de contar con alta disponibilidad, ni respecto de los requisitos indicados en la norma para los respaldos de información. 1.6-. Respecto del N°6.1, Seguridad: la plataforma tecnológica completa deberá incorporar las medidas necesarias para impedir la alteración de la información o intrusiones no autorizadas. Tales como controles de acceso restringido, cifrado de información confidencial, etc. En particular, el sistema deberá considerar un control de acceso que asegure la autenticación y autorización correcta para cada perfil de usuario que utilice la plataforma. La plataforma deberá asegurar el registro de cada actividad realizada, de forma tal que puedan determinarse los riesgos o incidentes de seguridad. 2-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen N°5849/133, cabe señalar: 2.1-. Respecto del N°1.3-. Marcaciones automáticas. Si bien todas las marcaciones deben ser registradas y transferidas en línea de manera automática y centralizada, se debe tener en consideración que en ciertas actividades productivas o áreas geográficas, puede no haber conexión permanente de datos para su transmisión, por lo que se considerará ajustado a la norma aquél sistema que permita capturar y almacenar la correspondiente marca, sin perjuicio de que su envío a la plataforma Web se realice de manera posterior, pero automáticamente al recuperar la señal.

Observación: No adjunta evidencia sobre la exigencia. 2.2 Respecto del N°1.4, Obligación de emitir un mensaje de alerta para las marcaciones fallidas: Los sistemas deben registrar cada marca, incluso las fallidas, dado que, aunque no se vinculen con un trabajador en particular, precisamente esa es la falla, estas sirven para determinar la existencia de problemas, por ejemplo, con los lectores de huellas y, cuando su presencia es numerosa, alertará al empleador de un problema que debe ser abordado por el servicio técnico de la plataforma.

Además, se estima necesario que las plataformas cuenten, dentro de sus funcionalidades, con un registro electrónico de incidentes que provoquen su cese operacional total o parcial, lo que permitirá lograr una trazabilidad entre el uso del mecanismo de contingencia y los incidentes registrados.

Observación: No adjunta evidencia para acreditar cumplimiento. 2.3-. Respecto del N°1.6, Domicilio: Los comprobantes de marcación deben corresponder al del lugar de prestación de los servicios, el cual puede o no coincidir con la casa matriz de la compañía. 2.4-. Respecto del N°1.7, Reportes: A efectos de permitir el adecuado desarrollo de los procesos de fiscalización de este Servicio, las plataformas deben permitir a los respectivos funcionarios obtener, como mínimo, los reportes indicados en el Dictamen N°5849/133 con las exigencias ahí señaladas.

Observación: No se aprecian los filtros de búsqueda requeridos ni los formatos de exportación exigidos.

En cuanto a los informes específicos, cabe indicar que: a-. No se pudo obtener el reporte de modificaciones de turnos. b-. En el reporte de domingos y festivos laborados, un trabajador aparece como "libre”, sin embargo, la columna siguiente indica que "si" asistió no especificando en las observaciones las razones de la inconsistencia. c-. No se pudo obtener el reporte de exceso de jornada. d-. El reporte de jornada ofrecido se encuentra en blanco, indicando sólo el título "Reporte Jornada", sin columnas ni información. 2.5-. Respecto del N°2.3, La información contenida en los comprobantes de marcaje, impresos y/o los enviados por correo electrónico, deberá ser consistente con los datos que contengan las respectivas bases de datos. 2.6-. Respecto del N°2.4, Sí el sistema envía los comprobantes por correo electrónico, estos deberán ser remitidos de forma automática y utilizando para ello cuentas de correo de "sistema" que no sean nominativas. 2.7-. Respecto del N°2.5, Las soluciones deberán encontrarse alojadas en servidores con sistemas operativos en versiones vigentes (con soporte), y considerar una plataforma tecnológica que permita dar cuenta de un alto volumen de transacciones (marcajes) tanto para su procesamiento como para su almacenamiento. 2.8-. Respecto del N°2.6, El sistema de base de datos deberá estar protegido con mecanismos que aseguren la disponibilidad del servicio de almacenamiento de información y de sus respaldos. En tal sentido, se podrán implementar, por ejemplo, procesos de replicación en línea de los registros entre dos servidores de base datos, en la medida que ellos se encuentren distantes unos de otros en, al menos, 5 kilómetros, pudiendo utilizar tecnologías basadas en nube pública privada. Por otro lado, los respaldos no podrán ser almacenamos en el mismo servidor en el que se registran los eventos del sistema. 2.9-. Respecto del N°2.8, Las versiones de los productos que conforman la aplicación (software de base de datos, sistemas operativos, dispositivos de marcaje, etc.), no deberán tener una antigüedad superior a 3 años, con una vigencia no inferior a 5 años. 2.10-. Respecto del N°2.9, Cuando se opte por utilizar la opción del envio electrónico de los comprobantes de marcación, los sistemas deberán remitir semanalmente un reporte con todas las acciones del periodo al respectivo empleador. Lo anterior, con el objeto de garantizar la disponibilidad de la información en caso de fiscalizaciones presenciales o por cambio del proveedor del servicio. 2.11-. Respecto del N°2.10, Los empleadores serán responsables de velar porque no existan dos trabajadores con correos electrónicos idénticos para los efectos de remitir las marcaciones por esa vía. 2.12-. Respecto del N°3.1, Descuentos: En efecto, los sistemas de registro deben sumar automáticamente el tiempo laborado en la semana respectiva, a fin de permitir al empleador verificar si la cifra final es la convenida en el contrato o, si por el contrario, es inferior a ella, caso en el cual el empleador se encontrará facultado para descontar de la remuneración del mes el lapso no laborado, esto es, el periodo que faltó para completar la jornada ordinaria convenida. 2.13-. Respecto del N°3.3, Descuentos por falta de marcación: Al respecto, es dable señalar que los sistemas deben emitir automáticamente un correo electrónico de alerta al dependiente, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos de atraso del trabajador, contados desde la hora de inicio pactada, lo que permite que ambas partes tomen conocimiento de la situación a fin de ser regularizada en la plataforma, mediante una acción del trabajador. 2.14-. Respecto del N°3.4.2, La modificación, eliminación o reemplazo de una marca de ingreso o salida, de una ausencia o un atraso, siempre debe quedar visible en pantalla, mediante un signo, símbolo o color que permita fácilmente al trabajador o a un fiscalizador identificar una anomalía y averiguar qué ocurrió. 2.15-. Respecto del N°4.5, El proceso de certificación deberá considerar el análisis de vulnerabilidades de las plataformas, utilizando para ello herramientas de terceros que permitan obtener un informe detallado de los aspectos de seguridad de la plataforma, por ejemplo: puertos TCP abiertos y vulnerabilidades a las que se encuentran sujetos, marcas de los productos instalados, resultados de pruebas de penetración, entre otros. El reporte de salida deberá ser incorporado a los antecedentes que se remitan a este Servicio en el contexto del proceso de autorización de los sistemas.

Observación: No adjunta el informe de vulnerabilidades. 2.16-. Respecto del N°4.6, Para obtener la autorización de este Servicio, se deberá acompañar al respectivo informe de certificación un diagrama de arquitectura, el cual deberá dar cuenta de los componentes que permiten el funcionamiento del sistema y, asimismo, permita determinar la confiabilidad de éste en términos de hardware y software, así como el esquema de respaldo o replicación.

Observación: No adjunta el diagrama de arquitectura.

En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que la documentación acompañada para obtener la autorización de este Servicio para la utilización del sistema de registro y control de asistencia consultado por la empresa JPH CL S.p.A., denominado "WMS", presenta serias deficiencias, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de la relación laboral. Lo señalado, no obsta a que, una vez corregidas las observaciones indicadas en el cuerpo del presente informe, la solicitud sea reingresada para su revisión y eventual autorización.

Saluda a Ud., DEL JUAN DAVIDITERRAZAS PON JEFE

ABOGADO

JEFE DEPARTAMÉNTO JURÍDICO YFISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

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