ORD. N°2356

Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales E119173 (1043) 2021 2356
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
Para que este Servicio autorice la utilización de un
sistema de generación, gestión y firma de
documentación laboral electrónica, se debe enviar a
este Departamento Jurídico una carta conductora
explicativa de tal solicitud, acompañada de todos los
antecedentes que se consideren pertinentes para
acreditar el cumplimiento de los requisitos técnicos
mínimos de funcionamiento exigidos por el Dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 20.09.2021 y 08.06.2021, de Jefa
Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios
Laborales.
2) Presentación de 03.08.2021 de Sra. Marlene
Quintanilla, en representación de Grupo Collins.
SANTIAGO,
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL 08 OCT 2021
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SRA.
MARLENE QUINTANILLA
GRUPO COLLINS
AVENIDA BRASIL N°08, PISO 4
SANTIAGO
mquintanilla@collins.cl
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado a este Servicio
que se le informe acerca de los requisitos necesarios para operar con documentación
laboral en soporte digital.

Al respecto, cabe señalar que esta Dirección ha regulado las plataformas de
creación, firma y gestión de documentación laboral electrónica a través del Dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015, el cual establece los siguientes requisitos de operación
de dichas soluciones, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la misma jurisprudencia
administrativa citada ha señalado, adicionalmente, las siguientes exigencias de
operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada
de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera
electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el
documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador
haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda
vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los
dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de
correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.
Finalmente, es dable indicar que el mismo Dictamen citado aborda latamente
qué documentos laborales pueden ser creados, firmados y notificados por medios
digitales.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que para que este
Servicio autorice la utilización de un sistema de generación, gestión y firma de
documentación laboral electrónica, se debe enviar a este Departamento Jurídico una
carta conductora explicativa de tal solicitud, acompañada de todos los antecedentes
que se consideren pertinentes para acreditar el cumplimiento de los requisitos
técnicos mínimos de funcionamiento exigidos por el Dictamen N°0789/15 de
16.02.2015.
Saluda a Ud.,
DEL
JUAN DAVID TERRAZAS PONC
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;