N° 2375 de 2017

DEPARTAMENTO JURIDICO

K3558 (854) 2017

ORD.:2375/

MAT.: Documentación laboral; Suscripción por medios electrónicos; Deber de higiene y seguridad;

RORD.: Atiende presentación de Sr. [nombre reservado], en representación de empresa Exprochile S.A., sobre documentación laboral electrónica.

ANT.: Presentación de 24.04.2017, de Sr. [nombre reservado], en representación de empresa Exprochile S.A.

SANTIAGO, 01.06.2017

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A : SR. [nombre reservado]

EMPRESA EXPROCHILE S.A.

[domicilio reservado]

PROVIDENCIA

Mediante su presentación del antecedente, solicita un pronunciamiento de este Servicio respecto de la posibilidad de utilizar firma electrónica en los siguientes documentos:

1-. Registro de obligaciones asociadas al derecho a saber.

2-. Registro de entrega de elementos de protección personal (EPP).

3-. Registro de entrega de reglamento interno.

4-. Asistencia a charlas y capacitaciones.

Sobre el particular, cúmpleme informar a usted lo siguiente:

El artículo 1º de la Ley Nº19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma, establece que las actividades reguladas por dicho cuerpo normativo se someterán, entre otros, al principio general de la equivalencia del soporte electrónico y el del papel escrito en los actos y contratos celebrados por personas naturales, jurídicas o los órganos del Estado.

Agrega el inciso final del mismo artículo que "Toda interpretación de los preceptos de esta ley, deberá guardar armonía con los principios señalados."

Complementa este principio de equivalencia, el principio de eficacia a que se refiere el inciso 1º del artículo 3º del mismo cuerpo legal, al precisar que:

"Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel. Dichos actos y contratos se reputarán como escritos, en los casos en que la ley exija que los mismos consten de ese modo, y en todos aquellos casos en que la ley prevea consecuencias jurídicas cuando constan igualmente por escrito."

A continuación, el inciso final de la misma norma, prescribe respecto de la rúbrica de los documentos que "La firma electrónica, cualquiera sea su naturaleza, se mirará como firma manuscrita para todos los efectos legales, sin perjuicio de lo establecido en los artículos siguientes."

A su vez, el inciso 2º del precepto en examen contempla excepciones a las reglas generales antes descritas estableciendo que;

"Lo dispuesto en el inciso anterior no será aplicable a los actos o contratos otorgados o celebrados en los casos siguientes:

a) Aquellos en que la ley exige una solemnidad que no sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico;

b) Aquellos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las partes,…"

De esta manera, posible es concluir, primeramente, que no existe impedimento para suscribir electrónicamente la documentación derivada de las relaciones laborales, a menos que exista en un caso particular una disposición legal expresa en contrario, o se trate de alguna de las situaciones descritas en las letras a) y b) del precitado inciso 2º del artículo 3º de la Ley Nº 19.799.

Por otra parte, en cuanto al tipo de rúbrica que puede ser utilizada para la suscripción de la documentación por la que se consulta, cabe señalar que el artículo 2, letra f), de la precitada Ley Nº 19.799, define la firma electrónica en los siguientes términos:

"Para los efectos de esta ley se entenderá por:

f) Firma electrónica: cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor;"

Del precepto transcrito, cabe colegir que no ha limitado el legislador el mecanismo mediante el cual una persona puede estampar su firma en un documento electrónico. Por el contrario, el precitado concepto de rúbrica resulta sumamente amplio y permite incluir en él una amplia gama de opciones, tales como símbolos o sonidos.

En el mismo orden de consideraciones, cabe señalar que la reiterada y uniforme jurisprudencia administrativa de este Servicio contenida, entre otros, en dictamen N°789/15, de 16.02.2015, ha aceptado la validez de la firma electrónica en el ámbito de la documentación laboral.

Ahora bien, no obstante lo señalado, el mismo dictamen precitado establece una serie de condiciones necesarias para la gestión electrónica de la documentación que nos ocupa, las que deben ser cumplidas previo a su utilización.

De este modo, resulta pertinente indicar que, por las mismas razones apuntadas en el cuerpo del presente informe, no existe inconveniente para rubricar electrónicamente los registros por los que se consulta en la medida que, como se señaló previamente, el software utilizado cumpla con los requisitos establecidos en el dictamen N°789/15, de 16.02.2015.

Finalmente, debemos aclarar que el uso de medios electrónicos en el contexto de las normas de higiene y seguridad, no altera la responsabilidad del respectivo empleador en cuanto a realizar todas las actividades tendientes a dar cumplimiento a sus obligaciones, ni reemplaza bajo ninguna circunstancia la comparecencia física del trabajador a las actividades que así lo requieran.

Lo señalado se encuentra en armonía con la jurisprudencia de este Servicio contenida, entre otros en Ords. N°2392, de 03.05.2016, y N°5496, de 19.12.2012.

Es todo cuanto puedo informar a usted sobre la materia consultada.

Saluda a Ud.,

JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

LBP/RCG

Distribución:

Jurídico

Partes

Control

documentación laboral, suscripción medios electrónicos, deber higiene y seguridad,