ORD. N°242

Departamento Jurídico y Fiscalla
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E55251 (1804) 2020 242
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
quidico Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
1-. No existe inconveniente para que el Instituto de Fomento
Pesquero (IFOP), implemente el sistema de generación,
gestión y firma de documentación laboral electrónica de la
empresa BUK S.p.A. Lo que no obsta a las infracciones que
pudieren detectarse en el ejercicio de las facultades de
fiscalización que corresponden a este Servicio.
2-. La vigencia de la Resolución Exenta N°0566/000237 de
04.08.2013, mediante la cual este Servicio autorizó al
Instituto de Fomento Pesquero (IFOP), para centralizar la
documentación derivada de las relaciones laborales, no
resulta incompatible con la utilización de medios digitales
para la generación, firma y gestión de los antecedentes
laborales, por lo que no resulta necesaria su derogación.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 07.12.2020 y 13.01.2021, de Jefa
Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios
Laborales.
2) Presentación de 22.10.2020 de
G., en representación de Instituto de Fomento Pesquero
(IFOP).
SANTIAGO, 21 ENE 2021
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SR.
VALPARAISO
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento
de este Servicio, respecto de la posibilidad de utilizar una solución tecnológica provista por
la empresa BUK S.p.A., la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la
documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos.

Asimismo, solicita se deje sin efecto la Resolución Exenta N°0566/000237 de
04.08.2013, mediante la cual este Servicio autorizó a su representada para centralizar la
documentación derivada de las relaciones laborales.
Al respecto, cúmpleme informar a usted lo siguiente:
1-. En cuanto a su primera consulta, es del caso indicar que esta Dirección, a través
del Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas
plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de
cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde
la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento
electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la
Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer juntamente con el respectivo
empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación
electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha,
volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha
medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta
busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su
parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los
antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la
información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente
desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de
firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica
del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación
del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.
Precisado lo anterior, resulta necesario destacar que la jurisprudencia
administrativa vigente de esta Dirección ha señalado las siguientes exigencias de operación
relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada
de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera
electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal
medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito
impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De
este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral
deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el
documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya
indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no

resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran
impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su
documentación laboral electrónica allí almacenada.
En tal contexto, es necesario hacer presente que, tal como indica el dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015, si un trabajador no autoriza la utilización de medios electrónicos
para la confección, firma y notificación de su documentación derivada de la relación laboral,
respecto de él el empleador debe utilizar soporte de papel y firmas holográficas.
Aclarado lo anterior, resulta necesario señalar que este Servicio, a través de Ord
N°5463 de 25.11.2019, se pronunció respecto de la solución de gestión y firma de
documentación electrónica de la compañía BUK S.p.A. concluyendo, en lo pertinente, que
el sistema consultado se ajusta a las exigencias contenidas en el citado dictamen N°0789/15
de 16.02.2015, por lo que no existe inconveniente para su utilización.
2-. Con relación a su segunda petición, es decir, dejar sin efecto la Resolución
Exenta N°0566/000237 de 04.08.2013, mediante la cual este Servicio autorizó a su
representada para centralizar la documentación derivada de las relaciones laborales,
debemos señalar que la vigencia del acto administrativo citado no resulta incompatible con
la utilización de medios digitales para la generación, firma y gestión de los antecedentes
laborales.
En efecto, tal como se ha indicado, los trabajadores deben consentir en que su
documentación laboral sea creada, firmada y gestionada por medios electrónicos y, cuando
ello no ocurre, respecto de dichos dependientes debe mantenerse en uso el soporte de
papel, el cual se ajustará, en lo pertinente, a la referida resolución exenta de centralización
de documentación.
En tal contexto, como es dable apreciar, no existe incompatibilidad entre la
utilización de una plataforma de documentación laboral electrónica y la centralización de los
antecedentes que obren en soporte de papel
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y
consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted, lo siguiente:
1-. No existe inconveniente para que el Instituto de Fomento Pesquero (IFOP),
implemente el sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica
de la empresa BUK S.p.A. Lo que no obsta a las infracciones que pudieren detectarse en el
ejercicio de las facultades de fiscalización que corresponden a este Servicio.
2-. La vigencia de la Resolución Exenta N°0566/000237 de 04.08.2013, mediante
la cual este Servicio autorizó al Instituto de Fomento Pesquero (IFOP), para centralizar la
documentación derivada de las relaciones laborales, no resulta incompatible con la
utilización de medios digitales para la generación, firma y gestión de los antecedentes
laborales, por lo que no resulta necesaria su derogación.
Saluda a Ud.,
JUAN DAVID TERRAZAS PONCE
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBPIRCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;