N° 242 de 2021

Departamento Jurídico y Fiscalla

Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales

E55251 (1804) 2020 242

ORDINARIO N°:

ACTUACIÓN: quidico Aplica doctrina.

MATERIA:

Documentación laboral electrónica.

RESUMEN: 1-. No existe inconveniente para que el Instituto de Fomento

Pesquero (IFOP), implemente el sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica de la empresa BUK S.p.A. Lo que no obsta a las infracciones que pudieren detectarse en el ejercicio de las facultades de fiscalización que corresponden a este Servicio. 2-. La vigencia de la Resolución Exenta N°0566/000237 de 04.08.2013, mediante la cual este Servicio autorizó al Instituto de Fomento Pesquero (IFOP), para centralizar la documentación derivada de las relaciones laborales, no resulta incompatible con la utilización de medios digitales para la generación, firma y gestión de los antecedentes laborales, por lo que no resulta necesaria su derogación.

ANTECEDENTES:

1) Instrucciones de 07.12.2020 y 13.01.2021, de Jefa

Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios

Laborales.

2) Presentación de 22.10.2020 de G., en representación de Instituto de Fomento Pesquero (IFOP).

SANTIAGO, 21 ENE 2021

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

A : SR.

VALPARAISO

Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, respecto de la posibilidad de utilizar una solución tecnológica provista por la empresa BUK S.p.A., la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos.

Asimismo, solicita se deje sin efecto la Resolución Exenta N°0566/000237 de 04.08.2013, mediante la cual este Servicio autorizó a su representada para centralizar la documentación derivada de las relaciones laborales.

Al respecto, cúmpleme informar a usted lo siguiente: 1-. En cuanto a su primera consulta, es del caso indicar que esta Dirección, a través del Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente. Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer juntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica. Precisado lo anterior, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:

I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

En tal contexto, es necesario hacer presente que, tal como indica el dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, si un trabajador no autoriza la utilización de medios electrónicos para la confección, firma y notificación de su documentación derivada de la relación laboral, respecto de él el empleador debe utilizar soporte de papel y firmas holográficas. Aclarado lo anterior, resulta necesario señalar que este Servicio, a través de Ord N°5463 de 25.11.2019, se pronunció respecto de la solución de gestión y firma de documentación electrónica de la compañía BUK S.p.A. concluyendo, en lo pertinente, que el sistema consultado se ajusta a las exigencias contenidas en el citado dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que no existe inconveniente para su utilización. 2-. Con relación a su segunda petición, es decir, dejar sin efecto la Resolución Exenta N°0566/000237 de 04.08.2013, mediante la cual este Servicio autorizó a su representada para centralizar la documentación derivada de las relaciones laborales, debemos señalar que la vigencia del acto administrativo citado no resulta incompatible con la utilización de medios digitales para la generación, firma y gestión de los antecedentes laborales.

En efecto, tal como se ha indicado, los trabajadores deben consentir en que su documentación laboral sea creada, firmada y gestionada por medios electrónicos y, cuando ello no ocurre, respecto de dichos dependientes debe mantenerse en uso el soporte de papel, el cual se ajustará, en lo pertinente, a la referida resolución exenta de centralización de documentación.

En tal contexto, como es dable apreciar, no existe incompatibilidad entre la utilización de una plataforma de documentación laboral electrónica y la centralización de los antecedentes que obren en soporte de papel

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted, lo siguiente: 1-. No existe inconveniente para que el Instituto de Fomento Pesquero (IFOP), implemente el sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica de la empresa BUK S.p.A. Lo que no obsta a las infracciones que pudieren detectarse en el ejercicio de las facultades de fiscalización que corresponden a este Servicio. 2-. La vigencia de la Resolución Exenta N°0566/000237 de 04.08.2013, mediante la cual este Servicio autorizó al Instituto de Fomento Pesquero (IFOP), para centralizar la documentación derivada de las relaciones laborales, no resulta incompatible con la utilización de medios digitales para la generación, firma y gestión de los antecedentes laborales, por lo que no resulta necesaria su derogación.

Saluda a Ud., JUAN DAVID TERRAZAS PONCE

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

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