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ORD. N°245
Documentación laboral; Sistema Electrónico;
Dictámenes concordantes
- dictamen 789/15, 16.02.2015
- ordinario 245, 21.01.2021
- ordinario 4890, 17.12.2013
Texto
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E52843 (1785) 2020 245,
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
La documentación derivada de la relación laboral en
soporte digital debe ser entregada a través de
plataformas de generación, gestión y firma electrónica
que se ajusten a lo establecido en el Dictamen
N°0789/15, de 16.02.2015, condiciones que no son
cumplidas por las aplicaciones de mensajería
instantánea.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 07.12.2020 y 13.01.2021, de Jefa
Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios
Laborales.
2) Presentación de 14.10.2020 de
n representación de empresa Solmex
Transportes Limitada.
SANTIAGO, 21 ENE 2021
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SRA.
LAS CONDES
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si se ajusta a Derecho la
entrega del reglamento interno de orden, higiene y seguridad de su representada, a
través de una “aplicación móvil".
A mayor abundamiento consulta, además, si, en caso de que el envío del
citado reglamento utilizando una aplicación móvil se ajuste a la normativa vigente,
bastaría para acreditar la entrega del documento una confirmación de recepción por
parte de los trabajadores, empleando la misma solución.
Al respecto, cúmpleme informar a usted, en primer término, que este
Servicio, a través del Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los
requisitos de operación de las plataformas de generación, firma, gestión y
notificación de la documentación derivada de las relaciones laborales en formato
digital, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de
cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa
vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890 de 17.12.2013,
las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que
utilicen la plataforma:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral
electrónica alli almacenada.
En tal contexto, cabe precisar que la utilización de correos electrónicos
privados de los dependientes constituye una medida de protección que salvaguarda
su derecho a recibir copia de todos los antecedentes que le conciernan, sin
intervención de los empleadores.
En el mismo sentido, es necesario hacer presente que los correos
electrónicos presentan una serie de diferencias respecto de las aplicaciones de
mensajería instantánea, por ejemplo, estas últimas no permiten el envío automático
de las comunicaciones, sino que, por el contrario, requieren de una acción del
empleador, lo cual no se ajusta a la citada normativa.
Finalmente, en tal contexto, debe tenerse en consideración que, cuando los
trabajadores no tengan correos electrónicos privados o no deseen utilizarlos en el
ámbito laboral, respecto de ellos debe mantenerse la entrega de documentación en
soporte de papel.
Lo señalado no obsta a que los dependientes puedan entregar para los fines
pertinentes correos electrónicos de terceros, familiares, por ejemplo, siendo
responsabilidad de los trabajadores el acceso a dichas cuentas.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que la documentación
derivada de la relación laboral en soporte digital debe ser entregada a través de
plataformas de generación, gestión y firma electrónica que se ajusten a lo establecido
en el Dictamen N°0789/15, de 16.02.2015, condiciones que no son cumplidas por las
aplicaciones de mensajería instantánea.
Saluda a Ud.,
JUAN DAVID/TERRAZAS PONCE
NABOGADO 18FB
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LEBIRCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E52843 (1785) 2020 245,
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
La documentación derivada de la relación laboral en
soporte digital debe ser entregada a través de
plataformas de generación, gestión y firma electrónica
que se ajusten a lo establecido en el Dictamen
N°0789/15, de 16.02.2015, condiciones que no son
cumplidas por las aplicaciones de mensajería
instantánea.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 07.12.2020 y 13.01.2021, de Jefa
Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios
Laborales.
2) Presentación de 14.10.2020 de
n representación de empresa Solmex
Transportes Limitada.
SANTIAGO, 21 ENE 2021
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SRA.
LAS CONDES
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si se ajusta a Derecho la
entrega del reglamento interno de orden, higiene y seguridad de su representada, a
través de una “aplicación móvil".
A mayor abundamiento consulta, además, si, en caso de que el envío del
citado reglamento utilizando una aplicación móvil se ajuste a la normativa vigente,
bastaría para acreditar la entrega del documento una confirmación de recepción por
parte de los trabajadores, empleando la misma solución.
Al respecto, cúmpleme informar a usted, en primer término, que este
Servicio, a través del Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los
requisitos de operación de las plataformas de generación, firma, gestión y
notificación de la documentación derivada de las relaciones laborales en formato
digital, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de
cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa
vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890 de 17.12.2013,
las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que
utilicen la plataforma:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral
electrónica alli almacenada.
En tal contexto, cabe precisar que la utilización de correos electrónicos
privados de los dependientes constituye una medida de protección que salvaguarda
su derecho a recibir copia de todos los antecedentes que le conciernan, sin
intervención de los empleadores.
En el mismo sentido, es necesario hacer presente que los correos
electrónicos presentan una serie de diferencias respecto de las aplicaciones de
mensajería instantánea, por ejemplo, estas últimas no permiten el envío automático
de las comunicaciones, sino que, por el contrario, requieren de una acción del
empleador, lo cual no se ajusta a la citada normativa.
Finalmente, en tal contexto, debe tenerse en consideración que, cuando los
trabajadores no tengan correos electrónicos privados o no deseen utilizarlos en el
ámbito laboral, respecto de ellos debe mantenerse la entrega de documentación en
soporte de papel.
Lo señalado no obsta a que los dependientes puedan entregar para los fines
pertinentes correos electrónicos de terceros, familiares, por ejemplo, siendo
responsabilidad de los trabajadores el acceso a dichas cuentas.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que la documentación
derivada de la relación laboral en soporte digital debe ser entregada a través de
plataformas de generación, gestión y firma electrónica que se ajusten a lo establecido
en el Dictamen N°0789/15, de 16.02.2015, condiciones que no son cumplidas por las
aplicaciones de mensajería instantánea.
Saluda a Ud.,
JUAN DAVID/TERRAZAS PONCE
NABOGADO 18FB
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LEBIRCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;