ORD. N°2339

Direcciön del Trabajo
Gobierno de Chile
DEPARTAMENTO JURIDICO K1862 (421) 2014 2339
ORD.:
MAT.: Atiende presentación de Sr. Alejandro Vega
Juidiw. Herrera, en representación de empresa VCG-
Lock S.A.
ANT.: 1) Correos electrónicos, de 19.05.2014,
22.01.2014 y 10.03.2014, de Sr. Alejandro Vega,
en representación de empresa VCG-Lock S.A.
2) Comparecencia personal de 26.02.2014, de
Sr. Alejandro Vega, en representación de
empresa VCG-Lock S.A.
3) Presentación de 19.02.2014, de Sr. Alejandro
Vega, en representación de empresa VCG-Lock
S.A.
SANTIAGO, 26 JUN 2014
DE : DIRECTOR DEL TRABAJO
A : SR. ALEJANDRO VEGA
REPRESENTANTE
EMPRESA VCG-LOCK S.A.
SAN ANTONIO N°418, OFICINA 804
SANTIAGO
Mediante su presentación de antecedente 3),
complementada mediante correos electrónicos de antecedente 1) y comparecencia
personal de antecedente 2), solicita de este Servicio un pronunciamiento respecto del
sistema informático de firma electrónica para contratos de trabajo que propone.
Sobre el particular, cúmpleme informar a usted que el
inciso 2º del artículo 31 del D.F.L. Nº2, de 1967, Ley Orgánica de la Dirección del Trabajo,
expresa:
"Toda aquella documentación que deriva de las relaciones
de trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que se desarrollen
labores y funciones."
La norma legal transcrita establece la obligación para el
empleador de mantener en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y
funciones, toda la documentación derivada de las relaciones de trabajo y, además, busca
dar protección a las partes que concurren a dicha relación a partir de la expresión formal
de sus derechos y obligaciones lo que, a su vez, facilita la labor fiscalizadora de este
Servicio.

Sin embargo, como ha señalado esta Dirección a través
de dictamen Nº3161/064 de 29.07.2008, lo dispuesto en el precitado inciso 2º del artículo
31 del D.F.L. Nº2, de 1967, no debe tenerse como un obstáculo para el desarrollo de
procesos informáticos cuando en la práctica éstos guarden una debida armonía entre
modernidad y eficiencia, al permitir el cabal cumplimiento de las disposiciones legales y
faciliten la labor fiscalizadora de los organismos competentes.
Asimismo, debe tenerse en consideración lo dispuesto en
los incisos 5º, 6º y 7º del artículo 9 del Código del Trabajo, cuyo texto indica:
“El empleador, en todo caso, estará obligado a mantener
en el lugar de trabajo, o en un lugar fijado con anterioridad y que deberá haber sido
autorizado previamente por la Inspección del Trabajo, un ejemplar del contrato, y, en su
caso, uno del finiquito en que conste el término de la relación laboral, firmado por las
partes.
Conforme a lo señalado en el inciso anterior, cuando
exista la necesidad de centralizar la documentación laboral y previsional, en razón de
tener organizado su giro económico en diversos establecimientos, sucursales o lugares de
trabajo o por razones de administración, control, operatividad o seguridad o que sus
trabajadores presten servicios en instalaciones de terceros, o lugares de difícil ubicación
específica, o carentes de condiciones materiales en las cuales mantener adecuadamente
la referida documentación, como labores agrícolas, mineras o forestales y de vigilancia
entre otras, las empresas podrán solicitar a la Dirección del Trabajo autorización para
centralizar los documentos antes señalados y ofrecer mantener copias digitalizadas de
dichos documentos laborales y previsionales. Para estos efectos, el Director del Trabajo,
mediante resolución fundada, fijará las condiciones y modalidades para dicha
centralización. La Dirección del Trabajo deberá resolver la solicitud de que trata este
inciso en un plazo de treinta días, no siendo exigible la obligación establecida en el inciso
quinto, en tanto no se notifique dicha respuesta al peticionario.
La autorización de centralización podrá extenderse a toda
la documentación laboral y previsional que se deriva de las relaciones de trabajo, salvo en
lo referido al registro control de asistencia a que se refiere el inciso primero del artículo 33
de este Código."
De las disposiciones legales precitadas, es posible inferir
que la centralización de documentación -en papel o en formato electrónico- que emana de
las relaciones laborales debe contar -en forma previa a su materialización- con la
autorización de esta Dirección, para lo cual los interesados deben dar cumplimiento a la
regulación administrativa respectiva y a lo señalado mediante dictamen Nº3161/064, de
29.07.2008, a través del cual este Servicio ha estimado necesario, para considerar que un
software de centralización de documentación da cumplimiento a lo dispuesto en el inciso
2º del artículo 31, del D.F.L. Nº2, de 1967, precitado, que aquél debe cumplir, a lo menos,
los siguientes requisitos básicos:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la
información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el
sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto,
desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del
RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer
conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de
fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o
restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa
que impida o limite su práctica.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de
acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar
de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su
certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde,
dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba
producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y
con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales
mediante firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos
jurídicos que el documento deba producir.
Analizada la información tenida a la vista para la
confección del presente informe, cabe concluir que el sistema propuesto en la especie,
cumple con los requisitos precitados, por lo que da cumplimiento a lo dispuesto en el
inciso 2º del artículo 31, del D.F.L. Nº2, de 1967 y, en consecuencia, resultará
jurídicamente procedente su implementación, todo lo cual debe entenderse sin perjuicio
de las observaciones que este Servicio, en uso de su facultad fiscalizadora, pueda
efectuar en lo sucesivo a las empresas que incorporen el software por el que se consulta.
Precisado lo anterior, cabe señalar que la jurisprudencia
administrativa de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890, de 17.12.2013,
que para gestionar la documentación laboral electrónica, sin distinción, se deben cumplir
los siguientes requisitos:
1-. Los trabajadores deben consentir expresamente que
su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada
y remitida de manera electrónica.
Los destinatarios de la comunicación electrónica deben
consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla electrónica o mail no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la
relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su
documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
2-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe
enviar inmediatamente el documento por correo electrónico a la casilla particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a casillas
institucionales, toda vez que no resultaría razonable que ante su desvinculación de la
empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus
cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

En consecuencia, sobre la base de las disposiciones
legales citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas,
cumplo con informar a Ud., que el sistema informático de firma y gestión de
documentación laboral electrónica propuesto por la empresa VCG-Lock S.A., se ajusta a
las exigencias vigentes sobre la materia, por lo que resulta válida su implementación, en
la medida que ella se ajuste a las prevenciones indicadas en el presente informe.
Saluda a Ud.,
N DEL
DIRECTOR
CHRISTIAN MELIS VALENCIA
ABOGADO
DIRECTOR DEL TRABAJO
Distribuclón:
-Jurídico
-Partes
-Control