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ORD. N°243
Documentación laboral; Sistema Electrónico;
Dictámenes concordantes
- dictamen 1140/27, 24.02.2016
- dictamen 5849/133 de 04.12.2017
- dictamen 789/15, 16.02.2015
- ordinario 243, 21.01.2021
Texto
Trabajo Dirección del
Gobierno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E57958 (1851) 2020 243
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
1-. Las empresas son libres de implementar los
procesos internos de selección que estimen
pertinentes, en la medida que las reglas o etapas
contempladas no vulneren los derechos fundamentales
de los dependientes reconocidos por nuestra
legislación como puede ocurrir, por ejemplo, con
ciertos avisos de ofertas laborales que pueden
constituir discriminaciones ilegales y arbitrarias.
2-. Las plataformas de generación, firma y gestiónde
la documentación derivada de las relaciones laborales
en formato digital deben cumplir con los requisitos
mínimos establecidos por este Servicio a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, condiciones que
no son cumplidas por las aplicaciones de mensajería
instantánea.
3-. Los sistemas de registro y control de asistencia
constituyen soluciones particulares que deben
ajustarse a las exigencias que sobre la materia
establecen los DictámenesN°1140/027, de 24.02.2016
y N°5849/133, de 04.12.2017, lo cual no obsta a su
integración con un software de generación, firma y
gestión de documentación laboral electrónica, siempre
y cuando cada uno cumpla las condiciones mínimas
señaladas en el cuerpo del presente informe.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 07.12.2020 y 13.01.2021, de Jefa
Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios
Laborales.
2)Presentación de 02.11.2020 de Sr. Gustavo Avilés
Vásquez, en representación de empresa Falabella
Retail S.A.
SANTIAGO, 21 ENE 2021
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SR.
GUSTAVO AVILÉS VÁSQUEZ
FALABELLA RETAIL S.A.
ROSAS N°1665
SANTIAGO
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si se ajusta a Derecho la
implementación de una aplicación de contratación laboral para los trabajadores de
esa compañía.
A mayor abundamiento, su presentación describe las etapas de selección de
personal, contratación, control de la relación laboral y finiquito de los trabajadores.
Al respecto, cúmpleme informar a lo siguiente:
1-. Respecto de los procesos de selección de trabajadores, las empresas son libres
de implementar los procesos internos que estimen pertinentes, en la medida que las
reglas o etapas contempladas no vulneren los derechos fundamentales de los
dependientes reconocidos por nuestra legislación como puede ocurrir, por ejemplo,
con ciertos avisos de ofertas laborales que pueden constituir discriminaciones
ilegales y arbitrarias.
2-. Ahora bien, una vez seleccionada una persona para un cargo específico, se debe
formalizar la relación laboral mediante la suscripción del correspondiente contrato
individual de trabajo.
En tal contexto, este Servicio, a través del Dictamen N°0789/15 de
16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de las plataformas de
generación, firma, gestión y notificación de la documentación derivada de las
relaciones laborales en formato digital, los cuales son copulativos, no alternativos,
por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo
no se ajuste a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizadora
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación delos antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890de 17.12.2013,
las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que
utilicen la plataforma:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral
electrónica allí almacenada.
En tal contexto, cabe precisar que la utilización de correos electrónicos
privados delos dependientes constituye una medida de protección que salvaguarda
su derecho a recibir copia de todos los antecedentes que le conciernan, sin
intervención de los empleadores.
En el mismo sentido, es necesario hacer presente que los correos
electrónicos presentan una serie de diferencias respecto de las aplicaciones de
mensajería instantánea, por ejemplo, estas últimas no permiten el envío automático
de las comunicaciones, sino que, por el contrario, requieren de una acción del
empleador, lo cualno se ajusta a la citada normativa.
De este modo, una plataforma como la consultada, debe imperativamente
ajustarse a las condiciones mínimas exigidas en los párrafos que anteceden.
3-. Aclarado lo anterior, es del caso indicar que tanto el control de asistencia como
la jornada de los trabajadores, señaladas en el ítem III Especificaciones, de su
presentación, deben ser administradas por un sistema de registro y control de
asistencia, los cuales poseen una reglamentación particular diferente a lo señalado
en el citado Dictamen N°0789/15, de 16.02.2015, vale decir, corresponden a una
solución diferente, lo cual no obsta a la integración de ambos softwares.
En efecto, los sistemas de registro y control de asistencia deben ajustarse a
las exigencias que sobre la materia establecen los Dictámenes N°1140/027, de
24.02.2016 y N°5849/133, de 04.12.2017.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar lo siguiente:
1-. Las empresas son libres de implementar los procesos internos de selección que
estimen pertinentes, en la medida que las reglas o etapas contempladas no vulneren
los derechos fundamentales de los dependientes reconocidos por nuestra legislación
como puede ocurrir, por ejemplo, con ciertos avisos de ofertas laborales que pueden
constituir discriminaciones ilegales y arbitrarias.
2-. Las plataformas de generación, firma y gestión de la documentación derivada de
las relaciones laborales en formato digital deben cumplir con los requisitos mínimos
establecidos por este Servicio a través del DictamenN°0789/15 de 16.02.2015,
condiciones que no son cumplidas por las aplicaciones de mensajería instantánea.
3-. Los sistemas de registro y control de asistencia constituyen soluciones
particulares que deben ajustarse a las exigencias que sobre la materia establecen
los Dictámenes Nº1140/027, de 24.02.2016 y N°5849/133,de 04.12.2017, lo cual no
obsta a su integración con un software de generación, firma y gestión de
documentación laboral electrónica, siempre y cuando cada uno cumpla las
condiciones mínimas señaladas en el cuerpo del presente informe.
Saluda a Ud.,
ON DEL
JUAN DAVIDTERRAZAS PONCE JEF
ABOGADO
JEFEDEPARTAMÉNTOJURÍDICOY FISCAL
DIRECCIÓN DÉLTRABAJO
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;
Gobierno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E57958 (1851) 2020 243
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
1-. Las empresas son libres de implementar los
procesos internos de selección que estimen
pertinentes, en la medida que las reglas o etapas
contempladas no vulneren los derechos fundamentales
de los dependientes reconocidos por nuestra
legislación como puede ocurrir, por ejemplo, con
ciertos avisos de ofertas laborales que pueden
constituir discriminaciones ilegales y arbitrarias.
2-. Las plataformas de generación, firma y gestiónde
la documentación derivada de las relaciones laborales
en formato digital deben cumplir con los requisitos
mínimos establecidos por este Servicio a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, condiciones que
no son cumplidas por las aplicaciones de mensajería
instantánea.
3-. Los sistemas de registro y control de asistencia
constituyen soluciones particulares que deben
ajustarse a las exigencias que sobre la materia
establecen los DictámenesN°1140/027, de 24.02.2016
y N°5849/133, de 04.12.2017, lo cual no obsta a su
integración con un software de generación, firma y
gestión de documentación laboral electrónica, siempre
y cuando cada uno cumpla las condiciones mínimas
señaladas en el cuerpo del presente informe.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 07.12.2020 y 13.01.2021, de Jefa
Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios
Laborales.
2)Presentación de 02.11.2020 de Sr. Gustavo Avilés
Vásquez, en representación de empresa Falabella
Retail S.A.
SANTIAGO, 21 ENE 2021
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SR.
GUSTAVO AVILÉS VÁSQUEZ
FALABELLA RETAIL S.A.
ROSAS N°1665
SANTIAGO
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si se ajusta a Derecho la
implementación de una aplicación de contratación laboral para los trabajadores de
esa compañía.
A mayor abundamiento, su presentación describe las etapas de selección de
personal, contratación, control de la relación laboral y finiquito de los trabajadores.
Al respecto, cúmpleme informar a lo siguiente:
1-. Respecto de los procesos de selección de trabajadores, las empresas son libres
de implementar los procesos internos que estimen pertinentes, en la medida que las
reglas o etapas contempladas no vulneren los derechos fundamentales de los
dependientes reconocidos por nuestra legislación como puede ocurrir, por ejemplo,
con ciertos avisos de ofertas laborales que pueden constituir discriminaciones
ilegales y arbitrarias.
2-. Ahora bien, una vez seleccionada una persona para un cargo específico, se debe
formalizar la relación laboral mediante la suscripción del correspondiente contrato
individual de trabajo.
En tal contexto, este Servicio, a través del Dictamen N°0789/15 de
16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de las plataformas de
generación, firma, gestión y notificación de la documentación derivada de las
relaciones laborales en formato digital, los cuales son copulativos, no alternativos,
por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo
no se ajuste a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizadora
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación delos antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890de 17.12.2013,
las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que
utilicen la plataforma:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral
electrónica allí almacenada.
En tal contexto, cabe precisar que la utilización de correos electrónicos
privados delos dependientes constituye una medida de protección que salvaguarda
su derecho a recibir copia de todos los antecedentes que le conciernan, sin
intervención de los empleadores.
En el mismo sentido, es necesario hacer presente que los correos
electrónicos presentan una serie de diferencias respecto de las aplicaciones de
mensajería instantánea, por ejemplo, estas últimas no permiten el envío automático
de las comunicaciones, sino que, por el contrario, requieren de una acción del
empleador, lo cualno se ajusta a la citada normativa.
De este modo, una plataforma como la consultada, debe imperativamente
ajustarse a las condiciones mínimas exigidas en los párrafos que anteceden.
3-. Aclarado lo anterior, es del caso indicar que tanto el control de asistencia como
la jornada de los trabajadores, señaladas en el ítem III Especificaciones, de su
presentación, deben ser administradas por un sistema de registro y control de
asistencia, los cuales poseen una reglamentación particular diferente a lo señalado
en el citado Dictamen N°0789/15, de 16.02.2015, vale decir, corresponden a una
solución diferente, lo cual no obsta a la integración de ambos softwares.
En efecto, los sistemas de registro y control de asistencia deben ajustarse a
las exigencias que sobre la materia establecen los Dictámenes N°1140/027, de
24.02.2016 y N°5849/133, de 04.12.2017.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar lo siguiente:
1-. Las empresas son libres de implementar los procesos internos de selección que
estimen pertinentes, en la medida que las reglas o etapas contempladas no vulneren
los derechos fundamentales de los dependientes reconocidos por nuestra legislación
como puede ocurrir, por ejemplo, con ciertos avisos de ofertas laborales que pueden
constituir discriminaciones ilegales y arbitrarias.
2-. Las plataformas de generación, firma y gestión de la documentación derivada de
las relaciones laborales en formato digital deben cumplir con los requisitos mínimos
establecidos por este Servicio a través del DictamenN°0789/15 de 16.02.2015,
condiciones que no son cumplidas por las aplicaciones de mensajería instantánea.
3-. Los sistemas de registro y control de asistencia constituyen soluciones
particulares que deben ajustarse a las exigencias que sobre la materia establecen
los Dictámenes Nº1140/027, de 24.02.2016 y N°5849/133,de 04.12.2017, lo cual no
obsta a su integración con un software de generación, firma y gestión de
documentación laboral electrónica, siempre y cuando cada uno cumpla las
condiciones mínimas señaladas en el cuerpo del presente informe.
Saluda a Ud.,
ON DEL
JUAN DAVIDTERRAZAS PONCE JEF
ABOGADO
JEFEDEPARTAMÉNTOJURÍDICOY FISCAL
DIRECCIÓN DÉLTRABAJO
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;